Les bureaux du monde entier rouvrent leurs portes, mais pas de la même façon qu’avant. La distanciation restera une priorité pour un avenir prévisible avec la Covid-19 toujours un risque mondial réel et la dynamique des bureaux changera sûrement. En utilisant la prise de rendez-vous en ligne, la gestion des espaces de travail deviendra beaucoup plus facile. Votre bureau devra peut-être laisser certains postes de travail vides en permanence, ou peut-être souhaitez-vous réduire l’occupation globale dans votre bureau. Votre bureau dispose-t-il de salles de réunion ? Créez un agenda supplémentaire et donnez accès à tous les employés.
Comment créer votre agenda de bureau
Vous pouvez créer un agenda unique pour chaque poste de travail et les combiner tous dans un agenda global. De cette façon, vous pouvez voir tous les postes de travail dans une vue d’ensemble organisée. De plus, vous pouvez plafonner la capacité, afin de n’accorder l’accès à chaque poste de travail qu’à un seul employé. La façon la plus rapide et la plus simple est de créer un agenda pour plusieurs ressources, qui comprend chaque espace de travail disponible pour les employés à réserver. Créez ensuite un agenda de services avec les horaires disponibles pendant lesquels les employés peuvent réserver un poste de travail. Optionnellement, vous pouvez rendre disponible seulement un poste sur deux pour vous assurer que personne n’est assis à côté d’un collègue.
En savoir plus sur les différents types d’agendas.
Remarque : Il n’y a pas de limite sur le nombre d’agendas que vous pouvez créer, même avec la version gratuite, donc peu importe combien d’espaces de bureau vous avez.
Créez un agenda pour vos salles de réunion afin de pouvoir rencontrer des clients
Pour vos salles de réunion, il est probablement plus simple de créer un agenda supplémentaire. Avec cet agenda, vous pouvez facilement définir un plafond sur le nombre maximum de personnes pouvant occuper la salle de réunion en même temps. De plus, si votre bureau reçoit des clients, vous pouvez également utiliser l’agenda de la salle de réunion pour les planifier et éviter tout chevauchement ou double réservation.
En savoir plus sur la façon de configurer un agenda pour votre salle de réunion via notre tutoriel.
Ajoutez une liste d’attente pour quand tous les espaces de bureau sont pris
Avec SuperSaaS, vous pouvez également créer une liste d’attente si l’agenda du bureau est à pleine capacité. Ainsi, lorsqu’un employé décide pour quelque raison que ce soit de travailler à domicile après tout, l’employé suivant recevra une notification et pourra se rendre au bureau ce jour-là. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez toujours tirer le meilleur parti de vos espaces de bureau sans avoir à gérer la capacité manuellement.
Découvrez comment mettre en place une liste d’attente.
Envisagez d’utiliser un système de crédits pour distribuer l’espace équitablement
Vous pourriez vouloir rendre le bureau disponible pour tout le monde de façon égale. Une excellente solution serait de donner des crédits à chaque employé. Ils peuvent « dépenser » les crédits pour réserver un poste de travail au bureau. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tout le monde a la possibilité de travailler au bureau.
Lisez notre tutoriel sur la façon de mettre en place un système de crédits.
Informez vos employés des nouvelles politiques de l’entreprise
Pour minimiser les risques, vous pouvez vous assurer que tous les employés sont au courant des nouvelles réglementations du bureau concernant l’hygiène. Vous pouvez le faire en envoyant une notification avant leur journée de travail au bureau expliquant que, par exemple, en fin de journée, une politique de bureau vide stricte est en vigueur. Une autre option serait de créer un formulaire au début de leur processus de réservation pour les informer des politiques de votre entreprise. Apprenez à configurer des rappels pour votre bureau.
Commencez avec la version gratuite
Vous pouvez utiliser la version gratuite avec publicités de SuperSaaS pour jusqu’à 50 réservations. Les abonnements payants sans publicité commencent à 8 $ et devraient suffire pour la plupart des bureaux. Créez un compte maintenant et commencez à économiser du temps et de l’énergie sur la gestion de la capacité de votre bureau. Si vous rencontrez des difficultés et avez besoin d’aide, vous pouvez contacter notre équipe d’assistance.