Certaines parties du monde rouvrent lentement leurs activités à mesure que la Covid commence à reculer. Mais dans la plupart des endroits, la distanciation sociale restera nécessaire pour un avenir prévisible. Les longues files d’attente de clients sont devenues une image familière de la vie quotidienne. En utilisant une application de planification automatisée, les files d’attente physiques peuvent être évitées.
Utiliser une file d’attente virtuelle est simple :
- Affichez un panneau avec un code QR. Les clients peuvent le scanner. Ils n’ont pas besoin d’installer une application, cela fonctionne dans un navigateur web sur n’importe quel téléphone moderne.
- Le code QR leur affiche votre file d’attente. Il les dirige vers une page web qui montre le prochain créneau disponible pour les servir.
- Le client choisit un créneau. Il saisit son nom dans l’un des créneaux horaires disponibles.
- Ils peuvent ensuite partir et revenir plus tard. Ils peuvent revenir à l’heure allouée, sans besoin d’attendre dans la file.
- Placez un lien sur votre site web. Un lien vers la file d’attente sur votre site permet aux gens de planifier à l’avance sans avoir besoin de visiter d’abord votre boutique pour s’inscrire dans la file. Cela aidera également les clients qui ne savent pas utiliser les codes QR.
- Gérez la file d’attente dans le magasin. Dans le magasin, vous avez un téléphone, un iPad ou un ordinateur portable connecté en tant que superviseur qui affiche les détails de toutes les personnes dans la file, vous permettant ainsi de surveiller la taille de la file et de vérifier qui est le suivant.
Adaptez-le à votre entreprise
Lors du démarrage de la configuration, la première décision est l’intervalle des créneaux que vous souhaitez permettre dans votre file d’attente. Vous voudrez probablement commencer avec un nombre conservateur pour éviter que les clients se présentent à l’heure allouée pendant que vous servez encore le client précédent. Vous pouvez toujours modifier l’intervalle plus tard si vous constatez que votre file d’attente se vide trop rapidement.
Le plus petit intervalle supporté par notre système est de 1 minute, mais vous pouvez permettre plusieurs créneaux par intervalle, ce qui est une solution de contournement facile si vous avez besoin d’une capacité plus élevée. Il peut en fait être souhaitable de choisir un intervalle plus grand, disons 10 minutes, puis de définir, disons, 5 créneaux parallèles. Cela indique plus clairement à l’utilisateur que leur heure allouée est approximative, et ils ne s’attendront pas à être servis à la minute près.
Parfois, vous souhaitez une limite différente sur la capacité totale d’un lieu par rapport à la limite sur le nombre de personnes arrivant et partant en même temps. C’est également possible, vous voudriez alors configurer le système légèrement différemment d’une file d’attente régulière. Cela est expliqué en détail dans un blog séparé sur les rendez-vous échelonnés.
En modifiant le texte sur la page de planification, vous pouvez expliquer à votre client comment votre processus fonctionne en détail, et ajouter des couleurs et des images cohérentes avec votre marque.
Vous pouvez optionnellement ajouter un champ avec un numéro de téléphone ou un e-mail, afin que les gens puissent recevoir un rappel par SMS ou e-mail lorsque leur tour approche. Leur envoyer un e-mail vous permet également d’inclure un lien avec lequel ils peuvent supprimer leur créneau s’ils changent d’avis. Ces détails de la file d’attente seraient généralement cachés à ceux qui attendent dans la file, vous pouvez les voir lorsque vous êtes connecté en tant qu’administrateur. Vous pouvez attribuer des droits de « superviseur » au personnel du magasin, afin qu’il puisse voir et gérer la file d’attente sans pouvoir modifier votre compte.
Assainissez votre file d’attente
Si vous craignez que des gens remplissent la file d’attente avec de faux rendez-vous, vous pourriez décider de leur demander de créer un nom d’utilisateur avant de pouvoir s’inscrire. De cette façon, le système peut empêcher les inscriptions en double. Demander aux clients de s’inscrire vous permet également de capturer leurs coordonnées à des fins marketing. Cependant, demander à vos clients de créer un compte ajoute évidemment plus de friction au processus et certains clients pourraient être réticents à partager leurs coordonnées. En pratique, peu de clients rencontrent des problèmes de vandalismes, et peuvent simplement supprimer les faux rendez-vous évidents quand ils surviennent. En configurant une limite maximale sur l’avance à laquelle les gens sont autorisés à s’inscrire, vous pouvez également limiter les problèmes.
Essai gratuit
Vous pouvez utiliser la version gratuite avec publicités de SuperSaaS pour une file d’attente de jusqu’à 50 personnes. Pour des files plus longues et pour vous débarrasser des publicités, le plus petit abonnement à 8 $ suffira pour la plupart des boutiques.
Dans la section tutoriel, vous pouvez trouver un guide étape par étape sur la façon de configurer un agenda SuperSaaS comme file d’attente virtuelle. Comme une astuce sympa, si vous avez un iPhone ou un iPad, vous pouvez faire annoncer par Siri la prochaine personne dans la file d’attente.
Et si vous avez d’autres questions relatives à SuperSaaS, n’hésitez pas à nous contacter.