Remarque : Nous proposons désormais une intégration Zoom qui offre un moyen encore plus transparent de connecter votre calendrier SuperSaaS à Zoom. Veuillez trouver plus d’informations sur la façon de le configurer dans notre documentation sur la vidéoconférence.
Dans le paysage numérique en pleine croissance, mais surtout au cours des 18 derniers mois de pandémie, on constate une transition visible des réunions en personne, au bureau, travailler à distance plus souvent et utiliser des applications numériques comme Zoom pour rester en contact. Naturellement, cela signifie que nous avons remarqué une augmentation des questions quant à savoir si et comment il est possible d’intégrer un logiciel de vidéoconférence dans votre calendrier SuperSaaS.
Dans ce blog, nous expliquerons les possibilités d’intégration de Zoom et fournirons un guide étape par étape sur la manière de le configurer. De plus, nous vous proposerons quelques applications de vidéoconférence alternatives qui peuvent être utilisées en combinaison avec SuperSaaS.
Il existe deux options pour intégrer Zoom avec SuperSaaS. Celui qui vous convient le mieux dépend de vos besoins et de vos préférences personnelles.
Option 1 : Utiliser votre ID de réunion personnel
Le moyen le plus simple consiste à utiliser votre identifiant personnel de réunion, qui vous est fourni par Zoom et dirige toute personne l’utilisant vers votre salle de réunion personnelle. L’identifiant est toujours le même et ne nécessite donc aucun ajustement avant de l’envoyer à un client pour un rendez-vous. Cela signifie que vous pouvez partager ces mêmes informations avec tout le monde.
Un moyen simple et rapide de vous assurer que tous vos clients reçoivent ces informations consiste à les ajouter à l’e-mail de confirmation et/ou à l’e-mail de rappel envoyé par SuperSaaS. Bien sûr, pour pouvoir l’utiliser, il est important que vous disposiez de confirmations par e-mail activées et que vous collectiez l’adresse e-mail du client pendant le processus de réservation.
Dans le menu Configurer, accédez à l’onglet Traitement et assurez-vous que l’adresse e-mail est requise pour chaque réservation.
Sur le même onglet, vous pouvez trouver le paramètre pour envoyer des e-mails de confirmation. Ici, vous sélectionnez la dernière option : “Toujours envoyer une confirmation, facultatif pour les superutilisateurs et l’administrateur”.
Lorsque vous souhaitez également envoyer un email de rappel à vos clients avant leur rendez-vous ; vous pouvez trouver ce paramètre juste un peu ci-dessous.
Après avoir vérifié que les e-mails sont bien envoyés aux clients, nous passons à l’onglet Mise en page où nous pouvons créer messages personnalisés. Vous souhaiterez probablement ajouter vos informations Zoom aux e-mails de confirmation et de rappel, juste au cas où.
C’est assez simple. Dans Zoom, vous pouvez « copier l’invitation » afin d’avoir tous les détails à portée de main et décider vous-même quelles informations vous souhaitez partager dans les e-mails.
Toute information saisie ici sera ajoutée à l’e-mail générique envoyé par le système, afin que vous puissiez être sûr que tous vos clients reçoivent ces informations. Si vous souhaitez personnaliser entièrement votre propre e-mail et rédiger votre propre message, veuillez consulter notre blog sur la personnalisation des e-mails.
Étant donné que vous utilisez la même salle de réunion pour tout le monde, vous souhaiterez peut-être également planifier un temps tampon entre les réunions. De cette façon, lorsqu’un client se connecte un peu plus tôt, il n’interrompra pas votre réunion en cours avec un autre client. De plus, Zoom dispose d’une fonctionnalité de salle d’attente que vous pouvez activer.
Option 2 : Utiliser des webhooks pour une configuration plus avancée
Une configuration plus avancée, dans laquelle Zoom peut créer automatiquement de nouvelles salles de réunion (uniques) pour chaque réunion, peut être obtenue en utilisant webhooks. Les webhooks sont l’un des rares moyens par lesquels les applications Web peuvent communiquer entre elles. Il vous permet d’envoyer des données en temps réel d’une application à une autre chaque fois qu’un événement donné se produit. Ils peuvent être configurés manuellement ou, lorsque vous n’avez pas autant de connaissances en programmation, à l’aide de flux de travail prédéfinis à partir de Zapier.com ou Faire. Pour les besoins de ce blog, l’accent sera mis sur ce dernier et utiliserons les flux de travail prédéfinis de Zapier ; le processus Make.com sera très similaire.
Vous devrez créer un compte sur leur site avant de pouvoir configurer un webhook avec SuperSaaS. Zapier et Make.com proposent tous deux une version d’essai et un niveau gratuit pour les petits utilisateurs.
Sur votre tableau de bord, sélectionnez « Créer un Zap » pour commencer à créer un webhook.
Étape 1 : Définir un déclencheur
- Sélectionnez l’application : dans la fenêtre de recherche, saisissez SuperSaaS.
- Événement déclencheur : il s’agit de l’action qui démarre le webhook. Dans ce cas, il peut s’agir soit de « rappel ou suivi », soit de « nouveau rendez-vous », selon le moment où vous souhaitez que la réunion soit créée dans votre compte Zoom.
- Sélectionnez votre compte SuperSaaS (synchronisez SuperSaaS si vous ne l’avez pas encore fait).
- Sélectionnez l’horaire de votre compte pour lequel vous souhaitez configurer le webhook.
- Si vous avez sélectionné « rappel ou suivi », il vous demandera laquelle de ces deux actions va être le déclencheur. Dans la plupart des cas, il s’agira du rappel, car le suivi ne fonctionne que si vous l’avez configuré en tant que deuxième rappel.
- Testez et continuez.
Étape 2 : Définir une action
Sélectionnez l’application : dans la fenêtre de recherche, saisissez Zoom.
Événement d’action : il s’agit de l’action effectuée lors de l’exécution du webhook. Dans ce cas, vous souhaitez créer une réunion dans votre compte Zoom.
- Sélectionnez votre compte Zoom (synchronisez Zoom si vous ne l’avez pas encore fait).
- Configurer l’action : vous remplissez ici les détails de l’événement Zoom qui doit être créé, par exemple un sujet, un fuseau horaire et/ou une durée.
- Testez et continuez.
- Activez le zap.
Votre webhook est maintenant prêt et fonctionne. Vous pouvez l’éteindre et le rallumer à votre guise. Notez que lorsque vous activez ce webhook, le message de rappel de SuperSaaS ne sera plus envoyé. Au lieu de cela, cela créera une réunion dans votre application Zoom.
Vous souhaiterez peut-être également envoyer un e-mail à vos utilisateurs avec les informations Zoom. Cela peut être fait en ajoutant une autre étape d’action au webhook. Cependant, pour créer un webhook avec plus d’une action, vous aurez besoin d’un forfait payant.
Étape 3 : Définir une action
Sélectionnez l’application : dans la fenêtre de recherche, saisissez Mail by Zapier.
Événement d’action : vous souhaitez envoyer un courrier sortant.
- Configurer l’action : Cette étape vous permet de créer l’email qui va être envoyé à votre utilisateur. Le système peut extraire les données du rendez-vous pour générer l’e-mail, similaire à texte automatique. Cela vous permet, par exemple, de vous adresser aux utilisateurs par leur nom ou de leur envoyer des détails précis sur un rendez-vous.
Pour envoyer le lien Zoom, vous devez vous assurer que « Join url » est ajouté au corps.
- Testez et continuez.
- Activez le zap.
À partir de là, Zapier créera automatiquement une nouvelle réunion dans Zoom, puis enverra un e-mail à votre client avec les informations, s’assurant qu’il dispose de tous les détails dont il a besoin.
Une option alternative pour cette étape serait de configurer l’e-mail de suivi dans SuperSaaS en tant que deuxième rappel, afin que vos clients reçoivent toujours un e-mail contenant toutes les informations.
Existe-t-il des alternatives ?
Bien sûr. Pour n’en citer que quelques-uns : MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. Tout logiciel de vidéoconférence qui vous fournit un identifiant/une URL de réunion personnelle peut être utilisé avec SuperSaaS, en suivant les étapes d’identification de réunion personnelle comme décrit dans ce blog.
Grâce à ces étapes, vous pourrez réussir la mise en place de vos réunions en visioconférence ! N’hésitez pas à nous contacter à notre équipe d’assistance si vous avez des questions supplémentaires concernant les instructions ci-dessus.
En savoir plus sur comment organiser des réunions à distance réussies.