Rester au courant de tout paraît parfois impossible. C’est pourquoi c’est toujours une bonne idée de suivre toutes vos tâches à l’aide de l’un des nombreux outils de gestion des tâches disponibles en ligne. C’est pourquoi SuperSaaS a créé quelques modèles d’intégration qui automatiseront les processus pour vous en utilisant Asana, Todoist et Things. À chaque nouveau rendez-vous pris dans votre agenda SuperSaaS, le processus crée une tâche dans l’outil de votre choix.
Webhooks
Nous avons déjà discuté des merveilleuses possibilités de webhooks. Les webhooks permettent à une application de communiquer et de déclencher des processus avec une autre application connectée en temps réel. Chez SuperSaaS, nous créons ces connexions via les programmes Zapier et Make, qui peuvent facilement vous aider à établir des communications entre plusieurs outils. Si vous souhaitez approfondir le sujet, notre guide sur les webhooks et les API explique les options de connexion disponibles. Nous avons maintenant ajouté quelques nouveaux modèles qui mettront automatiquement à jour votre liste de tâches.
Les webhooks créeront une nouvelle tâche dans l’un des outils de gestion des tâches. Toutes les étapes de base sont couvertes, mais vous pouvez ajuster les options de l’outil de gestion des tâches pour mieux répondre à vos besoins. Vous pouvez ajouter vos propres notes, autoriser la génération de la tâche lorsqu’un message de rappel est envoyé depuis SuperSaaS ou laisser la tâche être envoyée à une personne spécifique.
Voilà comment ça marche
Dans l’exemple suivant, nous voulions créer une tâche pour chaque salle de réunion réservée, et la tâche contiendrait des notes sur tout ce qui devait être mis en place dans cette salle de réunion particulière. Avec l’intégration configurée — dans Zapier ou Make — voici le processus automatisé :
- Un utilisateur consulte notre agenda et prend rendez-vous pour la salle de réunion souhaitée avec toutes les demandes particulières détaillées (ex. café ou thé, déjeuner ou collation, etc.).
- Les informations sont envoyées à Zapier ou Make, et ils transmettent les informations à l’outil de gestion des tâches utilisé.
- L’outil de gestion des tâches crée une tâche avec tous les détails du rendez-vous.
Il existe d’autres exemples montrant à quel point ces intégrations sont utiles pour le bon fonctionnement des opérations. Par exemple, nous voulions informer le personnel d’entretien lorsqu’il y a une pause entre les réunions dans la salle afin qu’ils puissent entrer, nettoyer la salle et la réinstaller pour la prochaine activité. Cela peut se faire facilement :
- Les réunions réservées sur l’agenda SuperSaaS auront des heures de début et de fin précisées.
- Les informations sur l’heure sont envoyées à Zapier ou Make, et ils communiquent ces détails à l’outil.
- L’outil de gestion des tâches enverra une notification au personnel de surveillance concernant la fin de la réunion 30 minutes à l’avance, leur laissant suffisamment de temps pour récupérer les fournitures et ranger l’espace.
Un autre exemple pourrait impliquer la planification d’un cours d’art. Il est très important que le professeur d’art soit informé à l’avance du nombre de personnes qui assisteront au cours et du nombre de toiles ou d’autres fournitures dont il pourrait avoir besoin. Il existe désormais un moyen simple de le faire en utilisant l’intégration de l’outil de gestion des tâches :
- Le professeur d’art configure son agenda SuperSaaS pour ne plus accepter de réservations 48 heures avant le cours.
- Le nombre de participants prévu est envoyé au professeur d’art, ainsi qu’un rappel pour acheter des fournitures artistiques via Zapier ou réaliser des intégrations avec Asana.
Assez facile, non ? Cette intégration est particulièrement utile pour suivre les tâches récurrentes telles que le travail de préparation. Vous pouvez ajouter des notes standard à la tâche qui apparaîtront à chaque fois. Par exemple, des instructions courantes sur la configuration et le protocole peuvent être répertoriées. Quelques outils de gestion des tâches permettent aussi de lier un membre spécifique de l’équipe à la tâche afin que lui seul soit informé de la tâche dans sa boîte de réception. Vous pouvez également ajouter ou modifier des options personnalisées supplémentaires, en fonction de l’outil de gestion des tâches que vous utilisez. Cliquez sur l’un des liens ci-dessous pour commencer à configurer l’intégration souhaitée.
Zapier
À l’aide d’un compte Zapier, vous pouvez trouver les intégrations proposées par SuperSaaS pour la planification des tâches. Vous pouvez commencer en sélectionnant l’un de ces liens qui correspond au logiciel de gestion des tâches que vous utilisez ou souhaitez utiliser à l’avenir :
Make
Après avoir créé ou connecté un compte Make, vous pouvez trouver les intégrations de SuperSaaS pour les outils de gestion de tâches. Cliquez sur l’un des liens ci-dessous pour commencer à connecter SuperSaaS à l’outil de gestion des tâches de votre choix :
Si vous avez des questions concernant SuperSaaS et ses intégrations, n’hésitez pas à nous contacter.