Qui est Mosaic Erie et pourquoi devriez-vous lire cette étude de cas ?
Mosaic Erie a été créée en octobre 2017 par Chris et Christine. Mosaic Erie (MoE) a été lancé en tant que studio de photographie de groupe pour résoudre le problème de la location d’espace pour de courtes durées et pour permettre aux particuliers ou aux petites entreprises d’utiliser l’espace partagé pour réaliser des photographies de cours et d’ateliers. Voici l’histoire de la façon dont le MoE a utilisé la prise de rendez-vous en ligne pour automatiser ses procédures de réservation et accroître l’efficacité de son entreprise.
Si vous souhaitez comprendre comment développer votre propre agenda de réservation en ligne pour vos cours, ateliers, événements ou locations d’espaces, vous trouverez ci-dessous toutes les étapes nécessaires expliquant comment vous pouvez adopter le système de prise de rendez-vous en ligne SuperSaaS pour automatiser votre entreprise.
Pourquoi Mosaic Erie recherchait-il un système de planification en ligne ?
Quelques semaines après son démarrage, le MoE a commencé à recevoir un flot de demandes concernant la disponibilité des chambres, les prix de location, la procédure de réservation, les horaires des cours et la disponibilité des sièges. À mesure que le nombre de réservations augmentait, la tâche de gestion manuelle des horaires de cours par téléphone et par courrier électronique devenait fastidieuse et chronophage. Cette surcharge croissante a conduit le MoE à étudier l’automatisation de l’ensemble de son processus de planification. Après avoir examiné ses options, le MoE a adopté SuperSaaS pour son logiciel de prise de rendez-vous en ligne afin de gérer sa solution de réservation de cours et de location d’espace. L’objectif ultime : rendre leur système de réservation flexible, facile à utiliser et plus transparent.
La solution : un agenda de location d’espace et de réservation de cours en ligne
Étape 1 : Comprendre les exigences
La première étape pour résoudre tout problème consiste à comprendre le problème exact et à identifier les solutions possibles. Le MoE a déterminé que la meilleure solution possible à son problème était de créer deux systèmes de planification distincts. Tout d’abord, un planning pour gérer les réservations individuelles pour les espaces partagés. Deuxièmement, un planning pour les étudiants dans lequel ils peuvent consulter et réserver les cours et ateliers disponibles.
Étape 2 : Choisir un type d’agenda pour chacune des exigences
SuperSaaS propose trois types de plannings pour répondre à différents usages, situations et métiers. La sélection de l’agenda le plus adapté à vos besoins est l’une des étapes les plus importantes lors de la mise en place du système SuperSaaS.
Calendrier de location d’espace. Un agenda des ressources est un planning organisé autour de personnes ou d’événements individuels. Étant donné que l’espace disponible pour les réservations est une ressource limitée et disponible uniquement pour des périodes de temps spécifiques, le MoE a créé un agenda de ressources comme solution de location d’espace.
Agenda des cours/ateliers. Un agenda de capacité est un agenda qui convient le mieux aux événements de groupe tels que les cours et les ateliers. Chacun des cours/ateliers du MoE a un prix différent avec un nombre de places différent, et le MoE a donc créé un agenda de capacité pour la gestion des cours et des ateliers.
Étape 3 : Configuration du processus de réservation pour les utilisateurs finaux
Une fois les types de planning sélectionnés et configurés, la configuration était terminée et le MoE devait ensuite personnaliser le processus de réservation réel que les utilisateurs devaient suivre, comme illustré dans la figure ci-dessous :
Découvrez comment configurer un système de réservation ou de location dans cette courte vidéo :
Figure 1 : Processus de planification de la réservation de location d’espace pour le MoE
Les utilisateurs devraient-ils ou non être autorisés à effectuer des réservations répétées ? Les utilisateurs sont-ils autorisés à s’inscrire sur une liste d’attente en cas d’annulation d’une réservation ? Quels sont les horaires d’ouverture ? Les réservations nécessitent-elles un paiement ou une approbation ? L’utilisateur peut-il utiliser le code de réduction pour obtenir des offres ? Faut-il confirmer les nouveaux rendez-vous ? À qui ? À quelle fréquence le MoE doit-il partager des e-mails de rappel et de suivi ? Où l’utilisateur est-il redirigé une fois la réservation terminée ? SuperSaaS offre un contrôle précis sur chacun de ces aspects du processus de réservation, et le MoE répondrait à bon nombre de ces questions pour créer un flux de processus bien défini pour son agenda SuperSaaS.
Une fois les personnalisations de l’agenda de location d’espace terminées, le MoE a procédé à la création du deuxième calendrier pour la planification des cours et des ateliers des étudiants.
Le deuxième agenda de réservation était nécessaire pour permettre aux étudiants de réserver les cours et les ateliers répertoriés par Mosaic Erie. Les cours doivent-ils être répétés quotidiennement, hebdomadairement, bihebdomadairement, mensuellement par date ou mensuellement par jour, le tout jusqu’à une date de fin particulière ? Quelle est la limite supérieure pour chaque cours/atelier ? Le MoE a répondu à ces questions clés afin de fournir un agenda personnalisé plus puissant et plus performant avec un processus de réservation comme illustré ci-dessous :
Figure 2 : Processus de réservation pour la planification des cours/ateliers du MoE
Étape 4 : Paramétrage du paiement
Pour accepter les paiements des utilisateurs pour les cours et ateliers, le MoE a mis en place sa solution de paiement pour mode d’encaissement des paiements en ligne. En expérimentant les méthodes de paiement flexibles de SuperSaaS, le MoE a personnalisé sa section de paiement en proposant des forfaits pour des articles spécifiques et en offrant des réductions et des offres promotionnelles pour attirer de nouveaux utilisateurs.
Étape 5 : Tester le planning en tant qu’utilisateur final
Une fois la configuration de l’agenda terminée, le MoE a testé la vue externe de l’agenda qui apparaît comme indiqué ci-dessous :
Découvrez comment configurer un système de réservation pour des cours ou des événements dans cette courte vidéo :
Figure 3 : Vue de l’agenda externe du MoE affichant les détails demandés par le MoE à ses utilisateurs
Étape 6 : Partager le planning pour commencer à réserver
Pour encourager un accès facile aux réservations, le MoE partage son agenda de planification en ligne dans le contenu promotionnel de son site Web et de ses plateformes de médias sociaux. Voici un exemple de la façon dont le MoE partage un lien de planification avec les utilisateurs et leurs abonnés sur les réseaux sociaux :
Figure 4 : Le MoE partage un lien vers son système de prise de rendez-vous en ligne sur la page Facebook
Le passage à la planification en ligne a apporté plusieurs avantages au MoE
En quelques heures, le MoE a transformé l’ensemble de son processus de réservation en un système de réservation en ligne entièrement automatisé, professionnel et aisé à utiliser. Le processus de planification est à présent plus clair et plus simple pour l’équipe du MoE, les particuliers/entreprises et pour les étudiants. Le déplacement de leurs prises de rendez-vous vers un système en ligne permet désormais au MoE d’offrir une plus grande flexibilité à ses utilisateurs et une disponibilité 24h/24 et 7j/7. Le MoE a également réalisé des économies allant jusqu’à 80 % grâce à un meilleur partage d’informations aux bons endroits, une augmentation de l’efficacité du temps jusqu’à 20 %, et la croissance globale de l’entreprise grâce aux outils de conversion et de sensibilisation tels que les rappels par e-mail réduisant les non-présentations.
Qu’est-ce que le SuperSaaS ?
SuperSaaS est une application de prise de rendez-vous en ligne flexible, accessible et hautement personnalisable. Certaines des caractéristiques les plus importantes incluent des réservations rapides et sans tracas, une personnalisation conviviale, une compatibilité mobile, des intégrations avec Google Agenda et Outlook, ainsi qu’un traitement des paiements.
SuperSaaS peut être utilisé par écoles, universités, photographes, thérapeutes, établissements médicaux, promeneurs de chiens et autres services de soins pour animaux de compagnie, coachs et entreprises similaires basées sur l’enseignement, professeurs de yoga, entraîneurs personnels, écoles de cuisine, entreprises de voyages et de tourisme, entretien automobile, studios de remise en forme, entreprises de loisirs, réservations d’hôtels/invités, salons de beauté, professionnels de la réparation, services financiers, magasins et bien plus encore. Le système convient à de nombreuses applications telles que réservations de salles de réunion, la planification d’entretiens, de location, réservations de terrains de sport, les vaccinations COVID et bien plus encore.
Vous pouvez télécharger l’étude de cas complète pour voir la procédure détaillée, étape par étape, de la façon dont le MoE a utilisé SuperSaaS pour configurer son système de réservation.
Inscrivez-vous dès aujourd’hui à votre essai gratuit pour en savoir plus sur les avantages de SuperSaaS pour votre entreprise. Si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à entrer en contact.