SuperSaaS est personnalisable à l’infini. Cependant, il peut être difficile de découvrir toutes les fonctionnalités utiles. Dans cet article, nous mettons en avant quelques trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de SuperSaaS pour les équipes commerciales et de gestion de comptes.
- Choisissez un type d’agenda approprié à vos besoins
- Coordonner automatiquement plusieurs agendas
- Laissez les clients sélectionner le membre de leur équipe préféré
- Affecter n’importe quel membre de l’équipe à une tâche
- Durées de réunion prédéfinies
- Utiliser la planification du type de capacité pour les événements de groupe
- Exercez plus de contrôle sur votre agenda
- Évitez les réunions de dernière minute
- Faites une pause en ajoutant du temps tampon entre les réunions
- Empêchez les réunions de consommer votre vie
- Définir les heures de début des contraintes
- Arrondissement de l’heure de fin de rendez-vous
- Approuvez vos réservations
- Recevez une notification par e-mail/SMS chaque fois que quelqu’un crée une réservation
- Recevez des notifications sur votre téléphone mobile
- Rationalisez votre communication
- Réduisez le ping-pong des e-mails
- Personnalisez vos e-mails
- Envoyer des e-mails de suivi
- Partagez rapidement le lien de votre planning
- Rendez votre agenda plus attrayant dans la mise en page
- Utilisez des éléments de marque sur votre agenda
- Ajoutez un élément humain à la disposition de votre agenda
- Gérez les informations clients en toute sécurité
- Importer/Exporter des données clients
- Ajoutez des formulaires personnalisés pour obtenir plus d’informations sur les clients
- Ajouter un champ superviseur pour stocker des informations spécifiques au client
- Boostez la convivialité de votre planning
- Fixez des rendez-vous récurrents en un seul clic
- Permettre aux clients d’afficher l’heure dans leur fuseau horaire
- Restez accessible dans plusieurs langues
- Connectez SuperSaaS avec d’autres logiciels
- Synchronisez plusieurs calendriers avec votre agenda
- Créer automatiquement un lien de réunion dans Zoom
- Ajouter de nouveaux prospects à Salesforce
- Générer automatiquement un lien pour me rejoindre pour la réunion
Choisissez un type d’agenda approprié à vos besoins
1. Coordonner automatiquement plusieurs agendas
Lorsque plusieurs membres de l’équipe doivent être disponibles pour la même réunion, vous pouvez utiliser le l’agenda des services.
Définissez un nouveau service qui dépend de la disponibilité de tous ces membres de l’équipe et le système trouvera automatiquement des plages horaires mutuellement disponibles parmi tous les horaires.
De plus, lorsqu’une réunion est réservée sur le planning de service, elle est également automatiquement ajoutée à chaque planning individuel.
2. Laissez les clients sélectionner le membre de leur équipe préféré
Si les clients souhaitent planifier du temps avec un membre spécifique de votre équipe, utilisez un seul agenda de services. Vous pouvez y parvenir en créant des services au nom des membres de l’équipe. Chaque service de l’agenda dépend alors de l’agenda de ressources individuel de ce membre spécifique.
Le calendrier ressemblera à ceci :
Ajoutez les spécialisations des membres du personnel, des photos ou simplement plus d’informations sur les documents et les prochaines étapes dans la description du service.
3. Affectez n’importe quel membre de l’équipe à une tâche
Lorsque vous souhaitez mettre en relation des prospects avec un représentant commercial disponible, utilisez l’agenda des ressources avec plusieurs ressources. Les réunions continueront d’être programmées sur n’importe quel créneau horaire donné jusqu’à ce qu’aucun autre représentant ne soit disponible pour ce créneau horaire.
Vous pouvez le faire en cliquant sur l’assistant de nouvelle planification et en créant une planification de ressources avec plusieurs ressources.
Ajoutez tous vos commerciaux dans le planning comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également définir la disponibilité individuelle de chaque représentant via Nom du programme > Superviser > Onglet Heures d’ouverture comme indiqué ci-dessous :
4. Durées de réunion prédéfinies
Choisissez une durée de réunion distincte pour chaque groupe de prospects.
Permettez-leur de choisir parmi différentes durées de rendez-vous de trois manières différentes.
a) Un seul planning
Permettez aux clients d’utiliser un seul planning avec un menu déroulant pour sélectionner la durée du rendez-vous.
Vous pouvez configurer différentes durées de rendez-vous via l’onglet Nom du programme > Configurer > Ressources/Services comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous ajoutez cette option, elles s’affichent comme ci-dessous sur le planning :
b) Afficher chaque type de réunion sous forme d’événements distincts
Si vous souhaitez les afficher sous forme de sections distinctes sur le planning lui-même, vous pouvez également utiliser le planning de service en combinaison avec le planning des ressources. Créez un agenda de ressources unique pour un individu et créez un agenda de services avec différents services.
Chaque service de cette planification est défini par sa durée sous l’onglet Nom de la planification > Configurer > Services, comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous utilisez un planning de service, voici comment votre planning apparaît à vos clients :
Ces deux planifications peuvent offrir la même fonctionnalité. La différence réside dans la mise en page pour vos clients.
c) Créer des groupes d’utilisateurs
Créez un agenda distinct pour chaque étape du processus d’intégration du client, par exemple « Appel de bienvenue », « Configuration du compte », « Enregistrement trimestriel », etc. Guidez-les tout au long du processus en partageant les liens pertinents pour cette étape du processus d’intégration. Ajoutez-les à différents groupes d’utilisateurs et limitez leur accès à des horaires spécifiques uniquement.
Vous pouvez le faire via l’onglet « Gestion des utilisateurs » de votre tableau de bord en cliquant sur l’option « Groupes d’utilisateurs » comme indiqué ci-dessous :
Vous atteindrez un écran où vous pourrez créer des groupes d’utilisateurs en fonction de vos besoins, comme indiqué ci-dessous :
Une fois que vous avez créé des groupes pertinents, vous pouvez simplement ajouter chaque client à un groupe spécifique en cliquant sur l’icône d’édition de chaque client et en sélectionnant son groupe d’utilisateurs comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez mettre à jour/modifier les groupes et modifier l’accès des clients en fonction de l’étape de l’entonnoir de vente à laquelle ils se trouvent.
5. Utiliser l’agenda de capacité pour les événements de groupe
Utilisez un agenda de capacité pour les événements de groupe tels que les webinaires, les sessions de formation ou les appels d’intégration de groupe pour les clients ayant des besoins similaires.
Exercez plus de contrôle sur votre agenda
6. Évitez les réunions de dernière minute
Donnez-vous suffisamment de temps pour préparer la réunion en fixant un préavis minimum.
Vous pouvez configurer cela via l’onglet Nom du programme > Configurer > Processus comme indiqué ci-dessous :
7. Faites une pause en ajoutant du temps tampon entre les réunions
Tenez compte du temps de trajet et du temps de préparation des réunions. Ajoutez un temps tampon automatique entre les réunions pour vous détendre en toute sécurité et préparer la prochaine réunion.
Vous pouvez le faire en sélectionnant Nom du programme > Configurer > Ressources/Capacité comme indiqué ci-dessous :
8. Empêchez les réunions de vous consumer la vie
Attribuez des heures spécifiques chaque jour pour les réunions. Permettez aux gens de réserver une réunion selon votre agenda seulement pendant ces heures disponibles et gardez vos « jours de repos » productifs.
Vous pouvez ajouter votre disponibilité via l’onglet Nom du programme > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué ci-dessous :
Il est également possible de diviser les horaires disponibles d’un jour précis en deux plages horaires différentes.
9. Définir les heures de début des contraintes
Vos rendez-vous peuvent commencer à tout moment de la journée lorsque vous êtes disponible. Cependant, c’est plus pratique lorsque vos rendez-vous commencent au début de chaque heure ou de chaque demi-heure, etc.
Limitez le début des rendez-vous au début de chaque heure via Nom du programme > Configurer > onglet Ressources/Services comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous ajoutez * :00, vous autorisez essentiellement le début des rendez-vous à 9h00, 10h00, 11h00 et ainsi de suite en supposant que votre journée commence à 9h00. Les autres heures de début de contrainte couramment utilisées incluent * :30, * :15, * :10, * :45, etc.
10. Arrondir l’heure de fin du rendez-vous
Lorsque les rendez-vous peuvent commencer à tout moment, ils peuvent également se terminer à des heures aléatoires comme 16h37, 14h11, 9h58, etc., ce qui rend les prochaines heures de réunion programmées étranges.
Arrondissez les heures au multiple de 5 ou 10 minutes ou au quart d’heure le plus proche pour que cela soit plus pratique.
Vous pouvez le faire via l’onglet Nom du programme > Configurer > Ressources/Services comme indiqué ci-dessous :
11. Approuvez vos réservations
Ayez un meilleur contrôle sur les réservations confirmées sur votre agenda. Configurez le système pour obtenir votre approbation avant d’envoyer l’e-mail/le SMS de confirmation.
Vous pouvez le faire via l’onglet Nom du programme > Configurer > Processus comme indiqué ci-dessous :
12. Recevez une notification par e-mail/SMS chaque fois que quelqu’un crée une réservation
Assurez-vous d’être au courant de toutes les réservations figurant sur votre agenda sans vous soucier de consulter votre agenda à tout moment. Configurez le système pour vous envoyer une notification par SMS ou par e-mail chaque fois qu’une réservation est créée sur votre planning. Vous pouvez le faire via l’onglet Nom du programme > Configurer > Processus comme indiqué ci-dessous :
Un excellent moyen de rester informé est de configurer le système pour qu’il vous envoie un aperçu des rendez-vous chaque jour en fin de journée.
13. Recevez des notifications sur votre téléphone mobile
Un autre excellent moyen de rester informé des rendez-vous prévus sur votre agenda est de recevoir des notifications automatiques sur votre téléphone Android ou iPhone.
Téléchargez l’application Make et connectez votre compte SuperSaaS au modèle suivant pour le configurer.
Rationalisez votre communication
14. Réduire le ping-pong des e-mails
Ne perdez pas votre temps à envoyer des e-mails du type « Où peut-on se retrouver ? », « Comment puis-je vous joindre ? », « À quelle heure êtes-vous disponible ? » ou « Cette fois-ci ne me convient pas. Pouvons-nous reprogrammer cela ? » et ainsi de suite.
Créez un agenda distinct pour chaque type de réunion. Personnalisez les rappels par e-mail/SMS et les messages de confirmation pour inclure tous les détails pertinents sur l’emplacement, les instructions, les informations de contact, etc.
Vous pouvez le faire via Nom du programme > Configurer > Disposition comme indiqué ci-dessous :
Activez les messages de rappel et de confirmation via l’onglet Nom du programme > Configurer > Processus comme indiqué ci-dessous :
Cela réduit le temps perdu dans les échanges d’e-mails et les clients peuvent trouver toutes les informations pertinentes en un seul endroit.
15. Personnalisez vos e-mails
Les messages automatiques peuvent paraître impersonnels et froids. Personnalisez votre e-mail avec les détails du client, comme le nom, les détails du rendez-vous et l’identifiant de réservation, grâce aux mots magiques.
Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation des mots magiques sur notre page d’assistance.
16. Envoyer des e-mails de suivi
L’envoi d’e-mails de suivi peut augmenter votre taux de conversion de prospects en clients. Laissez le système envoyer automatiquement un e-mail de suivi contenant les informations sur votre produit et d’autres informations sur l’entreprise.
Vous pouvez envoyer des e-mails de suivi en configurant ces paramètres via l’onglet Nom du programme > Configurer > Processus comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez personnaliser les e-mails de suivi via l’onglet Nom du programme > Configurer > Disposition comme indiqué ci-dessous :
17. Partagez rapidement le lien de votre planning
Ajoutez votre lien de planification ou un bouton d’appel à l’action à votre signature électronique et redirigez les personnes directement vers votre agenda de réservation en ligne.
Vous pouvez également personnaliser le modèle ci-dessous pour encourager les gens à réserver une réunion.
Salut,
Je suis libre à [ajouter l’heure à laquelle vous êtes disponible], mais si vous n’êtes pas disponible à ce moment-là, veuillez planifier une heure qui vous convient pour organiser la réunion sur mon agenda ici [insérer le lien de votre horaire ici].
J’ai hâte de communiquer avec vous.
Cordialement
[Votre nom et désignation]
Rendez votre agenda plus attrayant grâce à la mise en page
18. Utilisez des éléments de marque dans votre agenda
La marque de votre entreprise est importante pour vous et vos clients. Vous devez refléter votre marque dans toutes vos communications, y compris votre agenda de rendez-vous en ligne. Vous pouvez facilement personnaliser les éléments de marque suivants dans SuperSaaS :
a) Ajout de couleurs de mise en page
Vous pouvez contrôler les couleurs de mise en page de votre planning et de votre tableau de bord.
Visitez l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord pour contrôler les couleurs internes du système.
Vous pouvez contrôler les détails de couleur de votre tableau de bord, comme la couleur du texte, la couleur du titre, la couleur de l’arrière-plan, etc.
Vous pouvez également modifier les couleurs utilisées sur votre planning en visitant l’onglet Nom du planning > Configurer > Disposition comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous affichez l’option de couleurs de mise en page, vous pouvez personnaliser les détails de votre agenda comme les couleurs des rendez-vous réservés, la couleur des cellules vides et les couleurs de l’indicateur de propriété.
b) Ajouter une URL de redirection
Partagez plus d’informations avec vos clients ou informez-les de vos dernières réalisations. Utilisez l’option d’URL de redirection pour rediriger vos clients vers une page Web spécifique une fois qu’ils ont terminé la réservation selon votre planning.
Vous pouvez rediriger automatiquement les utilisateurs en ajoutant l’URL de redirection via l’onglet Nom de la planification > Configurer > Processus, comme indiqué ci-dessous :
c) Ajoutez le logo de votre entreprise
Le logo de votre entreprise est un élément important de votre identité de marque.
Découvrez comment ajouter le logo de votre entreprise dans cette courte vidéo :
Vous pouvez également permettre aux clients de visiter le site Web de votre entreprise ou la page d’informations sur vos produits lorsqu’ils cliquent sur votre logo.
d) Utilisez votre propre nom de domaine personnalisé
Vous pouvez créer un domaine personnalisé pour votre lien de planification, tel que planning.yourcompanyname.com. De cette façon, vos clients sauront clairement que le planning vous appartient.
Vous pouvez suivre le tutoriel de domaine personnalisé étape par étape pour créer votre propre domaine.
19. Ajoutez un élément humain à la présentation de votre agenda
Personne n’aime explorer un espace mécanique et impersonnel. Ajoutez une touche humaine à votre planning en ajoutant votre image, ou celle de votre équipe, sur l’espace blanc au-dessus du planning.
Pour y parvenir, vous devez d’abord télécharger votre photo sur le Web.
Ensuite, utilisez l’URL pour ajouter le lien de l’image sur l’espace blanc au-dessus du planning avec votre message personnel via Nom du planning > Configurer > onglet Disposition comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également personnaliser vos messages au-dessus du calendrier, et vous pouvez trouver quelques conseils pour personnaliser vos messages sur notre page d’assistance.
Gérez les informations client en toute sécurité
20. Importer/Exporter les données client
Évitez la duplication du travail et ajoutez vos données clients existantes au système. Vous pouvez le faire via l’onglet « Importer » de votre tableau de bord SuperSaaS.
21. Ajoutez des formulaires personnalisés pour obtenir plus d’informations sur les clients
Obtenez plus d’informations sur vos clients en concevant votre questionnaire personnalisé. Utilisez l’option de formulaire personnalisé pour concevoir votre propre questionnaire.
Vous pouvez le faire en créant un nouveau formulaire depuis votre tableau de bord :
Personnalisez les champs du formulaire pour recueillir davantage d’informations sur les clients, telles que les exigences, le nom de l’entreprise, etc. Pour joindre le formulaire à votre planning, vous pouvez visiter Nom du planning > Configurer > Processus et joindre le formulaire comme indiqué ci-dessous :
Permettez aux clients de remplir le formulaire avant de créer la réservation afin que vous disposiez de suffisamment d’informations sur le client avant l’interaction.
22. Ajoutez un champ superviseur pour stocker les informations spécifiques au client
Certains clients ont des exigences ou des demandes particulières. Stockez-les dans le champ superviseur qui est visible par les utilisateurs internes mais pas par les clients. Découvrez comment configurer le champ superviseur dans cette courte vidéo :
Boostez la convivialité de votre planning
23. Fixez des rendez-vous récurrents en un seul clic
Permettez aux clients de réserver une réunion récurrente en un seul clic. Découvrez comment configurer des réservations répétées dans cette courte vidéo :
24. Autoriser les clients à afficher l’heure dans leur fuseau horaire
Permettez aux clients d’afficher l’heure des réunions dans leur fuseau horaire lorsqu’ils organisent des réunions avec des clients du monde entier.
Vous pouvez le faire via l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord, comme indiqué ci-dessous :
25. Restez accessible dans plusieurs langues
Les clients préfèrent interagir avec un système qui parle leur langue. SuperSaaS est disponible dans plus de 35 langues et permet aux clients de sélectionner leur propre langue pour afficher l’agenda.
Vous pouvez le faire via l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord, comme indiqué ci-dessous :
Connectez SuperSaaS avec d’autres logiciels
26. Synchronisez plusieurs calendriers avec vos plannings
Parfois, les engagements professionnels peuvent entraver vos projets personnels. Évitez les doubles réservations en synchronisant votre agenda personnel et votre agenda professionnel. Vous pouvez connecter votre agenda Google à votre planning SuperSaaS.
Si vous souhaitez ajouter des rendez-vous de Google Calendar à votre planning SuperSaaS, vous pouvez le faire via Nom du planning > Superviser > Synchroniser comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez suivre les instructions étape par étape répertoriées sur notre site Web pour configurer la synchronisation. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux événements ou mettre à jour ceux de votre planning SuperSaaS dans votre calendrier Google, vous pouvez utiliser le modèle d’intégration Zapier pour connecter les deux plateformes.
27. Créez automatiquement un lien de réunion dans Zoom
Connectez-vous avec vos coéquipiers via Zoom. Connectez simplement votre compte Zoom à SuperSaaS au modèle prédéfini et, chaque fois qu’un rendez-vous est sur le point de commencer, cette intégration créera un lien de réunion Zoom.
28. Ajouter de nouveaux prospects à Salesforce
Vous souhaitez suivre vos réunions avec des prospects, mais vous ne souhaitez pas saisir manuellement les informations des prospects dans votre système Salesforce. Vous n’avez pas à vous en soucier avec SuperSaaS. Utilisez le modèle prédéfini pour Intégrations Salesforce et de nouveaux prospects seront automatiquement ajoutés à Salesforce chaque fois qu’il y aura un nouveau rendez-vous sur votre planning en ligne.
29. Générer automatiquement un lien join.me pour la réunion
Oubliez votre peur de manquer une réunion en connectant votre compte SuperSaaS et Join.me. Le créateur de rendez-vous dans SuperSaaS recevra automatiquement un e-mail de join.me avec un lien direct vers la salle de réunion en ligne. De cette façon, vous pouvez rejoindre la réunion sans vous soucier de créer une nouvelle session dans join.me.
Et enfin, si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de commentaires.