Une seule salle de réunion ou un seul thérapeute, c’est facile à planifier. Les choses deviennent plus intéressantes lorsque vous avez vingt box de stockage, quarante vélos de location, une centaine de casiers ou une douzaine de chalets de vacances. Chacun d’eux doit pouvoir être réservé, vous voulez voir d’un coup d’œil ce qui est libre et ce qui est occupé, et les réservations durent souvent des jours ou des semaines plutôt qu’une heure.
SuperSaaS gère très bien ce cas de figure, mais un agenda comptant de nombreuses ressources tire profit de quelques réglages dont un petit agenda n’a pas besoin. Cet article en passe trois en revue : regrouper toutes vos ressources dans un seul agenda, passer à un affichage horizontal pour garder une vue d’ensemble lisible, et décider si les clients choisissent une unité précise ou si vous leur en attribuez une.
Tout au long de cet article, nous utilisons notre démo Réservations de Box de Stockage comme exemple. Elle contient quinze box de tailles différentes, avec des réservations qui s’étendent sur plusieurs jours, ce qui en fait un bon modèle pour n’importe quelle activité de location.
Étape 1 : Regroupez toutes vos ressources dans un seul agenda
La première question est de savoir lequel des trois types d’agenda utiliser. Pour la location, la réponse est presque toujours un agenda de ressources : chaque box, vélo ou chalet devient une ressource, et une réservation bloque cette ressource pour toute la durée de la location. Les réservations d’un agenda de ressources peuvent avoir n’importe quelle durée, si bien qu’une location de vélo de deux heures et un contrat de stockage de six mois peuvent cohabiter dans le même agenda.
Vous pourriez créer un agenda distinct pour chaque unité, mais résistez à cette tentation. Notre documentation sur la combinaison d’agendas le dit simplement : si vous avez des ressources interchangeables, il est préférable de les placer dans le même agenda de ressources. Un seul agenda signifie un seul endroit pour définir les horaires d’ouverture, les prix et les règles de réservation, une seule vue d’ensemble pour vous et un seul lien à communiquer à vos clients. Il n’y a pas de limite au nombre de ressources que vous pouvez ajouter à un agenda.
Quelques conseils pratiques lorsque vous ajoutez de nombreuses ressources :
- Utilisez des noms qui donnent de l’information. La démo nomme ses box
Box A01 · 2 m², de sorte que la taille est visible sans ouvrir une réservation. Pour des vélos, ce pourrait être la taille du cadre ; pour des chalets, le nombre de lits. - Gardez un ordre logique. Les ressources sont affichées dans l’ordre où vous les définissez sous Configurer > Ressources. Regroupez-les par bâtiment, rangée ou type pour que la vue d’ensemble se lise naturellement.
- Fixez un prix par unité si nécessaire. Des tailles différentes impliquent généralement des prix différents. Avec les règles de tarification avancées, vous pouvez facturer un prix différent par unité, ajouter des tarifs saisonniers ou accorder une remise sur les locations plus longues.
Étape 2 : Passez à un affichage horizontal
Par défaut, SuperSaaS dessine les vues hebdomadaire et journalière verticalement : le temps s’écoule de haut en bas et chaque ressource a sa propre colonne. Cela fonctionne bien pour une poignée de ressources, mais à partir de quinze, les colonnes deviennent trop étroites pour être lisibles, et une réservation du lundi au vendredi est découpée en cinq morceaux distincts.
L’affichage horizontal inverse tout cela. Chaque ressource a sa propre ligne, le temps s’écoule de gauche à droite, et une réservation de plusieurs jours devient une seule barre qui s’étend sur les jours qu’elle couvre. Comme l’explique notre documentation sur les modes d’affichage, l’affichage horizontal est utile si vous avez un grand nombre de ressources, ou si les réservations dépassent souvent minuit. La location coche les deux cases.
Pour changer d’affichage, ouvrez Configurer > Aspect dans votre agenda. Dans la colonne Options en face des vues Mensuelle, Hebdomadaire et Journalière, choisissez Horizontal au lieu de Vertical, le réglage par défaut. Pendant que vous y êtes, il vaut la peine de définir la vue hebdomadaire comme vue par défaut, puisque c’est celle que la plupart des clients voudront voir, et de masquer les vues dont vous n’avez pas besoin.
Deux réglages connexes sont utiles lorsque la liste des ressources s’allonge :
- Le filtre de ressources. Au-dessus du calendrier, les utilisateurs peuvent sélectionner une seule ressource dans une liste déroulante pour ne voir que cette unité. Dans la démo, essayez de sélectionner
Box B03 · 19 m²pour voir comment le calendrier se réduit à une seule ligne. C’est le moyen le plus rapide pour un client de vérifier si le box qu’il avait en tête est libre. - Des liens directs vers une ressource. Vous pouvez envoyer un client directement vers une unité en ajoutant le nom de la ressource à l’URL de l’agenda. Notre article sur la redirection des clients vers une ressource spécifique explique comment procéder.
Si vous avez besoin de l’affichage horizontal sans modifier les réglages, ajoutez ?dir=h à l’URL de l’agenda. L’inverse, ?dir=v, fonctionne aussi. Vous trouverez d’autres astuces d’URL dans la documentation.
Notez que les utilisateurs mobiles ne voient pas du tout la vue hebdomadaire, qu’elle soit verticale ou horizontale. Ils obtiennent un calendrier mensuel compact avec, en dessous, une liste des créneaux disponibles, ce qui fonctionne bien quel que soit le nombre de ressources.
Étape 3 : Décidez qui choisit l’unité
Maintenant que l’agenda est configuré et lisible, il reste une décision à prendre : le client choisit-il une unité précise, ou souhaitez-vous en attribuer une vous-même ?
Laissez le client choisir
Si vos unités diffèrent sur des points qui comptent pour le client, laissez-le choisir. Un client de stockage veut savoir s’il obtient 2 ou 46 m², un vacancier s’intéresse au nombre de chambres du chalet, et quelqu’un qui loue un vélo veut la bonne taille de cadre. Dans ce cas, l’agenda de ressources suffit : le client ouvre le calendrier, trouve une unité qui lui convient et la réserve. C’est ainsi que fonctionne la démo.
Attribuez une unité automatiquement
Parfois, les unités sont réellement identiques, et laisser les gens choisir ne fait que semer la confusion. Notre documentation décrit exactement ce scénario :
Il y a 20 équipements identiques disponibles à la location, mais plutôt que de permettre aux locataires d’en choisir un en particulier, vous préférez qu’ils en réservent un au hasard.
Pensez à des casiers identiques, à une flotte composée du même vélo de location, ou à un lot de projecteurs ou d’outils identiques. Le client veut seulement savoir qu’un exemplaire est disponible à ses dates. Savoir lequel il obtient, c’est votre affaire, pas la sienne.
SuperSaaS résout cela avec les ressources mises en commun, en plaçant un agenda de services devant votre agenda de ressources :
- Conservez votre agenda de ressources avec toutes les unités individuelles, comme décrit ci-dessus. Il reste votre vue d’ensemble administrative.
- Créez un nouvel agenda de type services et définissez-y un service, par exemple « Louer un vélo ».
- Sur l’agenda de services, allez dans Configurer > Services et connectez le service à votre agenda de ressources. Comme cet agenda contient plusieurs ressources, vous verrez l’option permettant de vous connecter à Un(e) de … ces ressources.
- Juste en dessous, vous trouverez l’option Si plusieurs ressources sont disponibles. C’est ici que vous choisissez de laisser l’utilisateur choisir une ressource, d’en sélectionner une au hasard, ou d’attribuer la première disponible dans l’ordre indiqué sur l’agenda.
Les clients réservent ensuite sur l’agenda de services. Ils voient la disponibilité comme un tout : un créneau est libre tant qu’au moins une des unités du pool est libre. Lorsqu’ils réservent, SuperSaaS choisit une unité pour eux et la bloque sur l’agenda de ressources, où vous pouvez voir exactement quel exemplaire est allé à qui. Cette configuration est expliquée en détail dans la section ressources mises en commun de la documentation.
Le choix entre au hasard et première disponible est surtout pratique. La première disponible remplit votre liste par le haut, ce qui est commode si l’unité 1 est la plus proche de la porte. Le hasard répartit l’usure uniformément sur toute la flotte.
Un point à garder à l’esprit : un service sur un agenda de services a une durée fixe, vous ne pouvez donc pas laisser les clients étirer une réservation à la longueur de leur choix comme sur un agenda de ressources. Pour la location, l’approche habituelle consiste à définir quelques services de durées différentes, comme « demi-journée », « 1 jour » et « 2 jours », chacun connecté au même pool.
Exemple : une location de vélos avec trois types de vélo
Pour voir cela en action, jetez un œil à notre démo Location de vélos. Derrière elle se trouvent trois agendas de ressources, un par type de vélo : Vélos de ville, VTT et Vélos électriques. Chaque agenda de ressources liste les vélos individuels de ce type ; c’est là que le loueur garde la trace de quel vélo est sorti avec qui.
Les clients ne voient jamais ces trois agendas. Ils ne voient que l’agenda de services Location de vélos, qui les combine. Ses services sont définis par type de vélo et durée de location, par exemple « Vélo de ville ‑ demi-journée », « Vélo de ville ‑ 1 jour » et « Vélo de ville ‑ 2 jours », et chaque service est connecté via Un(e) de … aux vélos de l’agenda de ressources correspondant. Lorsqu’un client choisit « Vélo de ville ‑ 1 jour » et une date, le calendrier affiche des disponibilités tant qu’au moins un vélo de ville est libre ce jour-là, et SuperSaaS attribue un vélo précis au moment de la réservation.
Cette configuration vous offre le meilleur des deux mondes : les clients choisissent ce qui compte pour eux, le type de vélo et la durée de location, tandis que le choix qui ne leur importe pas, quel vélo exactement, est fait automatiquement.
Combinez un pool avec d’autres ressources
Les ressources mises en commun peuvent être combinées avec d’autres exigences pour une même réservation. La documentation donne l’exemple d’une réservation de groupe pour une excursion nécessitant 5 vélos et un guide, où le guide et les vélos précis sélectionnés dans le pool n’ont aucune importance. Pour configurer cela, ajoutez simplement l’option Un(e) de … plusieurs fois au service, une fois par vélo, et ajoutez les guides comme second pool. SuperSaaS ne propose alors que les créneaux où cinq vélos et un guide sont tous libres, et les attribue au moment de la réservation.
Quel affichage à quel endroit
Comme l’agenda de services masque les ressources individuelles au client, l’affichage horizontal compte surtout sur l’agenda de ressources, où vous et votre équipe consultez la vue d’ensemble complète. Sur un agenda de services, le choix entre Vertical et Horizontal n’est disponible que pour la vue mensuelle. Une configuration typique pour des locations identiques ressemble donc à ceci :
- Agenda de ressources, vue hebdomadaire horizontale, utilisé par vous pour voir toutes les unités et leurs réservations, et éventuellement par les clients qui veulent choisir une unité précise.
- Agenda de services, connecté au pool, utilisé par les clients qui veulent simplement une unité pour une période donnée, comme la démo Location de vélos.
Si vos unités sont distinctes et que les clients doivent toujours choisir, vous pouvez vous passer complètement de l’agenda de services et partager directement l’agenda de ressources.
Essayez par vous-même
Ouvrez la démo Réservations de Box de Stockage et alternez entre la vue hebdomadaire et le filtre pour vous faire une idée du comportement d’un agenda horizontal comptant de nombreuses ressources, puis essayez la démo Location de vélos pour voir à quoi ressemblent les ressources mises en commun du côté du client. Ensuite, créez un compte gratuit, ajoutez vos propres unités et réglez l’affichage sur horizontal sous Configurer > Aspect. La version gratuite n’impose aucune limite au nombre d’agendas, vous pouvez donc construire la configuration complète avant de décider si vous avez besoin d’un abonnement payant, qui démarre à 7 €. Si vous êtes bloqué, notre équipe d’assistance se fera un plaisir de vous aider.