Enregistrement par code QR

L’une des principales raisons d’utiliser SuperSaaS est qu’il réduit considérablement le temps que vous passez à planifier des rendez-vous. Mais saviez-vous qu’il existe de nombreuses façons d’optimiser votre utilisation du SuperSaaS, améliorant ainsi davantage l’expérience globale pour vous et vos clients ? Dans ce blog, nous verrons comment les codes QR peuvent améliorer les rendez-vous à la fois au moment où ils sont programmés et au moment où ils ont lieu.

Que sont les codes QR ?

Essentiellement, les codes QR sont des codes composés de carrés noirs et blancs qui peuvent être lus par des machines, un peu comme le code-barres traditionnel. Ils peuvent diriger un téléphone ou une tablette vers une URL spécifique en scannant simplement le code.

Il existe deux manières principales de mettre en œuvre l’utilisation des codes QR que nous aborderons :

• Vous pouvez mettre un QR code sur un flyer, pour que les personnes qui le scannent arrivent sur votre planning SuperSaaS. Cela permet de prendre rendez-vous avec vous encore plus rapidement.
• Vous pouvez également envoyer à vos clients un QR code dans l’email qui mène à la page « Modifier la réservation » de leur rendez-vous. Cela permet à l’administrateur, ou à un superutilisateur, qui scanne la réservation sur son téléphone, de rester présent.

Envoi des clients directement vers votre planning SuperSaaS

C’est le moyen le plus simple d’utiliser les codes QR pour votre emploi du temps. Vous fournissez à votre client un code QR qu’il pourra scanner avec son téléphone ou sa tablette pour ouvrir instantanément le bon planning SuperSaaS dans son navigateur.

Pour configurer cela, voici les étapes à suivre :

1. Générez le code QR sur notre Page de documentation du code QR. Veuillez noter que vous devrez vous connecter pour pouvoir générer le code de votre horaire personnel.

2. Placez le code QR là où il est utile à vos clients. Cela peut aller de sources numériques comme le site Web de votre entreprise à une publication Facebook, en passant par des produits imprimés tels que des dépliants promotionnels.

3. Les clients scannent le code QR et cliquent sur le lien qui apparaît sur leur écran. Ils seront dirigés directement vers votre planning SuperSaaS pour planifier leur rendez-vous.

De cette façon, vous évitez à vos clients d’avoir à saisir l’intégralité du lien sur leur appareil mobile, ce qui le rend particulièrement utile si vous organisez des rendez-vous dans un lieu physique ou si vous utilisez des produits promotionnels tels que des dépliants. Mais ce n’est pas tout, les QR codes peuvent aussi s’avérer utiles ultérieurement.

Suivi de la fréquentation

Si vous enseignez des cours collectifs ou des ateliers (horaire de capacité), vous pouvez suivre la fréquentation pour optimiser la taille des classes. Si vous proposez des produits à la location ou fournissez un service individuel (ressource ou calendrier de service), vous souhaiterez peut-être documenter les non-présentations pour déterminer la disponibilité ultérieure. Bien que cette étape soit l’une des dernières du cycle de prise de rendez-vous, c’est l’occasion idéale d’utiliser un code QR.

Vous pouvez utiliser des codes QR pour suivre la fréquentation comme suit :

1. Introduisez d’abord le code QR dans la confirmation de réservation.
2. Retrouvez le lien vers votre planning sur la page « Superviser » de votre compte SuperSaaS.
3. Ajoutez un texte automatique à la fin du lien de votre horaire afin qu’il renvoie directement à la page « Modifier la réservation ». Pour un planning de capacité, vous devez ajouter /$slot_id?view=view&id=$id et pour un planning de ressource ou de service, vous ajoutez ?view=view&id=$id
4. Transformez le lien en lien QR code en le mettant dans la case ci-dessous, et en copiant le résultat :
   https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=150x150&data=https%3A%2F%2Fwww.supersaas.tld%2Fschedule%2Fdemonstrations%2FClubdeFitness%2F$slot_id%3Fview%3Dview%26id%3D$id
5. Si vous souhaitez modifier la taille du QR code, vous pouvez modifier le code fourni ci-dessus. Pour modifier la taille à 320 × 320 pixels, par exemple, remplacez size=150x150 par size=320x320.

6. Pour changer la couleur de votre code QR en bleu, vous devez ajouter &color=00f au code fourni. Pour plus d’informations sur la modification de la couleur de votre code QR, veuillez consulter la documentation de l’API du code QR.

7. Ajoutez le lien du code QR que vous venez de créer dans l’e-mail dans l’onglet Mise en page. Pour vous assurer que le code QR est correctement généré, assurez-vous d’activer le HTML dans vos e-mails. Vous pouvez trouver cette option sur la page « Paramètres de mise en page » de votre compte SuperSaaS.

8. Ajoutez un champ superviseur pour maintenir la présence. Vous pouvez ajouter le champ superviseur par en l’ajoutant sous « Contrôle d’accès ». Après avoir ajouté le champ superviseur, assurez-vous de l’afficher dans votre emploi du temps. Vous pouvez le faire en allant dans « Configurer » > « Processus » > « Voulez-vous ajouter un champ d’identification à chaque réservation ? »

9. Scannez les codes pendant l’événement pour mettre à jour la fréquentation lorsque vous enregistrez les clients. La numérisation du code avec l’appareil photo de votre téléphone ou de votre tablette chargera une fenêtre contextuelle sur l’écran de votre appareil photo. Cliquez dessus pour ouvrir directement la page « Modifier la réservation ». Vous pouvez maintenant saisir une note pour indiquer que le client s’est enregistré.

Découvrez comment ajouter un champ superviseur dans cette courte vidéo :

Remarque : Il peut être assez stressant d’essayer de résoudre ce processus lorsque vous avez une file de personnes qui attendent pour s’enregistrer. Nous vous recommandons donc fortement de tester les étapes ci-dessus avant de les mettre en œuvre dans votre activité quotidienne.

(Facultatif) Créer un rapport de présence

Lorsque vous avez saisi les informations de présence de tous les clients pendant un certain cours ou une certaine période, vous souhaiterez peut-être produire un rapport pour voir si vous pouvez tirer des conclusions sur vos offres en fonction du taux de fréquentation. Parce que vous avez stocké tous les détails de présence dans le champ superviseur, vous pouvez facilement le faire en vous rendant sur la page « Superviser », puis en téléchargeant le fichier sur l’onglet « Télécharger ». Le champ superviseur est automatiquement inclus dans le rapport.

Si vous avez des questions sur l’utilisation des codes QR avec SuperSaaS, nous sommes ici pour aider.