Vous êtes-vous déjà demandé quelle était la meilleure façon de collecter les fichiers de vos clients ? Recevoir des fichiers par e-mail peut être fastidieux et la gestion des fichiers peut être fastidieuse et chaotique. Découvrez comment l’intégration de Dropbox pour SuperSaaS peut vous aider à collecter en toute sécurité les données de vos clients et à les organiser.
Collecte de données via des formulaires
L’ajout de formulaires au processus de réservation permet à vos clients de fournir des informations supplémentaires et de télécharger des fichiers. Des lettres de motivation et curriculum vitae aux formulaires de candidature, ils peuvent tout soumettre via un seul formulaire. Tous les documents soumis par vos clients seront immédiatement téléchargés depuis le navigateur du client vers le dossier lié de votre compte Dropbox.
Lors de la création d’un formulaire, vous avez la possibilité d’intégrer un bouton de téléchargement de fichier, qui vous demande ensuite de vous connecter à Dropbox. Dans notre documentation, nous expliquons en détail comment lier votre Dropbox à votre compte SuperSaaS. Après avoir lié Dropbox, vous pouvez ajouter la section « téléchargement de fichiers » à votre formulaire. Chaque bouton de téléchargement de fichier permet à votre client de télécharger exactement un document. Si vos clients doivent télécharger plusieurs fichiers, vous pouvez ajouter plusieurs boutons de téléchargement de fichiers à votre formulaire.
Si vous souhaitez que les clients puissent fournir ces informations directement pendant la réservation, notre guide sur les formulaires personnalisés est un bon point de départ.
Formulaires multiples
Dans SuperSaaS, vous pouvez créer plusieurs formulaires à des usages variés. Par exemple, un photographe pourrait permettre à ses clients de télécharger des photos d’inspiration lors de la planification d’une séance photo, ou un institut de langues pourrait collecter des devoirs pour chaque cours à venir. Tout comme les formulaires peuvent être utilisés à des fins différentes, ils peuvent aussi être utilisés de diverses manières.
Associer un formulaire à un (nouvel) utilisateur
Souhaitez-vous que les clients ne soumettent certains fichiers ou informations qu’une seule fois ? Vous voudrez peut-être alors envisager d’ajouter un formulaire à un utilisateur au lieu d’une réservation. Lorsqu’un formulaire est ajouté à un utilisateur, vos clients n’ont qu’à remplir le formulaire lors de leur inscription en tant que nouvel utilisateur. Vous avez déjà des clients avec un compte existant ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez ajouter le formulaire au processus d’inscription et permettre aux utilisateurs existants de remplir le formulaire la prochaine fois qu’ils se connecteront à leur compte en utilisant le paramètre ‘comme ci-dessus, mais aussi demander aux utilisateurs existants sans formulaire d’en remplir un lors de leur prochaine visite’.
Les formulaires liés aux utilisateurs sont parfaits lorsque vous souhaitez les utiliser comme formulaires d’inscription pour des adhésions, des étudiants ou pour communiquer vos conditions et accords.
Dans un processus de réservation
L’ajout de formulaires au processus de réservation présente de nombreux avantages. Cela vous donne la possibilité de proposer des services supplémentaires, de fournir des informations ou de demander les fichiers nécessaires au rendez-vous. Les formulaires SuperSaaS sont utiles lorsque les clients n’ont pas besoin d’un compte pour réserver avec vous, mais que vous devez néanmoins collecter des informations importantes pour leur réservation.
Autonome
Les formulaires ne doivent pas nécessairement être liés à un processus de réservation ou à un utilisateur, mais peuvent être utilisés seuls. Lors de la création d’un formulaire, vous pouvez choisir de créer des formulaires prêts à être intégrés ou de les utiliser de manière autonome. Vous pouvez aussi convertir des formulaires autonomes en formulaires intégrés et vice versa.
La plus grande différence entre les deux est qu’un formulaire autonome possède sa propre URL. Votre public peut facilement accéder à un formulaire autonome via votre site Web ou via un lien partagé par vous. Les formulaires autonomes peuvent s’avérer utiles pour recueillir des commentaires sur votre service ou comme formulaire d’inscription à un événement spécial.
Dropbox crée automatiquement des dossiers distincts pour chaque formulaire si vous disposez de plusieurs formulaires. Cela rend votre tableau de bord Dropbox beaucoup plus organisé.
Disposition des fichiers
La collecte de données auprès de plusieurs clients peut s’avérer fastidieuse si elle n’est pas organisée correctement. Le moyen le plus simple de collecter des fichiers consiste à les télécharger directement à partir des formulaires SuperSaaS. Les fichiers du formulaire sont téléchargés depuis votre Dropbox vers votre ordinateur. Dans l’onglet Superviser, vous pouvez collecter les fichiers aisément et les stocker par réponse. Pendant tout le processus, aucun fichier n’est enregistré ou traité sur nos serveurs SuperSaaS.
Si le téléchargement de fichiers prend trop de temps, vous pouvez également reconnaître quel fichier appartient à quel client en permettant aux utilisateurs de se connecter ou de créer un compte. Le nom d’utilisateur du client sera automatiquement inclus dans le nom du fichier lors du téléchargement dans le dossier Dropbox. Vous décidez si les utilisateurs s’inscrivent avec leur e-mail ou créent un nom de connexion personnel sur la page Contrôle d’accès de votre tableau de bord.
Les fichiers téléchargés ne conserveront pas leur nom de fichier d’origine lorsqu’ils seront stockés dans un formulaire. Par exemple, un document téléchargé avec le nom de fichier JaneDoeCV s’affichera sous la forme Nom d’utilisateur-combinaison-aléatoire-de-chiffres-et-lettres. Voir l’exemple suivant :
Les documents téléchargés par des utilisateurs sans nom d’utilisateur (par exemple, lorsqu’un formulaire est utilisé en dehors d’un processus de réservation), n’auront pas de nom d’utilisateur associé, mais recevront uniquement un nom de fichier générique. Pour créer un aperçu dans Dropbox, vous souhaiterez peut-être trier les fichiers par type, extension ou modifié.
Type divise les fichiers en types de documents, tels que des images et des documents. À ne pas confondre avec le filtre d’extension. Avec ce filtre, vous pouvez facilement voir quels fichiers sont des documents ou des images. C’est pratique lorsque vous devez collecter différents types de fichiers.
Extension classe les fichiers en formats. Avec le filtre de type, les documents de formats différents peuvent appartenir au même type ; cependant, avec le filtre d’extension, les fichiers ne sont regroupés que lorsqu’ils ont le même format. Par exemple, sous type, un fichier PDF sera très probablement regroupé en tant que document, mais dans le filtre extension, le PDF ne pourra être trouvé qu’avec d’autres fichiers PDF.
Modifié affiche les fichiers par ordre de dernière modification ou de dernier ajout. Cela peut être pratique lorsque vous avez besoin des derniers fichiers ajoutés à votre dossier.
Plus de conseils pour l’organisation des fichiers
Dropbox propose des fonctionnalités d’automatisation pour automatiser les dossiers, ce qui rend l’organisation des fichiers encore plus pratique. Avec l’automatisation de Dropbox, vous pouvez choisir une catégorie selon laquelle trier les fichiers, définir des règles pour renommer automatiquement les fichiers ou créer des balises pour organiser et rechercher des fichiers. Chaque dossier ne peut utiliser qu’une seule automatisation.
L’option Renommer les fichiers, également appelée convention de dénomination dans Dropbox, peut s’avérer utile lors du stockage de fichiers à partir de formulaires. Nous examinerons le paramètre date de téléchargement ; mais il existe bien d’autres options ici que vous pouvez utiliser comme bon vous semble.
Date de téléchargement : Avec cette fonction, Dropbox ajoute automatiquement la date de téléchargement au nom du fichier, ce qui permet de voir plus facilement à quelle date les fichiers ont été téléchargés. Grâce à la convention de dénomination de la date de téléchargement, vous pouvez immédiatement voir à quelle date les fichiers ont été créés et ajoutés au dossier.
En bref
Utilisez des formulaires pour permettre aux clients de télécharger des fichiers dans SuperSaaS. Les formulaires peuvent être liés à un processus de réservation, mais ils peuvent aussi être utilisés comme formulaire autonome. Tous les fichiers téléchargés sont stockés dans votre compte Dropbox associé, où vous pouvez récupérer des documents. Dropbox crée des dossiers distincts pour chaque formulaire. Les documents téléchargés ne conserveront pas leur nom de fichier d’origine, mais recevront à la place un nom de fichier générique, ce qui rendra difficile l’identification du client auquel appartient le fichier. En solution de rechange, laissez vos clients remplir leur formulaire pendant qu’ils sont connectés, ou utilisez la convention de dénomination Dropbox pour identifier quel utilisateur a téléchargé des fichiers ou à quelle date les fichiers ont été ajoutés à votre dossier Dropbox.