L’objectif principal d’un système de prise de rendez-vous est de s’assurer qu’il y a une place disponible avant d’autoriser une réservation, n’est-ce pas ? Même si cela est vrai, il existe quelques situations dans lesquelles vous souhaitez exactement le contraire.
À titre d’exemple, prenons un événement dans lequel des bénévoles aident d’autres personnes, par exemple avec leurs déclarations de revenus. Vous devez mettre en relation les bénévoles avec des personnes ayant besoin d’aide. Dans ce cas, vous souhaitez uniquement autoriser les gens à réserver sur une place déjà occupée par un bénévole. Consultez cet exemple d’horaire pour savoir à quoi cela pourrait ressembler.
Un autre cas d’utilisation courant que nous avons observé est celui d’un salon professionnel où les clients doivent être mis en relation avec des vendeurs pour une démonstration. Le nombre de stands de démonstration est fixe, mais vous ne souhaitez autoriser un client à en réserver un que si un commercial peut également être présent. (Vous pouvez également inverser ce processus, en permettant aux clients de réserver n’importe quelle place vide, ce qui déclenche ensuite un e-mail au personnel commercial avec une demande de pourvoir cette place avec un commercial.)
Associer deux joueurs pour une partie de tennis est un autre cas d’utilisation, mais vous pouvez aussi en associer davantage. Vous pourriez par exemple associer quatre joueurs pour une partie de bridge.
Exemple de configuration : correspondance individuelle
Nous passerons en revue les étapes pour établir un calendrier dans lequel un groupe planifie sa disponibilité (les bénévoles ou les commerciaux) et l’autre groupe planifie un rendez-vous avec eux. Dans le calendrier de démonstration mentionné plus tôt, nous avons tout regroupé dans un seul calendrier pour visualiser ce qui se passe. Mais pour les utilisateurs finaux, cela pourrait être plus clair si chaque groupe avait son propre emploi du temps. Nous créons donc ici un planning pour le groupe de bénévoles, et un autre pour que le groupe puisse prendre rendez-vous avec les bénévoles.
Depuis votre tableau de bord, utilisez l’assistant Nouvelle planification pour créer une « planification de ressources ». Dans cet exemple, nous choisissons « Aucune connexion nécessaire » et « Une » ressource (nous vous montrerons comment en faire plusieurs plus tard). Nommez votre planning « Inscription des bénévoles » et définissez ensuite les endroits où ils peuvent s’inscrire. Après avoir cliqué sur Terminer, vous pouvez cliquer sur « Heures d’ouverture » et remplir « Fermé avant » et « Fermé après » pour spécifier quand l’activité a lieu.
Ensuite, parcourez à nouveau l’assistant Nouvelle planification et choisissez cette fois une « planification de service ». Nous sélectionnons « Aucune connexion nécessaire » et nommons ce planning « Aide nécessaire ». Définissons un service, par exemple « Aide à la déclaration d’impôts » qui prend 60 minutes. Nous n’ajoutons pas encore de « Ressources requises » ; nous le ferons plus tard. Encore une fois, cliquez sur Terminer puis sur le lien Heures d’ouverture pour spécifier quand il sera disponible, correspondant aux heures de l’étape 1.
Nous connectons maintenant les deux horaires. Cliquez sur le bouton « Configurer » pour le calendrier « Aide nécessaire » et accédez à l’onglet « Services ». Cliquez ensuite sur l’icône Modifier (1), sélectionnez la ressource « Inscription bénévole » (2), cliquez sur le bouton « ⊗ occupé » (3), puis cliquez sur le bouton « ⊗ » (4). Puis cliquez sur « Mettre à jour le service ».
Testons-le. Lorsque vous cliquez sur “Utiliser” pour accéder au planning, vous devriez voir “Aucun espace disponible trouvé”, car personne ne s’est encore inscrit pour devenir bénévole. Allez sur le tableau de bord, sélectionnez le « Calendrier des bénévoles » et inscrivez-vous là-bas. Retournez ensuite à votre planning « Aide nécessaire » et vous devriez y voir une seule place disponible.
Une fois que tout a fonctionné comme prévu, vous souhaiterez peut-être améliorer les plannings avec des éléments tels que des e-mails de confirmation, ou ajuster le processus pour demander des informations plus détaillées. Et enfin, donnez le lien à chaque groupe afin qu’ils puissent commencer à planifier.
Extension à plusieurs spots simultanés
Disons que vous disposez de plusieurs bénévoles ou vendeurs disponibles simultanément. En partant de l’exemple précédent, nous allons ajouter un autre planning de ressources pour suivre le nombre d’utilisateurs réservés.
Accédez à l’assistant Nouvelle planification et créez une nouvelle « Planification des ressources », cliquez sur « Utilisation interne » et, lorsque l’assistant demande combien d’éléments vous souhaitez planifier, cliquez sur « Plus d’une ». Ajoutez ensuite 2 éléments, “Spot 1” et “Spot 2”, à la liste des éléments à programmer. À l’étape suivante, nommez le planning « Places disponibles ». Vous pouvez également le nommer « Salles », « Tables » ou « Stand de vente » en fonction de votre situation. Il n’est pas nécessaire de définir les heures d’ouverture, le système utilisera celles des autres horaires.
Faites de la place pour un bénévole supplémentaire. Sur le planning “Inscription des bénévoles”, cliquez sur “Configurer”, puis sur l’onglet “Ressources”, puis sur le lien “entrer dans une liste”, et ajoutez “Bénévole 1” et “Bénévole 2” (renommer la ressource qui est déjà là).
Maintenant, nous établissons la connexion. Dans le planning « Aide nécessaire », cliquez sur « Configurer » et accédez à l’onglet « Services ». Sélectionnez l’option “Plusieurs réservations peuvent avoir lieu en même temps” et, sous la rubrique “Sélection du service”, choisissez “Choisissez la première”. Enregistrez la page et revenez à cet onglet. Modifiez le service et cliquez sur le bouton « ou » pour obtenir un ensemble supplémentaire correspondant. Configurez ensuite un emplacement pour qu’il corresponde à “Bénévole 1” et l’autre à “Bénévole 2”, comme dans la capture d’écran ci-dessous.
Scénarios plus complexes
En utilisant la technique décrite ci-dessus, il devrait être clair comment associer un plus grand nombre de bénévoles, mais il est également possible de créer des scénarios encore plus complexes. Vous pouvez afficher différentes disponibilités pour un groupe différent, par exemple en leur donnant la possibilité de réserver avant d’autoriser les plus jeunes. Nous avons décrit un certain nombre de scénarios complexes dans la documentation sur combiner des horaires. De plus, chaque planning a la capacité de lire les disponibilités à partir d’un calendrier Outlook ou Google, ou d’y publier des rendez-vous, ce qui permet encore plus de flexibilité en se connectant à des services Web en dehors de SuperSaaS.
Pour autant que nous le sachions, la possibilité de combiner des calendriers comme celui-ci est unique à SuperSaaS. En termes mathématiques, cela s’appelle une logique « ET, OU et NON » sur l’espace disponible dans un planning. Mais ne vous inquiétez pas si cela ne vous dit rien : le résultat final devrait être que vous puissiez adapter votre outil de prise de rendez-vous à votre entreprise, et non l’inverse. Si vous rencontrez des problèmes imprévus, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir l’aide de notre équipe d’assistance.