Il est important que les clients et les collègues puissent vous joindre facilement, mais le simple fait d’indiquer votre numéro de téléphone dans votre signature électronique peut entraîner un cycle sans fin d’appels manqués. La solution consiste à utiliser un outil de prise de rendez-vous en ligne et à le mettre dans votre signature électronique. Nous allons vous montrer comment y parvenir avec SuperSaaS.
Nous devons essentiellement faire deux choses : 1. Configurez un planning en ligne adapté 2. Ajoutez un lien ou un bouton vers ce planning à votre signature électronique
Nous discuterons également de l’ajout de fonctionnalités plus avancées, comme les intégrer à Instagram ou Facebook et la synchronisation automatique avec votre calendrier Google, Zoom ou Outlook. Si le lien de réservation apparaît sur Instagram ou Facebook, le guide tailles d’images sur les réseaux sociaux évite les recadrages gênants dans les aperçus des liens.
Mettre en place un calendrier adapté pour prendre vos rendez-vous
Pour prendre des réunions personnelles en tête-à-tête, vous souhaiterez probablement un processus simple « à faible friction » : demandez simplement aux personnes de saisir leur date préférée et de laisser leurs coordonnées. Regardez ce calendrier de démonstration que nous avons créé :
- Il ne demande pas de connexion ou d’inscription, juste des coordonnées
- Nous l’avons un peu embelli en permettant à l’utilisateur de sélectionner une durée de réunion
- Il utilise la vue “widget” qui s’adapte automatiquement aux utilisateurs mobiles ou de bureau
Si vous configurez ce calendrier pour vous-même, vous souhaiterez probablement commencer par créer un compte. Ensuite, vous voudrez probablement ajouter :
- Récupérez la disponibilité depuis votre Google ou Outlook personnel, afin de ne pas avoir à garder les deux synchronisés
- Ajoutez du texte ou une photo de vous au-dessus du widget
- Envoyer un e-mail de confirmation
Utilisez l’assistant pour créer un planning
Nous commençons par créer un Nouvel agenda depuis le tableau de bord. Le planning que nous avons choisi ici est un planning de type « Service », mais vous pouvez également choisir un planning de type « Ressource ». Nous sélectionnons « Aucune connexion nécessaire » et donnons un nom au planning. Ensuite, nous définissons différentes durées de réunion parmi lesquelles choisir. Si chaque rendez-vous a la même durée, ou si vous souhaitez proposer à votre utilisateur de choisir une durée de réunion, alors le planning de type « Ressource » sera plus adapté. En complétant cette étape, vous obtenez déjà un programme de base que vous pouvez essayer.
Personnalisez votre emploi du temps
Sur la page Superviser, onglet « Synchroniser », vous pouvez connecter votre emploi du temps à un calendrier personnel dans Google ou Outlook, pour vous assurer que les gens ne réservent pas dans des endroits où vous avez déjà prévu autre chose. De plus, sur la page Configuration, onglet « Processus », vous souhaiterez peut-être ajouter un e-mail de confirmation à envoyer. Vous pouvez modifier le contenu de cet e-mail dans l’onglet “Mise en page”. Une bonne chose à ajouter au bas de l’e-mail serait :
$nourl $modurl $ical
Cette incantation indique au système de remplacer le lien vers le calendrier dans l’e-mail, par un autre que les utilisateurs peuvent utiliser pour modifier leur rendez-vous. Il ajoute également une pièce jointe appelée iCalendar qui peut être automatiquement lue par leur programme de calendrier s’ils en utilisent un.
Ajouter des options avancées
Il existe un certain nombre d’autres options que vous pourriez envisager d’ajouter, par exemple :
- Vous pouvez envoyer un email de rappel peu avant la réunion
- Vous pouvez demander au système de créer une réunion Zoom pour chaque rendez-vous et d’ajouter un lien vers celle-ci dans le courrier
- Vous pouvez vous envoyer un avertissement dans Slack lorsqu’une réunion change ou est sur le point de commencer
Nous ne reviendrons pas ici sur les paramètres de tous ceux-ci. La plupart des paramètres devraient être assez faciles à découvrir, sinon le champ de recherche du page de documentation serait l’endroit idéal pour commencer à chercher.
Ajoutez un lien ou un bouton à votre signature email
Maintenant que nous avons un endroit où envoyer vos clients, nous souhaitons le leur faire savoir. Bien sûr, vous pouvez mettre le lien vers votre planning sur votre site web ou vos réseaux sociaux. Mais souvent, vos clients liront un e-mail de votre part lorsqu’ils décideront de se connecter. Il est donc logique de mettre un lien dans votre signature électronique.
Tous les programmes de messagerie vous permettent d’ajouter une signature à votre courrier électronique, mais ils diffèrent par des détails, par exemple s’ils peuvent stocker plusieurs signatures différentes pour différentes occasions. La plupart du temps, leurs fonctionnalités devraient être simples à comprendre, sinon un rapide Google devrait vous aider à comprendre les fonctionnalités avancées.
Le plus simple est de copier/coller le lien vers votre planning dans la signature. Nous pourrons ensuite nous appuyer sur cela en rendant le lien cliquable, puis vous pourrez styliser votre lien sous la forme d’un bouton indiquant « Réservez un rendez-vous avec moi ». Mais je pense que la plupart des gens voudront utiliser le bouton, alors commençons par ça.
Créer un bouton stylé
Nous avons ajouté une page interactive sur notre site qui fera l’essentiel du travail à votre place, regardez ceci Générateur de boutons. Assurez-vous que vous êtes connecté au site, de cette façon le générateur de boutons affichera un bouton qui renvoie à votre emploi du temps plutôt qu’à un emploi du temps de démonstration.
Tout d’abord, jouez avec les options de cette page pour donner au bouton le texte, la couleur et la taille que vous aimez.
dans le coin supérieur droit.
Ne copiez pas le texte du presse-papiers inférieur sur cet écran, car cela vous donnerait le bouton sous forme de code HTML plutôt que sous forme de bouton stylé.
Enfin, collez le bouton dans votre signature email et enregistrez la signature.
Créer un lien au lieu d’un bouton
Vous pensez peut-être qu’un lien modeste semble plus professionnel qu’un bouton coloré. Pas de problème, vous pouvez retrouver le lien vers votre planning sur la page de configuration, ou en copiant simplement la barre du navigateur lorsque vous consultez le planning. Vous pouvez ensuite coller ce lien dans l’e-mail, mais vous voudrez sans doute qu’il dise « Réserver une réunion » au lieu du lien brut. Pour créer un lien cliquable :
- Tapez d’abord le texte du lien, par ex. “Planifiez un rendez-vous avec moi”
- Sélectionnez ces mots avec votre souris
- Tapez ctrl-K (Windows) ou ⌘K (Mac) pour transformer le texte en lien
- Collez l’URL dans la fenêtre contextuelle qui aurait dû apparaître
- Et puis enregistrez la signature
Essayez-le !
Et c’est tout, mais vous devriez vraiment vous envoyer un e-mail et essayer tout le processus du début à la fin, pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Il serait embarrassant que vos clients se retrouvent coincés quelque part, alors il vaut mieux que vous le remarquiez vous-même.
Modifier l’apparence avec les paramètres de requête
Vous pouvez modifier l’apparence d’un planning en ajoutant des paramètres de requête à votre lien.
Par exemple, dans la démo ci-dessus, nous avons sélectionné la vue « widget » en ajoutant ?view=widget à la fin du lien.
Cette page de démonstration montre plusieurs autres façons de formater un planning.
Et vous pouvez également ajouter un paramètre pour définir par défaut le calendrier sur une date spécifique, utile si vous souhaitez que quelqu’un planifie un événement spécifique.
Par exemple, ?month=12&day=25 ouvrira le calendrier le jour de Noël.
Alors, comment ajouter ces paramètres au lien dans votre signature électronique ? Placez simplement votre curseur sur le bouton ou le lien et tapez ctrl-K (Windows) ou ⌘K (Mac). Cela devrait ouvrir une fenêtre contextuelle avec le lien que vous pourrez ensuite modifier. Et, après avoir effectué la modification, vous souhaiterez peut-être vous envoyer à nouveau un e-mail pour tester si cela fonctionne comme prévu.
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