Fini les doubles réservations ou les conflits avec un planning personnel sur votre système de réservation. SuperSaaS vous permet de personnaliser la disponibilité de votre prise de rendez-vous, de gérer les heures de réservation et de travailler avec plusieurs calendriers. Dans cet article de blog, nous expliquons les différentes manières de personnaliser et d’afficher la disponibilité dans SuperSaaS.
- Configuration de la disponibilité
- Définissez vos disponibilités hebdomadaires récurrentes sur le planning
- Gérer la disponibilité pour des dates spécifiques
- Limitez votre plage de dates de disponibilité
- Bloquez manuellement certaines plages horaires de votre planning
- Contrôlez la façon dont la disponibilité est affichée et appliquée sur votre planning
- Définissez les horaires de votre planning visibles par vos clients
- Autoriser les utilisateurs ou super-utilisateurs à créer des réservations en dehors des heures d’ouverture
- Assurez-vous que tous les rendez-vous se situent pendant vos heures d’ouverture
- Gérer vos disponibilités avec plusieurs calendriers
- Évitez les conflits avec les engagements personnels en synchronisant avec le calendrier Google
- Gardez tous les calendriers à jour en ajoutant les détails de vos rendez-vous depuis SuperSaaS
Configurer la disponibilité
1. Définissez vos disponibilités hebdomadaires récurrentes sur le planning
Gérez vos jours de travail et vos horaires d’ouverture pendant lesquels vous souhaitez que votre planning soit disponible. Vous pouvez sélectionner les jours où vous souhaitez accepter les réservations et ajouter également des jours de congé pour vous ou l’organisation. Ensuite, entrez les heures d’ouverture pour chaque jour individuellement.
Il n’est pas pratique de rester disponible toute la journée quand on souhaite également prendre en compte les heures de déjeuner ou réserver seulement quelques heures chaque jour à d’autres travaux. Vous pouvez en tenir compte en répartissant les horaires d’ouverture sur votre planning.
Vous pouvez définir votre disponibilité via Nom du programme > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué :
2. Gérer la disponibilité pour des dates spécifiques
Vous avez peut-être des engagements importants certains jours, des vacances à venir, ou peut-être souhaitez-vous simplement bloquer certaines plages horaires de votre agenda. Gérez ces exceptions en fermant complètement le planning ou en créant des horaires de travail différents pour ces dates (ou plages de dates) spécifiques.
Vous pouvez ajouter de telles exceptions au système via Nom du programme > Superviser > Jours spéciaux > Ajouter une nouvelle exception comme indiqué :
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer une exception », vous pouvez afficher vos jours spéciaux répertoriés sous « Exceptions de disponibilité » sur la même page au-dessus de cette case.
Remarque : Il est possible de supprimer une seule ou toutes ces exceptions en cliquant facilement sur le bouton en forme de croix rouge situé du côté droit de chaque exception de jour spécial.
3. Limitez votre plage de dates de disponibilité
Par défaut, votre planning est ouvert aux réservations pour une durée indéterminée. Vous pouvez modifier ce délai en fonction de vos besoins individuels. Lorsque vous gérez un événement spécial, un atelier ou une session disponible uniquement entre certaines dates, vous pouvez choisir d’ouvrir votre planning uniquement pendant un intervalle de temps spécifique.
Vous pouvez limiter la disponibilité du planning durant un intervalle de temps donné via l’onglet Nom du planning > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué :
Cela rend votre planning inaccessible aux utilisateurs en dehors de la plage de dates disponible.
4. Bloquez manuellement certaines plages horaires de votre planning
Parfois, vous souhaiterez peut-être bloquer certaines plages horaires ou certains jours de votre agenda. Il existe plusieurs façons de bloquer du temps sur votre agenda. L’un des moyens les plus simples consiste à bloquer votre propre temps. En tant qu’administrateur, vous n’êtes pas lié par des limites, vous pouvez donc facilement effectuer une réservation de plusieurs jours et éviter toute contrainte de temps.
Afin de créer une réservation de plusieurs jours, vous pouvez simplement cliquer sur Nom du planning > Utiliser et cliquer sur le planning pour créer la réservation. Voici un exemple de réservation sur plusieurs jours :
Ce type de réservation compte comme une seule réservation dans le système et est comptabilisé dans votre total.
D’autres moyens de bloquer du temps incluent la création d’exceptions pour des jours spéciaux, l’ajustement temporaire des heures d’ouverture de votre agenda et la synchronisation de votre agenda SuperSaaS avec le calendrier Google. Ces méthodes vous permettent de bloquer du temps sur votre agenda sans réduire le nombre de réservations possible sur votre compte.
Contrôlez la façon dont la disponibilité est affichée et appliquée sur votre planning
5. Gérez les horaires visibles sur votre planning
Les réunions peuvent prendre la majeure partie de votre journée et des horaires de réunion irréguliers peuvent nuire à votre productivité. Même si vous ne pouvez pas modifier les horaires de travail, vous pouvez certainement encourager les utilisateurs à prendre rendez-vous à certaines heures. Vous pouvez y parvenir en gérant les heures visibles sur votre planning de réservation.
Vous pouvez contrôler les heures visibles sur votre planning via l’onglet Nom du planning > Configurer > Disposition comme indiqué :
Veuillez noter : les heures visibles diffèrent des heures d’ouverture indiquées sur votre agenda. Les heures visibles sont les heures affichées sur votre planning pour vos utilisateurs, tandis que les heures d’ouverture sont les heures pendant lesquelles vous souhaitez accepter les réservations sur votre planning.
6. Autoriser les utilisateurs ou superutilisateurs à créer des réservations en dehors des heures d’ouverture
Utilisez les informations sur les heures d’ouverture pour rendre votre agenda visuellement attrayant. Pour le confort de votre utilisateur, vous pouvez lui permettre de prendre rendez-vous en dehors des heures d’ouverture.
Vous pouvez autoriser les réservations en dehors des heures d’ouverture via Nom du programme > Configurer > Heures d’ouverture comme indiqué ci-dessous :
Si vous souhaitez plutôt limiter cette fonctionnalité à l’administrateur et aux membres du personnel de votre équipe (superutilisateurs dans le système), vous pouvez choisir cette option via Nom du programme > Superviser > Heures d’ouverture, comme indiqué :
7. Assurez-vous que tous les rendez-vous se situent entre vos heures d’ouverture
Ne soyez pas frustré lorsque l’heure de fin du rendez-vous tombe en dehors de vos heures d’ouverture. Assurez-vous que le système n’accepte les rendez-vous que durant les heures d’ouverture.
Vous pouvez y parvenir via Nom du programme > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué :
Gérer vos disponibilités avec plusieurs calendriers
8. Évitez les conflits avec vos engagements personnels en synchronisant avec l’agenda Google
Fini les doubles réservations ou les rendez-vous officiels qui entrent en conflit avec vos engagements personnels. Synchronisez simplement votre calendrier Google avec votre agenda SuperSaaS et évitez les rendez-vous qui se chevauchent. Suivez ce didacticiel vidéo rapide pour configurer votre synchronisation avec le calendrier Google :
Lisez notre article de blog précédent, dans lequel nous avons expliqué comment obtenir des mises à jour instantanées de votre planning SuperSaaS vers votre calendrier Google.
9. Gardez tous les calendriers à jour en ajoutant les détails de votre rendez-vous depuis SuperSaaS
Gérer plusieurs agendas peut vite devenir fastidieux. Si vous souhaitez faciliter la synchronisation des détails des rendez-vous avec d’autres programmes de calendrier pour vous et vos clients, vous pouvez facilement ajouter vos réservations SuperSaaS à d’autres calendriers en exportant les rendez-vous.
Exporter chaque réservation individuellement
Vous pouvez exporter des réservations individuelles en cliquant sur le créneau de rendez-vous puis en cliquant sur le petit bouton iCal dans le coin inférieur droit du créneau comme indiqué :
Lorsque vous ouvrez ce fichier iCal dans d’autres programmes de calendrier, les informations du rendez-vous sont directement ajoutées à votre calendrier.
Autorisez vos clients à ajouter les détails de la réservation à leur calendrier
Chaque fois qu’un utilisateur effectue une réservation, vous pouvez automatiquement joindre les détails à la notification sous forme de fichier iCal. Vous pouvez y parvenir en utilisant le mot magique $ical dans vos messages de notification.
Remarque : les mots magiques sont du texte automatique qui est automatiquement remplacé par une valeur dynamique lorsque le message est généré. Vous pouvez trouver la liste complète des mots magiques dans notre documentation d’assistance.
Vous pouvez personnaliser vos messages pour qu’ils contiennent le fichier iCal via l’onglet Nom du programme > Configurer > Mise en page, comme indiqué :
Lorsque vous conservez le message par défaut, vous pouvez simplement ajouter le mot magique $ical dans la case ci-dessus. Voici un aperçu de la façon dont votre message de confirmation apparaîtra à un utilisateur de Gmail :
L’e-mail peut apparaître dans un format différent pour d’autres fournisseurs de messagerie. Cependant, le fichier iCal sera toujours joint à l’e-mail, quel que soit le fournisseur.
CONSEIL : Lisez notre article de blog sur la personnalisation de vos e-mails et messages texte.
En plus de personnaliser votre disponibilité, vous pouvez également ajouter des disponibilités avancées ou des contraintes de réservation. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la définition de ces contraintes de réservation ici.
Pour toute question spécifique sur la configuration de votre disponibilité dans SuperSaaS, n’hésitez pas à nous contacter.