Les employés retournent au bureau partout, mais la vie au bureau n’est plus tout à fait la même qu’avant. Vous avez peut-être déménagé dans un bureau plus petit ou dans un espace de coworking, où les espaces de travail peuvent être partagés. Dans ces cas, l’utilisation de prise de rendez-vous en ligne peut contribuer à garantir qu’il y a un bureau ou un espace de travail libre pour tout le monde. Votre bureau dispose-t-il de salles de réunion ? Créez un calendrier supplémentaire et donnez-lui accès à tous les employés.
Découvrez comment configurer un système de réservation ou de location dans cette courte vidéo :
Comment créer votre calendrier de bureau
Vous pouvez créer des calendriers uniques (planifications des ressources dans SuperSaaS) pour chaque espace de travail et les combiner tous dans un calendrier global (planification des services). De cette façon, vous pouvez voir tous les espaces de travail dans un aperçu organisé.
Le moyen le plus rapide et le plus simple consiste à créer un calendrier pour plusieurs ressources, qui inclut chaque espace de travail disponible pour que les employés puissent réserver. Créez ensuite un calendrier de service avec les heures disponibles pour lesquelles les employés peuvent réserver un espace de travail.
Si vous n’avez pas besoin d’une vue d’ensemble, un planning de capacité avec des plages horaires est également une option. Dans ce cas, vous pouvez plafonner la capacité pour chaque plage horaire. Cela garantit qu’il y a suffisamment de bureaux pour chaque employé, mais qu’ils ont la liberté de choisir un espace de travail vide à leur arrivée. En option, vous pouvez ajouter une liste d’attente pour remplir les espaces de travail laissés vides pour cause de maladie.
Apprenez-en davantage sur les différents calendriers.
Remarque : Il n’y a aucune limite sur le nombre de calendriers que vous pouvez créer, même avec la version gratuite, donc le nombre d’espaces de bureau dont vous disposez n’a pas d’importance.
Créez un calendrier pour vos salles de réunion afin de pouvoir rencontrer des clients
Pour vos salles de réunion, il est probablement plus simple de créer un calendrier supplémentaire. Vous pouvez choisir d’utiliser un planning de capacité si vous devez limiter le nombre de personnes pouvant partager la salle, ou un planning de ressources si vous autorisez une seule personne à réserver la salle à une heure précise. De plus, si votre bureau reçoit des clients, vous pouvez également utiliser le calendrier des salles de réunion pour réserver un espace de réunion calme et éviter les chevauchements ou les doubles réservations.
Apprenez-en davantage sur la configuration d’un calendrier pour votre salle de réunion dans notre didacticiel.
Ajoutez une liste d’attente lorsque tous les espaces de bureau sont occupés
Il est possible d’ajouter une liste d’attente afin que les employés puissent s’inscrire si le calendrier du bureau est déjà plein. En SuperSaaS, cette option est disponible pour tous les plannings de capacité. Ainsi, si un employé tombe malade ou décide finalement de travailler à domicile, l’employé suivant reçoit une notification et peut se rendre au bureau ce jour-là. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez toujours tirer le meilleur parti de votre espace de bureau sans avoir à gérer la capacité manuellement.
Explorez comment mettre en œuvre une liste d’attente.
Pensez à utiliser un système de crédit pour répartir l’espace de manière égale
Vous souhaiterez peut-être rendre le bureau accessible à tous de manière égale. Une excellente solution serait d’accorder un crédit à chaque employé. Ils peuvent « dépenser » ce crédit pour réserver un espace de travail au bureau. De cette façon, vous pouvez garantir que chacun ait la possibilité de travailler au bureau.
Conseil : Si vous souhaitez réinitialiser automatiquement les niveaux de crédit chaque mois, vous pouvez configurer un crédit de départ qui se réinitialise chaque mois. De cette façon, vous n’avez pas besoin d’ajouter manuellement du crédit chaque fois qu’un employé a utilisé tout son crédit. Bien sûr, il pourrait être plus facile de suivre la fréquentation si vous ajoutez le crédit vous-même.
Lisez notre tutoriel sur la façon de mettre en œuvre un système de crédit.
Informez vos employés des nouvelles politiques de l’entreprise
Pour vous assurer que vos employés sont informés de toute politique d’entreprise nouvelle ou existante, vous pouvez choisir de les informer par e-mail ou par SMS. Si vos employés partagent leur bureau, il peut être utile d’envoyer une notification avant une journée de travail au bureau pour rappeler à chacun de vider son bureau à la fin de la journée.
Découvrez comment configurer des rappels pour votre bureau.
Une autre option serait d’ajouter un formulaire à votre processus de réservation pour informer vos employés des politiques de votre entreprise. Vous pouvez également ajouter une case à cocher afin que les employés indiquent qu’ils ont lu les politiques avant de pouvoir continuer. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez vérifier que les employés ont lu les nouvelles mises à jour.
Découvrez comment mettre en place un formulaire.
Si vous utilisez un planning de capacité et que vous ne souhaitez pas envoyer une copie de la politique de votre entreprise chaque fois qu’un employé planifie une journée de travail, vous pouvez choisir d’envoyer une notification manuellement (dans votre propre application de messagerie). Vous pouvez facilement copier et coller les adresses e-mail de chaque utilisateur ayant réservé un créneau horaire spécifique en allant dans Superviser > Aperçu, puis en cliquant sur la loupe à côté dudit créneau horaire pour l’ouvrir, puis sur le lien “Envoyer par e-mail à tous dans cet emplacement” pour charger la liste des adresses e-mail.
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Créez un compte maintenant et commencez à économiser du temps et de l’énergie dans la gestion de la capacité de votre bureau. Utilisez la version gratuite de SuperSaaS financée par la publicité pour configurer votre emploi du temps et essayez-la jusqu’à ce que vous soyez satisfait. Les abonnements payants sans publicité commencent à 7 € et devraient suffire pour la plupart des bureaux. Si vous êtes bloqué et avez besoin d’aide, vous êtes les bienvenus à nous contacter auprès de notre équipe d’assistance.