Rester maître de la situation peut sembler impossible. C’est pourquoi il est toujours judicieux de suivre toutes vos tâches à l’aide d’un des nombreux outils de gestion des tâches disponibles en ligne. C’est pourquoi SuperSaaS a créé quelques modèles d’intégration qui automatiseront des processus pour vous en utilisant Asana, Todoist et Things. À chaque nouveau rendez-vous pris dans votre agenda SuperSaaS, le processus crée une tâche dans l’outil de votre choix.
Webhooks
Nous avons déjà évoqué les merveilleuses possibilités des webhooks. Les webhooks permettent à une application de communiquer et de déclencher des processus avec une autre application connectée en temps réel. Chez SuperSaaS, nous créons ces connexions via les programmes Zapier et Make, qui peuvent facilement vous aider à établir des communications entre plusieurs outils. Nous avons maintenant ajouté quelques nouveaux modèles qui mettront automatiquement à jour votre liste de tâches.
Les webhooks créeront une nouvelle tâche dans l’un des outils de gestion des tâches. Toutes les étapes de base sont couvertes, mais vous pouvez ajuster les options de l’outil de gestion des tâches pour mieux correspondre à vos souhaits et besoins. Vous pouvez ajouter vos propres notes, permettre à la tâche de se générer lorsqu’un message de rappel est envoyé depuis SuperSaaS, ou faire en sorte que la tâche soit envoyée à une personne spécifique.
Voici comment ça fonctionne
Dans l’exemple suivant, nous voulions créer une tâche pour chaque salle de réunion réservée, et la tâche contiendrait des notes sur tout ce qui devait être préparé dans cette salle de réunion particulière. Avec l’intégration configurée — dans Zapier ou Make — voici le processus automatisé :
- Un utilisateur se rend sur notre agenda et prend un rendez-vous pour la salle de réunion souhaitée avec toutes les demandes spéciales détaillées (café ou thé, déjeuner ou collation, etc.).
- Les informations sont envoyées à Zapier ou Make, qui les transmettent à l’outil de gestion des tâches utilisé.
- L’outil de gestion des tâches crée une tâche avec tous les détails du rendez-vous.
Il existe d’autres exemples de la façon dont ces intégrations sont utiles pour un fonctionnement fluide. Par exemple, nous voulions informer le personnel d’entretien lorsqu’il y a une pause entre les réunions dans la salle afin qu’il puisse intervenir, nettoyer la salle et la remettre en ordre pour la prochaine utilisation. Cela peut facilement être réalisé de la façon suivante :
- Les réunions réservées sur le calendrier SuperSaaS auront des heures de début et de fin spécifiées.
- Les informations sur l’heure sont envoyées à Zapier ou Make, qui communiquent ces détails à l’outil.
- L’outil de gestion des tâches envoie une notification au personnel d’entretien concernant la fin de la réunion 30 minutes avant, lui donnant suffisamment de temps pour collecter les fournitures et être prêt à ranger l’espace.
Un autre exemple pourrait concerner la planification d’un cours d’art. Il est très important que le professeur d’art soit informé à l’avance du nombre de personnes qui assisteront au cours et du nombre de toiles ou autres fournitures dont il pourrait avoir besoin. Il existe désormais un moyen simple de le faire grâce à l’intégration de l’outil de gestion des tâches :
- Le professeur d’art configure son agenda SuperSaaS pour cesser d’accepter des réservations 48 heures avant le cours.
- Le nombre de participants prévu est envoyé au professeur d’art ainsi qu’un rappel pour acheter des fournitures artistiques via les intégrations Zapier ou Make avec Asana.
Plutôt simple, n’est-ce pas ? Cette intégration est particulièrement utile pour suivre les tâches récurrentes telles que les travaux de préparation. Vous pouvez ajouter des notes standard à la tâche qui apparaîtront à chaque fois. Par exemple, des instructions communes sur la configuration et le protocole peuvent être listées. Quelques outils de gestion des tâches permettent également d’associer un membre spécifique de l’équipe à la tâche, de sorte que seul ce membre reçoive une notification à ce sujet dans sa boîte de réception. Vous pouvez également ajouter ou modifier des options personnalisées supplémentaires, en fonction de l’outil de gestion des tâches que vous utilisez. Cliquez sur l’un des liens ci-dessous pour commencer à configurer l’intégration souhaitée.
Zapier
En utilisant un compte Zapier, vous pouvez trouver les intégrations que SuperSaaS propose pour la planification des tâches. Vous pouvez commencer en sélectionnant l’un de ces liens correspondant au logiciel de gestion des tâches que vous utilisez ou souhaitez utiliser à l’avenir :
Make
Après avoir créé ou vous être connecté à un compte Make, vous pouvez trouver les intégrations que SuperSaaS a pour les outils de gestion des tâches. Cliquez sur l’un des liens ci-dessous pour commencer à connecter SuperSaaS à l’outil de gestion des tâches de votre choix :
Si vous avez des questions relatives à SuperSaaS et à ses intégrations, n’hésitez pas à nous contacter.