Avez-vous déjà réfléchi à la meilleure manière de collecter des fichiers de vos clients ? Recevoir des fichiers par e-mail peut être accablant, et la gestion des fichiers peut être fastidieuse et chaotique. Découvrez comment l’intégration de Dropbox pour SuperSaaS peut vous aider à collecter en toute sécurité des données de vos clients et à les garder organisées.
Collecte de données via des formulaires
Ajouter des formulaires au processus de réservation permet à vos clients de fournir des informations supplémentaires et de télécharger des fichiers. Des lettres de motivation et des CV aux formulaires de candidature, ils peuvent tout soumettre via un seul formulaire. Tous les documents soumis par vos clients seront immédiatement téléchargés depuis le navigateur du client vers le dossier lié dans votre compte Dropbox.
Lors de la création d’un formulaire, vous avez la possibilité d’intégrer un bouton de téléchargement de fichier, qui vous demande ensuite de vous connecter à Dropbox. Dans notre documentation, nous expliquons en détail comment vous pouvez lier votre Dropbox à votre compte SuperSaaS. Après avoir lié Dropbox, vous pouvez ajouter la section ‘téléchargement de fichier’ à votre formulaire. Chaque bouton de téléchargement de fichier permet à votre client de télécharger exactement un document. Si vos clients ont besoin de télécharger plusieurs fichiers, vous pouvez ajouter plusieurs boutons de téléchargement de fichiers à votre formulaire.
Plusieurs formulaires
Dans SuperSaaS, vous pouvez créer plusieurs formulaires à diverses fins. Par exemple, un photographe pourrait permettre aux clients de télécharger des images d’inspiration lors de la planification d’une séance photo, ou un institut de langue pourrait collecter des devoirs pour chaque cours à venir. Tout comme les formulaires peuvent être utilisés pour différents objectifs, ils peuvent également être utilisés de diverses manières.
Lier un formulaire à un (nouveau) utilisateur
Voulez-vous que les clients ne soumettent certains fichiers ou informations qu’une seule fois ? Alors, vous pourriez envisager d’ajouter un formulaire à un utilisateur au lieu d’une réservation. Lorsqu’un formulaire est ajouté à un utilisateur, vos clients n’ont qu’à remplir le formulaire lorsqu’ils s’inscrivent en tant que nouvel utilisateur. Vous avez déjà des clients avec un compte existant ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez ajouter le formulaire au processus d’inscription et laisser les utilisateurs existants remplir le formulaire la prochaine fois qu’ils se connectent à leur compte en utilisant le paramètre ‘comme ci-dessus, mais exiger également des utilisateurs existants sans formulaire de compléter un lors de leur prochaine visite’.
Les formulaires liés aux utilisateurs sont excellents lorsque vous souhaitez les utiliser comme formulaires d’inscription pour des adhésions, des étudiants, ou pour communiquer vos termes et accords.
Dans un processus de réservation
Ajouter des formulaires au processus de réservation présente de nombreux avantages. Cela crée l’opportunité pour vous d’offrir des services supplémentaires, de fournir des informations ou de demander des fichiers nécessaires pour le rendez-vous. Les formulaires SuperSaaS sont pratiques lorsque les clients n’ont pas besoin de créer un compte pour réserver avec vous, mais vous avez toujours besoin de collecter des informations importantes pour leur réservation.
Autonome
Les formulaires ne doivent pas nécessairement être liés à un processus de réservation ou à un utilisateur, mais peuvent être utilisés seuls. Lors de la création d’un formulaire, vous pouvez choisir de créer des formulaires prêts à être intégrés ou à être utilisés seuls. Vous pouvez également convertir des formulaires autonomes en formulaires intégrés et vice versa.
La plus grande différence entre les deux est qu’un formulaire autonome a sa propre URL. Votre audience peut facilement accéder à un formulaire autonome via votre site web ou via un lien partagé par vous. Les formulaires autonomes peuvent être pratiques pour collecter des retours sur votre service ou comme formulaire d’inscription pour un événement spécial.
Dropbox crée automatiquement des dossiers séparés pour chaque formulaire si vous avez plusieurs formulaires. Cela rend votre tableau de bord Dropbox beaucoup plus organisé.
Arrangement des fichiers
Collecter des données de plusieurs clients peut être accablant si elles ne sont pas correctement organisées. La manière la plus simple de collecter des fichiers est de les télécharger directement depuis les formulaires dans SuperSaaS. Les fichiers dans le formulaire sont téléchargés de votre Dropbox à votre ordinateur. Dans le formulaire sous superviser, vous pouvez facilement collecter des fichiers et les stocker par réponse. Pendant tout le processus, aucun fichier n’est sauvegardé ou traité sur nos serveurs SuperSaaS.
Si le téléchargement des fichiers prend trop de temps, une autre manière de reconnaître à quel client appartient quel fichier est de laisser les utilisateurs se connecter ou créer un compte. Le nom d’utilisateur du client sera automatiquement inclus dans le nom du fichier lorsqu’il est téléchargé dans le dossier Dropbox. Vous décidez si les utilisateurs s’inscrivent avec leur e-mail ou créent un nom de connexion personnel sur la page Contrôle d’accès dans votre tableau de bord.
Les fichiers téléchargés ne conserveront pas leur nom de fichier original lorsqu’ils sont stockés dans un formulaire. Par exemple, un document téléchargé avec le nom de fichier JaneDoeCV apparaîtra comme NomUtilisateur-combinaison-aléatoire-de-chiffres-et-lettres. Voir l’exemple suivant:
Les documents téléchargés par des utilisateurs sans nom d’utilisateur (par exemple, lorsqu’un formulaire est utilisé en dehors d’un processus de réservation), n’auront pas de nom d’utilisateur attaché à eux mais recevront uniquement un nom de fichier générique. Pour créer un aperçu dans Dropbox, vous pourriez vouloir trier les fichiers soit par type, extension, ou modifié.
Type divise les fichiers en types de documents, tels que les images et les documents. À ne pas confondre avec le filtre d’extension. Avec ce filtre, vous pouvez facilement voir quels fichiers sont des documents ou des images. C’est pratique lorsque vous devez collecter différents types de fichiers.
Extension classe les fichiers en formats. Avec le filtre de type, des documents de différents formats peuvent tomber sous le même type, cependant, avec le filtre d’extension, les fichiers ne sont regroupés ensemble que lorsqu’ils ont le même format. Par exemple, sous type, un fichier PDF sera probablement classé comme un document, mais dans le filtre extension, le PDF ne peut être trouvé qu’avec d’autres fichiers PDF.
Modifié montre les fichiers dans l’ordre de la dernière édition ou du dernier ajout. Cela pourrait être pratique lorsque vous avez besoin des derniers fichiers ajoutés à votre dossier.
Plus de conseils pour l’arrangement des fichiers
Dropbox offre des fonctionnalités d’automatisation pour automatiser les dossiers, rendant l’organisation des fichiers encore plus pratique. Avec l’automatisation Dropbox, vous pouvez choisir une catégorie pour trier les fichiers par, définir des règles pour renommer automatiquement les fichiers ou créer des étiquettes pour organiser et trouver des fichiers. Chaque dossier ne peut utiliser qu’une seule automatisation.
L’option de renommer les fichiers, également appelée convention de nommage dans Dropbox, peut être pratique lors du stockage des fichiers provenant de formulaires. Nous examinerons le paramètre date de téléchargement, mais il existe de nombreuses autres options que vous pouvez utiliser selon vos besoins.
Date de téléchargement : Avec cette fonction, Dropbox ajoute automatiquement la date de téléchargement au nom du fichier, ce qui facilite la visualisation de la date à laquelle les fichiers ont été téléchargés. Malgré avoir le filtre modifié, avec la convention de nommage de la date de téléchargement, vous pouvez immédiatement voir à quelle date les fichiers ont été créés et ajoutés au dossier.
En bref
Utilisez des formulaires pour permettre aux clients de télécharger des fichiers dans SuperSaaS. Les formulaires peuvent être liés à un processus de réservation mais peuvent également être utilisés comme formulaire autonome. Tous les fichiers téléchargés sont stockés dans votre compte Dropbox lié, où vous pouvez récupérer des documents. Dropbox crée des dossiers séparés pour chaque formulaire. Les documents téléchargés ne conserveront pas leur nom de fichier original mais recevront plutôt un nom de fichier générique, ce qui rend difficile l’identification du client auquel appartient le fichier. Comme solution, laissez vos clients remplir leur formulaire pendant qu’ils sont connectés, ou utilisez la convention de nommage Dropbox pour identifier quel utilisateur a téléchargé des fichiers ou à quelle date les fichiers ont été ajoutés à votre dossier Dropbox.