Avec plus de 1,08 million de personnes issues de diverses industries et secteurs travaillant dans des espaces de coworking rien qu’aux États-Unis, ces espaces sont devenus des lieux de création, d’innovation et d’opportunités passionnantes. Ils offrent des avantages tels qu’une communauté dynamique de travailleurs, une solution rentable pour les petites entreprises et les entrepreneurs, et des équipements de bureau sans les engagements et dépenses traditionnels qui y sont associés.
D’autres statistiques convaincantes incluent :
- Les États-Unis disposent d’espaces de coworking, représentant 18,3% de la population mondiale.
- Le marché du coworking aux États-Unis devrait enregistrer un TCAC de plus de 11 % entre 2022 et 2027.
- Près des trois quarts des espaces de coworking dans le monde deviennent rentables en deux ans dès leur lancement.
- Statista estime que d’ici fin 2024, il y aura 41 975 espaces de coworking dans le monde.
- Selon l’étude mondiale Enquête 2023 sur l’état du travail à distance, 22 % des entreprises paient pour des adhésions au coworking et 38 % des personnes interrogées souhaiteraient que leur entreprise paie ou propose cette option.
- À l’échelle mondiale, le marché des espaces de coworking devrait augmenter de 13,35 $ milliards, soit une croissance annuelle de 11 %, de 2021 à 2025.
Pour les entrepreneurs aux États-Unis, il est clair que lorsqu’il est bien géré, un espace de coworking peut être une entreprise réussie.
Si vous souhaitez créer et gérer ce type d’entreprise, ce guide explique comment le faire de la manière la plus rentable et la plus durable.
4 ÉTAPES POUR GÉRER AVEC RÉUSSITE UN ESPACE DE COWORKING
Utilisez ces conseils pour tracer la voie à suivre et créer votre entreprise :
Étape 1. Commencez par un modèle économique d’espace de coworking
La première étape consiste à créer un modèle économique solide. Les trois aspects les plus importants sont votre proposition de vente unique (USP), vos sources de revenus et vos coûts.
Développer une USP
Le nombre d’espaces de coworking augmente, vous devez donc distinguer le vôtre des autres. Concentrez-vous sur les points suivants pour commencer à développer l’USP de votre espace de coworking :
Identifiez votre public cible : Pensez aux secteurs spécifiques que vous souhaiteriez que votre espace attire, tels que les startups, les indépendants, les nomades numériques ou les propriétaires de petites entreprises. Vous pouvez également définir votre public cible en termes d’âge, de profession et d’autres facteurs. Vous souhaiterez peut-être que votre espace attire des consultants plus âgés, des rédacteurs et journalistes indépendants de tous âges, ou des concepteurs ou programmeurs.
Définissez votre modèle économique : disposerez-vous de bureaux partagés que les gens pourront utiliser selon le principe du premier arrivé, premier servi, ou adopterez-vous une approche hôtelière, dans laquelle les gens réservent des bureaux à l’avance ? Vous n’êtes pas limité à une seule de ces approches, vous préférerez donc peut-être avoir à la fois un bureau partagé et un hébergement pour répondre aux visiteurs de l’extérieur de la ville et à vos membres réguliers.
Fournissez des solutions rentables : Proposez des solutions adaptées aux budgets de votre marché cible. Les entreprises qui utilisent votre espace de coworking ont des budgets plus importants et potentiellement davantage d’exigences que les indépendants ou les personnes voyageant pour affaires.
Incluez diverses solutions, telles que des forfaits comprenant un bureau partagé, une connexion Wi-Fi gratuite, du café à volonté et l’utilisation de la cuisine et de l’espace commun destinés aux personnes disposant de petits budgets. Pour les startups ou les petites entreprises, vous pouvez créer un forfait comprenant des espaces de travail, l’utilisation d’un bureau, l’accès bihebdomadaire à une salle de réunion, l’accès à la cuisine et à l’espace commun, diverses commodités et du café sans fond.
Créez un espace de travail fonctionnel : Planifiez et créez des espaces de travail et salles de conférence et de réunion faciles à réserver entièrement équipés de meubles, d’équipements, d’une cuisine et d’autres commodités qui séduiront votre public cible, ainsi qu’une connexion Internet fiable et des services partagés.
Si votre public cible est constitué en grande partie de travailleurs indépendants seuls ou en petits groupes, ils apprécieront peut-être un mélange d’espaces communautaires et d’espaces calmes, des opportunités de réseautage et un accès 24h/24 et 7j/7 à votre espace de coworking. S’il s’agit de travailleurs à distance, assurez-vous de fournir une connexion Internet stable, un salon de coworking et un café à volonté. Ou, si votre cible est constituée de petites entreprises, proposez une technologie évolutive, des coûts opérationnels rationalisés et une gestion immobilière autonome.
Créez une communauté : Encouragez les professionnels ayant des parcours similaires à interagir, à partager leurs connaissances et à collaborer. Il existe différentes manières d’y parvenir, par exemple en organisant régulièrement des réunions sociales, des rencontres de réseautage ou des rassemblements sociaux, et en facilitant des programmes de mentorat.
Si vous gérez plusieurs types de réservations dans le même espace, notre guide sur les trois types d’agendas et la combinaison d’agendas peut vous aider à organiser vos flux de réservation.
Évaluez vos sources de revenus
La principale source de revenus des espaces de coworking réside dans les adhésions qu’ils vendent aux particuliers et aux entreprises. En plus des abonnements plus longs, certains espaces vendent également des pass journaliers, proposent des services supplémentaires et/ou concluent des partenariats potentiellement lucratifs.
Pensez aux sources de revenus telles que :
Frais d’adhésion : Offrez une variété d’options d’adhésion, telles que quotidiennes, mensuelles et annuelles.
Vous pouvez également créer des packages d’adhésion, tels que :
- Abonnements de base pour 30 $ par mois qui incluent une journée de visite par mois et un accès complet à toutes les commodités.
- Abonnements à temps plein pour 300 $ par mois qui incluent le bureau des membres où ils peuvent verrouiller et laisser leurs affaires, ainsi qu’un accès complet à toutes les commodités.
- Un forfait week-end pour 150 $ par mois, qui comprend un accès illimité aux hot desks uniquement le week-end, un accès complet à toutes les commodités, des réductions sur les billets d’événements et des réductions sur les salles de réunion en semaine ou sur la location de bureaux partagés.
Services supplémentaires : Pensez aux services supplémentaires que vous pouvez offrir et au prix que vous facturerez pour ceux-ci, comme les salles de conférence et de réunion. Ces modules complémentaires peuvent distinguer votre espace de coworking des concurrents. Vous pouvez également aller plus loin en proposant des services tels que les transferts depuis et vers l’aéroport, des assistants personnels, un bricoleur de bureau et des services de nettoyage, l’impression offset, des boissons alcoolisées et de la nourriture et des boissons.
Opportunités de partenariat potentielles : Essayez de trouver des opportunités de partenariat potentielles avec des fournisseurs d’équipements techniques, des traiteurs, des marques de café et de snacks et même de petites salles de sport. Si vous trouvez une salle de sport avec laquelle vous pouvez vous associer à proximité, ils peuvent soit aménager une petite salle de sport dans votre espace de coworking, soit permettre à vos membres de s’entraîner dans leurs locaux pendant une heure par jour, soit leur proposer un abonnement à une salle de sport à prix réduit.
Soyez réaliste quant aux coûts
Bien que ces entreprises puissent avoir des coûts de démarrage relativement faibles, il est important d’être réaliste quant au coût de création d’un espace de coworking. Obtenez des devis pour des coûts tels que la construction, l’équipement, le mobilier de bureau, l’infrastructure informatique et les logiciels, les licences et permis, les services publics, les salaires du personnel, le marketing et la publicité, la configuration de la connectivité, l’assurance et les frais juridiques.
Cette liste vous donne une idée des coûts potentiels pour créer ce type d’entreprise aux États-Unis :
Louer
2.163 $–7.000 $ par mois, qui peut inclure :
- Loyer de base
- Caution initiale
- Utilitaires
- Frais de strate ou d’entretien
Rénovations structurelles
465 $-518 $ par pied carré pour des travaux tels que :
- Réparations de fondations
- Extensions d’espace
- Restructuration des murs
Ces coûts pourraient être encore plus élevés si vous faites appel à l’aide d’un ingénieur en structure, ce qui peut coûter jusqu’à 15.000 $ en plus de frais horaires allant jusqu’à 250 $ et de frais de construction compris entre 5 % et 10 %.
Mobilier de bureau et design
1.000 $–1.500 $ par mètre carré pour un forfait d’aménagement comprenant :
- Nouveaux sols et bureaux
- Canapés et chaises de bureau mis à jour
- Éclairage et lampes modernes
Infrastructure et technologie
2 $–4 $ par pied carré pour un système de réseau plus les coûts d’équipement pour :
- Ordinateurs de bureau et moniteurs
- Matériel de vidéoconférence
- Scanners et imprimantes
Assurance
340,75 $ par mois pour une couverture de base comprenant :
- Assurance des biens
- Assurance responsabilité civile générale et actifs
- Incendie et sécurité physique
- Sécurité et confidentialité des données
Configuration juridique et administrative
200 $–1.000 $ par heure pour les honoraires d’avocat pour l’assistance concernant :
- Enregistrement d’entreprise
- Permis de zonage
- Conformité à la politique fiscale
- Rédaction des contrats d’adhésion/location
Marketing et image de marque
22.260 $ (ou 5 % de vos revenus) pour couvrir des dépenses telles que :
- Marketing par courrier électronique
- Bulletins
- Publicité sur les réseaux sociaux
- Optimisation des moteurs de recherche (SEO)
Commodités, fournitures de bureau et entretien
Les coûts varient en fonction de vos choix préférés pour des options telles que :
*Services de nettoyage * Refroidisseurs d’eau * Distributeurs automatiques * Places de parking * Café et collations gratuits
Étape 2. Choisissez l’emplacement et la conception de votre espace de coworking
Réfléchissez à l’emplacement et à la conception de votre espace de coworking, car ces éléments peuvent aider les membres potentiels à décider de rejoindre votre communauté. L’emplacement et la conception ont également un impact sur l’expérience globale de ceux qui utilisent votre espace.
Si votre public cible est principalement composé de pigistes, ils préféreront peut-être travailler dans un espace de banlieue calme et confortable, tandis que les start-ups technologiques à croissance rapide qui envisagent de trouver un bureau à long terme pourraient préférer un espace de coworking dans un endroit facilement accessible, dans une zone urbaine surpeuplée qui offre de nombreux réseaux et autres opportunités commerciales.
L’emplacement que vous choisissez doit être facile d’accès et proche des commodités telles que des restaurants, des magasins et des salles de sport. Il doit aussi être sécurisé et situé dans une zone abritant une communauté florissante d’entreprises, de startups et d’entrepreneurs. Vous pouvez rechercher des zones en vérifiant où se trouvent d’autres espaces de coworking et en faisant attention à qui les utilise et aux commodités qui se trouvent à proximité. Passez du temps à conduire ou à vous promener dans ces quartiers et effectuez des recherches plus approfondies sur Google Maps.
Votre espace de coworking doit avoir un agencement ouvert et flexible avec des espaces de détente, des espaces communs et des salles de réunion, ainsi qu’un mélange de postes de travail pour des hot desking, des bureaux dédiés, des bureaux privés, et salon/espaces sociaux. Incluez des équipements tels qu’une cuisine commune, des installations d’impression et de numérisation, des cabines téléphoniques privées et des salles de réunion avec matériel audiovisuel de bonne qualité. Assurez-vous que votre espace dispose de lumière naturelle, d’espaces verts et d’une identité de marque cohérente exprimée à travers des éléments de marque et un design d’intérieur.
Étape 3. Tenez compte des aspects juridiques et de la conformité
Comprendre les exigences légales pour garantir leur conformité est un élément important pour savoir comment gérer avec succès un espace de coworking. Ceux-ci incluent :
- Règles et politiques internes sur la responsabilité, les retards de paiement, le bruit et un code de conduite pour les employés et les membres.
- Une structure juridique pour votre entreprise, telle qu’une entreprise individuelle ou une société à responsabilité limitée.
- Toutes licences ou permis locaux nécessaires pour exploiter un espace de coworking.
- Enregistrement précis de votre activité commerciale.
- Assurance entreprise.
- Contrats d’adhésion complets.
Étape 4. Mettre en œuvre des stratégies clés pour une gestion efficace
Maintenant que vous avez posé les bases, il est temps de comprendre comment gérer avec succès un espace de coworking au quotidien.
Laissez-vous guider par votre vision et votre mission : Laissez la mission et la vision de votre espace de coworking guider vos décisions et façonner la culture et l’atmosphère de l’espace pour mieux servir votre marché cible.
Par exemple, La mission de Regus vise à aider des millions de personnes à passer une excellente journée au travail, chaque jour. Le fournisseur d’espaces de travail flexibles croit qu’il est important d’offrir aux entreprises le choix, la flexibilité et l’accès à une communauté prospère. L’énoncé de mission de Hub Coworking Hawaii est de créer différents espaces où différentes personnes peuvent se sentir en sécurité, être productives et sont accueillies et inspirées pour bien faire et faire le bien à Hawaï.
Engagez les bonnes personnes : Constituez une équipe de personnes dotées de superbes compétences en communication, orientées vers la communauté et le client. Assurez-vous qu’ils sont formés à leurs tâches respectives, qu’ils comprennent la vision et la mission de votre espace et qu’ils sont attentifs, serviables et réactifs.
Avant de commencer le processus d’embauche, réfléchissez à votre espace de coworking, à vos besoins et à ceux de vos membres pour vous aider à identifier les rôles clés à pourvoir. Des exemples de rôles clés incluent un coordinateur de communauté, un superviseur informatique, un promoteur de marque ou un responsable marketing, un assistant aux opérations et un assistant au développement des adhésions.
Une fois que vous avez identifié les rôles clés, élaborez des profils de poste complets qui décrivent les rôles et incluent des attentes claires et mesurables. Une fois que vous avez rédigé les profils d’emploi, faites de la publicité sur diverses plateformes telles que Indeed ou LinkedIn, dans la section Carrière ou Travailler avec nous de votre site Web, sur vos réseaux sociaux, sur les forums de coworking et sur les canaux communautaires.
Utilisez les conseils suivants pour intégrer vos nouvelles recrues :
- Planifiez une surprise pour leur premier jour, comme les emmener déjeuner.
- Personnalisez la façon dont ils sont accueillis, par exemple en les emmenant dans l’espace et en les présentant à leurs coéquipiers.
- Augmentez leurs interactions avec leur supérieur immédiat.
- Organisez un exercice de team building avec des brise-glaces.
- Donnez à vos nouvelles recrues des copies et des explications de leurs descriptions de poste.
- Soyez accessible et contactez-les régulièrement pendant le processus d’intégration.
Tirez parti de la technologie : Utilisez la technologie pour simplifier la gestion et l’administration et fournir aux membres tout ce qu’ils attendent d’un espace de coworking réputé. Automatisez les tâches administratives telles que les réservations de salles, la facturation et l’inscription des membres avec un logiciel de gestion de coworking.
SuperSaaS est l’une de ces technologies. Vous pouvez utiliser cette solution pour planifier du matériel tel que des équipements et des salles de réunion, définir des règles de réservation et des politiques d’annulation, créer et utiliser des listes d’attente, définir des événements, personnaliser les confirmations et les rappels par e-mail ou SMS, intégrer les options de paiement et limiter les réservations aux membres. Vous pouvez également ajuster l’apparence en fonction de votre image de marque, et vous pouvez intégrer un bouton ou un calendrier SuperSaaS sur votre site Web.
Offrez aux membres des solutions de hot desking polyvalentes et modernes ainsi que des plateformes en ligne robustes pour les réunions, la communication et le partage de ressources. Équipez les espaces partagés d’outils avancés qui facilitent les conférences et la collaboration fluides.
Par exemple, envisagez d’intégrer des technologies telles que Cadre soigné et Bar soigné, qui offrent des fonctionnalités de vidéoconférence et d’affichage interactif de haute qualité conçues pour améliorer les réunions virtuelles et en personne.
Ces outils peuvent rationaliser la planification d’événements, garantir une communication efficace et offrir une expérience globale supérieure à vos membres.
Évaluez et adaptez-vous régulièrement : Communiquez avec les membres via une plateforme CRM et collectez des données sur les performances financières et les taux d’occupation pour recueillir régulièrement des commentaires. Vous pouvez également suivre les interactions et les communications CRM pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre offre.
De plus, les enquêtes et les questionnaires sont excellents pour apprendre à connaître votre public, recueillir les commentaires et les opinions des membres et établir des relations. Ils sont faciles à mettre en œuvre et vous pouvez créer des questions ciblées pour obtenir les réponses dont vous avez besoin. Utilisez les suggestions des membres et les données que vous collectez pour identifier les domaines à améliorer et apporter des changements ou des adaptations qui répondent aux besoins changeants de votre marché cible.
Créez un espace de coworking qui favorise un succès continu
Savoir gérer avec succès un espace de coworking nécessite une préparation, un apprentissage continu et une adaptation. S’organiser ne se fait pas du jour au lendemain, mais avec les bons outils, plateformes et systèmes, vous pouvez rendre votre espace opérationnel et vous assurer qu’il offre aux membres tout ce dont ils ont besoin pour une expérience de travail fluide.
Utilisez les informations contenues dans ce guide pour créer un espace de coworking unique où les particuliers et les entreprises peuvent prospérer.
Découvrez comment configurer un système de réservation ou de location dans cette courte vidéo :
