Notre fonctionnalité « agir au nom » vous permet de prendre des rendez-vous pour vos utilisateurs avec leurs propres informations de connexion, tout en gardant un aperçu complet de toutes les réservations et à qui s’adresse chaque réservation. Cette fonctionnalité est conçue pour faciliter la planification pour vous et vos clients, en garantissant la fluidité de votre flux de travail sans perdre la trace des rendez-vous.
Découvrez comment créer un superutilisateur dans cette courte vidéo :
Dans ce blog, vous découvrirez :
- Comment la fonctionnalité « agir au nom » peut bénéficier à votre entreprise
- Pourquoi agir au nom d’un utilisateur peut être avantageux pour votre flux de travail
- Comment activer la fonctionnalité « agir au nom » lors de la réservation pour vos clients
Comment la fonctionnalité « agir au nom » peut bénéficier à votre entreprise
À une époque où la numérisation et l’automatisation dominent, il peut sembler inutile de proposer des options de réservation hors ligne. Bien que 50 % des personnes dans le monde préfèrent réserver en ligne, il existe toujours une raison d’envisager cette option. Recherche par Amra & Elma montre que 32 % des personnes aux États-Unis préfèrent toujours prendre rendez-vous en utilisant des pratiques hors ligne, telles que la réservation par téléphone ou en personne. Ce pourcentage varie cependant selon l’industrie.
Il existe également un troisième groupe que les entreprises négligent souvent : les bookers hybrides. Ces clients évoluent de manière fluide entre les canaux en ligne et hors ligne. Par exemple:
- Ils réservent leur premier rendez-vous chez le coiffeur en ligne, mais planifient leur prochaine visite en personne.
- Ils réservent via votre site internet mais appellent pour régler l’heure.
- Ils réservent numériquement mais réservent leur suivi via SMS ou d’autres plateformes de messages (par exemple WhatsApp, Telegram, etc.).
En permettant au personnel d’agir au nom des clients, vous offrez aux clients d’autres moyens de vous trouver, éliminant ainsi tout obstacle qui empêcherait les clients de réserver avec vous. Dans un monde hybride, le succès n’appartient pas aux entreprises dotées des flux de travail les plus avancés ou entièrement numériques, mais à celles qui s’adaptent aux différents besoins et préférences de leurs clients.
La numérisation peut ouvrir la voie, mais elle ne doit pas définir les limites de votre service. En permettant à votre équipe d’agir au nom des clients, vous connectez les réservations en ligne et hors ligne au sein d’un seul système, maintenant ainsi l’efficacité opérationnelle tout en offrant la flexibilité attendue par les clients.
Pourquoi agir au nom d’un utilisateur peut être avantageux pour votre flux de travail
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la fonctionnalité « agir au nom » peut être très utile dans votre flux de travail.
Premièrement, cela facilite l’administration. Vous gagnez des heures à déterminer quelle réservation appartient à quel client. Pas besoin de chercher dans toutes les réservations. Vous pouvez simplement rechercher l’utilisateur dans la page de gestion des utilisateurs et cliquer sur l’icône en forme de lunette pour afficher ses réservations à venir et même passées. Le tout est bien organisé et donne un aperçu clair de tous les rendez-vous de l’utilisateur. Cela peut s’avérer utile si un client souhaite soudainement annuler ou modifier un rendez-vous et n’est pas en mesure de le faire lui-même, ou s’il vous envoie un e-mail de dernière minute concernant le changement. Côté utilisateur, l’utilisateur peut également se connecter à son compte pour avoir un aperçu de ses réservations, afin de ne pas perdre de vue ses prochains rendez-vous.
Une autre raison d’utiliser cette fonctionnalité est de prendre en charge les réservations par téléphone ou en personne et de les placer sous le bon utilisateur, une solution appropriée si vos utilisateurs ne peuvent pas réserver en ligne. Comme indiqué précédemment, de nombreuses personnes préfèrent encore avoir la possibilité de réserver autrement qu’en ligne. Pensez à ceux qui ne maîtrisent pas le numérique ou qui effectuent des réservations hybrides, et qui apprécient la possibilité de choisir de prendre un rendez-vous de suivi en personne ou en ligne.
Si vous laissez les gens réserver par téléphone ou en personne, il ne vous sera peut-être pas toujours possible de prendre ces rendez-vous en personne. Surtout si vous travaillez, par exemple dans une clinique ou un salon, et que plusieurs personnes sont disponibles pour effectuer le même service. Ou, si vous disposez d’une réception où les assistants sont responsables des réservations et de l’enregistrement des clients. Dans ce cas, vous pouvez attribuer au personnel le rôle de superutilisateur dans SuperSaaS pour agir au nom de vos clients, rendant ainsi les rendez-vous en personne très faciles à planifier et à gérer pour votre personnel également. Cela vous donne, en tant qu’administrateur, plus de temps et d’espace pour effectuer d’autres tâches qui nécessitent votre attention.
Comment activer la fonctionnalité « agir au nom » lors de la réservation pour vos clients
Pour utiliser la fonctionnalité « agir au nom », vos clients auront besoin d’une connexion à un compte utilisateur. Sans compte utilisateur, le rendez-vous ne peut pas être lié à des utilisateurs individuels et la fonctionnalité n’apparaîtra pas sur les pages de planification.
Étape 1 : Exiger une connexion pour la réservation
Assurez-vous que votre emploi du temps oblige les utilisateurs à se connecter avant d’effectuer une réservation. Cette option spécifique peut être activée sur la page Configure > Access de votre planning.
Étape 2 : Créer ou importer des utilisateurs
L’option « agir au nom » n’est disponible que s’il y a des utilisateurs dans votre compte. Lorsque la réservation en ligne est activée et qu’une connexion est requise pour réserver, vos clients sont dirigés vers une page de connexion où ils peuvent créer un compte s’il s’agit de leur première réservation. Si un client ne peut pas créer son propre compte, vous pouvez soit :
- créer manuellement un profil utilisateur
- Importer des utilisateurs en masse
Les deux peuvent être effectués dans la section User Management. Nous expliquons cela plus en détail dans notre documentation.
Étape 3 : Utilisez l’icône “Agir en tant que”
Après vous être assuré d’avoir configuré le planning de manière à ce que vos clients doivent se connecter lors de la prise de rendez-vous et que vos utilisateurs se sont connectés, vous pouvez voir une petite icône apparaître dans vos pages de planning. Cette icône est l’icône « agir en tant que » et n’apparaît que si au moins un utilisateur est enregistré dans votre compte et que les paramètres sont correctement configurés.
Pour agir en tant qu’utilisateur :
- Cliquez sur l’icône et saisissez le nom de connexion du client
- Cliquez sur le nom d’utilisateur puis sur la coche verte
- Après avoir cliqué sur le nom d’utilisateur, le nom d’utilisateur sera affiché dans le coin droit du planning
- Vous pouvez désormais réserver au nom de l’utilisateur
Lors de la prise de rendez-vous, toutes les coordonnées du client seront automatiquement renseignées dans les champs de détail de la réservation. De plus, si les notifications par courrier électronique sont activées, le client recevra une confirmation du rendez-vous dans sa boîte de réception.
Après avoir créé avec succès un rendez-vous, passez simplement la souris sur le nom d’utilisateur ou sur l’icône agir en tant que. Vous verrez que le nom d’utilisateur sera barré et l’icône deviendra rouge. Cliquez simplement sur le nom d’utilisateur barré et vous n’agirez plus au nom de l’utilisateur. Une notification à l’écran apparaîtra également, confirmant que vous n’agissez plus au nom de l’utilisateur.
Pour résumer : agir au nom de vos utilisateurs est un excellent moyen d’optimiser votre flux de travail, en rationalisant l’administration tout en gardant un aperçu clair des réservations à venir et passées. Voulez-vous essayer ? Inscrivez-vous aujourd’hui pour obtenir votre compte SuperSaaS gratuit. Si vous avez besoin d’aide dans le processus, notre équipe d’assistance est prête à vous aider. Contactez-nous simplement via notre formulaire de commentaires.