Fini les doubles réservations ou les conflits avec un agenda personnel sur votre système de réservation. SuperSaaS vous permet de personnaliser vos disponibilités de prise de rendez-vous, de gérer les heures de réservation et de travailler avec plusieurs agendas simultanément. Dans cet article de blog, nous expliquons les différentes façons de personnaliser et d’afficher les disponibilités dans SuperSaaS.
- Configurer les disponibilités
- Contrôler l’affichage et l’application des disponibilités dans votre agenda
- Gérer vos disponibilités avec plusieurs agendas
Configurer les disponibilités
1. Définir vos disponibilités hebdomadaires récurrentes dans l’agenda
Gérez vos jours de travail et vos heures d’ouverture pendant lesquels vous souhaitez que votre agenda soit disponible. Vous pouvez sélectionner les jours où vous souhaitez accepter des réservations, et également ajouter les jours de fermeture pour vous ou l’organisation. Ensuite, saisissez les heures d’ouverture pour chaque jour individuellement.
Il est peu pratique de rester disponible toute la journée lorsque vous souhaitez également tenir compte des heures de déjeuner ou ne réserver que quelques heures par jour pour d’autres travaux. Vous pouvez en tenir compte en fractionnant les heures d’ouverture de votre agenda.
Vous pouvez définir vos disponibilités via Nom de l’agenda > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué :
2. Gérer les disponibilités pour des dates spécifiques
Vous pouvez avoir des engagements importants certains jours, des congés à venir, ou vous souhaitez simplement bloquer certains créneaux de votre agenda. Gérez ces exceptions en fermant complètement l’agenda ou en créant des horaires de travail différents pour ces dates spécifiques (ou plages de dates).
Vous pouvez ajouter de telles exceptions au système via Nom de l’agenda > Superviser > Jours spéciaux > Ajouter une nouvelle exception comme indiqué :
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer une exception », vous pouvez voir vos jours spéciaux répertoriés sous « Exceptions de disponibilité » sur la même page au-dessus de cette zone.
Remarque : Il est possible de supprimer tout ou partie de ces exceptions en cliquant simplement sur le bouton croix rouge sur le côté droit de chaque exception de jour spécial.
3. Limiter la plage de dates de disponibilité
Par défaut, votre agenda est ouvert aux réservations pour une durée indéfinie. Vous pouvez modifier ce cadre temporel en fonction de vos besoins individuels. Lorsque vous gérez un événement spécial, un atelier ou une session disponible uniquement entre certaines dates, vous pouvez choisir d’ouvrir votre agenda uniquement pendant un intervalle de temps spécifique.
Vous pouvez limiter la disponibilité de l’agenda pendant un intervalle de temps donné via Nom de l’agenda > Superviser > onglet Heures d’ouverture comme indiqué :
Cela rendra votre agenda inaccessible aux utilisateurs en dehors de la plage de dates disponibles.
4. Bloquer manuellement certains créneaux dans votre agenda
Parfois, vous pouvez souhaiter bloquer certains créneaux ou certains jours dans votre agenda. Il existe plusieurs façons de bloquer du temps dans votre agenda. L’une des façons les plus simples de bloquer certains créneaux ou jours est de les remplir avec votre propre réservation. En tant qu’administrateur, vous n’êtes pas soumis aux limites, vous pouvez donc facilement effectuer une réservation de plusieurs jours (et éviter toutes les contraintes de temps).
Pour créer une réservation de plusieurs jours, vous pouvez simplement cliquer sur Nom de l’agenda > Utiliser et cliquer sur l’agenda pour créer la réservation. Voici un exemple de réservation de plusieurs jours :
Ce type de réservation compte comme une seule réservation dans le système et est comptabilisé dans votre total.
D’autres façons de bloquer du temps incluent la création d’exceptions pour des jours spéciaux, l’ajustement temporaire des heures d’ouverture de votre agenda et la synchronisation de votre agenda SuperSaaS avec Google Agenda. Ces méthodes vous permettent de bloquer du temps dans votre agenda sans réduire les réservations du nombre total de réservations disponibles dans votre compte.
Contrôler l’affichage et l’application des disponibilités dans votre agenda
5. Gérer les heures visibles dans votre agenda
Les réunions peuvent occuper la majeure partie de votre journée, et des emplois du temps de réunion erratiques peuvent nuire à votre productivité. Même si vous ne pouvez pas modifier les heures de travail, vous pouvez certainement encourager les utilisateurs à créer un rendez-vous pendant certaines heures. Vous pouvez y parvenir en gérant les heures visibles dans votre agenda de réservation.
Vous pouvez contrôler les heures visibles dans votre agenda via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Mise en page comme indiqué :
Veuillez noter : Les heures visibles diffèrent des heures d’ouverture de votre agenda. Les heures visibles sont les heures affichées dans votre agenda pour vos utilisateurs, tandis que les heures d’ouverture sont les heures pendant lesquelles vous souhaitez accepter des réservations.
6. Permettre aux utilisateurs ou superviseurs de créer des réservations en dehors des heures d’ouverture
Utilisez les informations sur les heures d’ouverture pour rendre votre agenda visuellement attrayant. Pour la commodité de vos utilisateurs, vous pouvez leur permettre de prendre un rendez-vous en dehors des heures d’ouverture.
Vous pouvez autoriser les réservations en dehors des heures d’ouverture via Nom de l’agenda > Configurer > Heures d’ouverture comme indiqué ci-dessous :
Au lieu de cela, si vous souhaitez limiter cette fonctionnalité uniquement à l’administrateur et aux membres du personnel de votre équipe (superviseurs dans le système), vous pouvez choisir cette option via Nom de l’agenda > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué :
7. S’assurer que tous les rendez-vous se situent dans les heures d’ouverture
Évitez la frustration lorsque l’heure de fin d’un rendez-vous dépasse vos heures d’ouverture. Assurez-vous que le système n’accepte les rendez-vous que dans les heures d’ouverture.
Vous pouvez y parvenir via Nom de l’agenda > Superviser > Heures d’ouverture comme indiqué :
Gérer vos disponibilités avec plusieurs agendas
8. Éviter les conflits avec les engagements personnels en synchronisant avec Google Agenda
Fini les doubles réservations ou les rendez-vous officiels qui entrent en conflit avec vos engagements personnels. Synchronisez simplement votre Google Agenda avec votre agenda SuperSaaS et évitez les rendez-vous qui se chevauchent. Suivez ce tutoriel vidéo rapide pour configurer votre synchronisation avec Google Agenda :
Lisez notre précédent article de blog dans lequel nous avons expliqué comment obtenir des mises à jour instantanées de votre agenda SuperSaaS vers votre Google Agenda.
9. Maintenir tous les agendas à jour en ajoutant vos détails de rendez-vous depuis SuperSaaS
La gestion de plusieurs agendas peut rapidement devenir fastidieuse. Vous souhaitez faciliter la synchronisation des détails de rendez-vous avec d’autres programmes de calendrier pour vous et vos clients. Vous pouvez facilement ajouter vos réservations SuperSaaS à d’autres agendas en exportant les rendez-vous vers d’autres calendriers.
Exporter chaque réservation individuellement
Vous pouvez exporter des réservations individuelles en cliquant sur le créneau du rendez-vous, puis en cliquant sur le petit bouton iCal dans le coin inférieur droit du créneau comme indiqué :
Lorsque vous ouvrez ce fichier iCal dans d’autres programmes de calendrier, les informations de rendez-vous sont directement ajoutées à votre calendrier.
Permettre à vos clients d’ajouter les détails de réservation à leur agenda
Chaque fois qu’un utilisateur effectue une réservation, vous pouvez automatiquement joindre les détails dans la notification sous forme de fichier iCal. Vous pouvez y parvenir en utilisant le mot magique $ical dans vos messages de notification.
Remarque : Les mots magiques sont des textes automatiques qui sont automatiquement remplacés par une valeur dynamique lors de la génération du message. Vous pouvez trouver la liste complète des mots magiques dans notre documentation d’assistance.
Vous pouvez personnaliser vos messages pour qu’ils contiennent le fichier iCal via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Mise en page comme indiqué :
Lorsque vous conservez le message par défaut, vous pouvez simplement ajouter le mot magique $ical dans la zone ci-dessus. Voici un aperçu de la façon dont votre message de confirmation apparaîtra à un utilisateur Gmail :
L’e-mail peut apparaître dans un format différent pour d’autres fournisseurs d’e-mail. Cependant, le fichier iCal sera toujours joint à l’e-mail quel que soit le fournisseur.
CONSEIL : Lisez notre article de blog sur la personnalisation de vos e-mails et SMS.
En plus de personnaliser vos disponibilités, vous pouvez également ajouter des disponibilités ou des contraintes de réservation avancées. Vous pouvez trouver plus d’informations sur la configuration de ces contraintes de réservation ici.
Pour toute question spécifique sur la configuration de vos disponibilités dans SuperSaaS, n’hésitez pas à nous contacter.