Vous vous demandez comment proposer différents types de réservations ou de rendez-vous sur SuperSaaS ? Enseignez-vous des cours collectifs et des cours privés, et souhaitez-vous une manière de planifier les deux ? Discutons de quelques façons d’aborder cela.
Combiner différents types de rendez-vous dans un seul compte
Si vous n’avez qu’un seul type de rendez-vous, ou enseignez seulement une classe, alors créer un compte et configurer un agenda est simple. Mais que faire si vous proposez plusieurs services différents, types de rendez-vous, ou classes ? Il s’avère qu’il existe plusieurs manières d’aborder cela sur SuperSaaS. Nous allons vous montrer les 3 options les plus couramment utilisées.
L’option 1 est la mieux adaptée lorsque vous proposez des leçons et des rendez-vous avec plusieurs ressources, et que vous souhaitez combiner ceux-ci dans une seule vue. Les options 2 et 3 sont plus adaptées si vous souhaitez garder vos agendas séparés, mais diffèrent dans l’approche. L’option 2 offre une liste de tous vos agendas disponibles, tandis que l’option 3 crée des liens croisés entre vos agendas. Selon vos besoins et vos souhaits, vous pourriez préférer l’une ou l’autre.
1. Configurer un emploi du temps pour répondre à tous les besoins
Bien que cette configuration puisse sembler la plus simple, il peut être un peu délicat de configurer un emploi du temps unique pour plusieurs types de cours. Cela ne veut pas dire que cela ne peut pas être fait ! Avant de commencer, nous vous recommandons de prendre un moment pour décider quelles ressources et/ou services vous proposez et comment vous souhaitez présenter ces options à vos utilisateurs dans votre emploi du temps.
À partir de là, vous créerez un ou plusieurs emplois du temps de ressources pour toutes les ressources que vous offrez. Réfléchissez si vous devez ajouter un emploi du temps séparé pour les enseignants, l'équipement, les lieux, les sièges disponibles ou les places. Selon vos besoins, créez un emploi du temps de ressources par ressource individuelle ou créez un emploi du temps par type – un pour tout l'équipement, un pour tous les lieux, et ainsi de suite. Avec des emplois du temps séparés, vous avez plus de contrôle sur les heures de début ou les vacances différentes. Si cela ne vous préoccupe pas, il pourrait être plus simple de rester avec un emploi du temps de ressources par type de ressource.
Pour illustrer : vous dirigez une organisation qui propose des leçons privées et des masterclasses avec un maximum de 15 places. Vos étudiants peuvent réserver plusieurs places. Ici, vous pourriez avoir besoin d’un emploi du temps pour les enseignants, les lieux et les places disponibles. Dans ce cas, il peut être préférable de créer un emploi du temps séparé pour chaque enseignant. Cela est pratique si ces enseignants partent en vacances à différents moments de l’année, et si vous souhaitez donner à vos enseignants des droits de superutilisateur pour modifier leur disponibilité. Pour les lieux disponibles et les sièges disponibles, vous ne créerez qu’un seul emploi du temps pour chacun. Vous pouvez toujours donner à chaque ressource ses propres heures d’ouverture, au cas où la disponibilité de vos lieux varierait.
Une fois que vous êtes satisfait des emplois du temps de ressources que vous avez mis en place, créez un emploi du temps de services pour combiner les ressources disponibles. Vous devrez créer des services, dans ces services vous combinez toutes les ressources dont vous aurez besoin pour chaque rendez-vous. Revenant à l’exemple de la masterclass que nous avons utilisé précédemment, vous avez maintenant créé tous les plannings nécessaires. Pour donner aux étudiants un aperçu clair, vous devez combiner toutes les ressources dans les services offerts dans votre planning de services. Pour donner aux étudiants la possibilité de réserver plusieurs places en même temps, vous créez un service pour chaque nombre de places. Pour une masterclass de poterie, vos services et ressources connectées ressembleraient à ceci :
| Masterclass de poterie avec le professeur Jane Clayton Hall, 1 place |
Masterclass de poterie avec le professeur Jane Clayton Hall, 2 places |
Masterclass de poterie avec le professeur Jane Clayton Hall, 3 places |
Etc. |
| Professeur Jane | Professeur Jane | Professeur Jane | … |
| Clayton Hall | Clayton Hall | Clayton Hall | … |
| N’importe quelle place | N’importe quelle place | N’importe quelle place | … |
| – | N’importe quelle place | N’importe quelle place | … |
| – | – | N’importe quelle place | … |
Imaginez que la professeure Jane propose également des cours de poterie privés, vous pouvez simplement les ajouter à la liste des services sous le nom de “Cours de poterie privé” avec les ressources “Professeure Jane” et “salle de tournage”. Comme la professeure Jane sera maintenant indisponible, tous les masterclasses de poterie ne seront plus disponibles à la réservation pendant la durée du cours privé.
Il s’agit juste d’une construction de base pour un besoin de planification plus complexe, et il existe de nombreuses façons de personnaliser cette configuration. Ne vous découragez pas si ce qui précède ne répond pas entièrement à vos besoins ! Il faut souvent plusieurs essais pour bien faire les choses. C’est pourquoi nous vous conseillons de respecter le cycle de construction et de test : après le processus de configuration initial, vous testez votre emploi du temps, apportez des modifications et répétez, jusqu’à ce que votre configuration fonctionne exactement comme vous le souhaitez.
2. Utilisation de la page d’aperçu des agendas
Si vous souhaitez garder vos agendas séparés mais que vous souhaitez que vos utilisateurs voient d’abord tous vos agendas disponibles sous forme de liste, vous pouvez les diriger vers une liste de vos agendas. Une grande différence avec la combinaison des agendas est que cette option nécessite que vous mainteniez vos multiples agendas séparément. De cette manière, vous pouvez configurer chaque agenda pour qu’il fonctionne pour le type de rendez-vous qu’il contient. Vous pouvez ensuite choisir d’envoyer aux utilisateurs une URL vers une page de liste des agendas, ce qui permet à l’utilisateur de choisir l’agenda dont il a besoin avant de passer à l’agenda choisi, ou vous pouvez envoyer aux utilisateurs un lien direct vers l’un de vos agendas si vous savez déjà lequel ils ont besoin. La liste des agendas est désactivée par défaut, vous pouvez l’activer avec le bouton radio “Afficher une liste des agendas” sur la page Contrôle d’accès de votre compte. Cela vous montrera également le lien à utiliser.
Prenons l’exemple de l’option 1, mais ici vous êtes l’enseignante Jane et vous possédez le bâtiment dans lequel vous proposez des cours de poterie. Vous proposez des leçons de groupe qui nécessitent un agenda de capacité, mais vous louez également les salles de votre bâtiment lorsqu’elles ne sont pas utilisées, ce qui nécessite un agenda de ressource. Pour permettre à vos utilisateurs d’accéder à l’agenda correct sans lier chaque utilisateur manuellement au bon agenda ou fournir différents liens sur votre site web, vous pouvez les lier à votre liste d’agendas. Bien sûr, vous pouvez personnaliser l’apparence de cette page également.
Une liste d’agendas peut également être utile lorsque vous proposez des services internes à différents endroits (par exemple, des massages sur chaise dans divers bureaux) et que vous souhaitez que les utilisateurs choisissent leur emplacement avant d’accéder à un agenda. Vous pourriez bloquer les utilisateurs qui travaillent chez l’entreprise A pour qu’ils n’accèdent pas à l’agenda de l’entreprise B. Cette liste d’agendas leur donne l’assurance qu’ils ont atteint le bon compte SuperSaaS, tandis qu’une page d’agenda bloquée pourrait causer de la confusion ou de la méfiance.
3. Lier des plannings distincts dans votre compte
Si vous ne souhaitez pas que vos utilisateurs voient une liste de tous les plannings disponibles dans votre compte, il pourrait être préférable de fournir aux utilisateurs les liens vers les plannings pertinents mais pas ceux qui ne les intéressent pas. Vous pouvez ajouter le lien vers le planning B dans l’espace blanc au-dessus du planning A. Dans l’espace blanc au-dessus du planning B, vous pouvez ensuite ajouter un lien retour vers le planning A.
Prenant l’exemple des leçons de poterie en groupe de la professeure Jane et de la location de salle. L’espace au-dessus de votre planning de cours de groupe peut contenir un texte comme : “Bienvenue dans le planning des cours de groupe de poterie de la professeure Jane ! Pour les locations de salle, veuillez visiter www.supersaas.com/schedule/example-teacher-Jane/room-rentals”
Bien sûr, vous pouvez également personnaliser cette configuration. Une manière de le faire serait d’utiliser auto text pour personnaliser le message ou pour afficher un lien uniquement aux superutilisateurs.
Vous avez embauché un autre membre du personnel, Tom, qui donne des cours de poterie en groupe. Il propose également des cours particuliers de menuiserie. Pour l’instant, il organise ces cours lui-même et les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à l’emploi du temps. Vous pourriez lier Tom à son emploi du temps avec le texte automatique $if {message} où vous remplacez “message” par le lien supplémentaire, spécifiquement pour Tom. Le texte complet à saisir au-dessus de l’emploi du temps serait alors :
“Bienvenue sur l’emploi du temps de l’enseignante Jane pour les cours de poterie en groupe ! Pour la location de salles, veuillez visiter : www.supersaas.com/schedule/example-teacher-Jane/room-rentals
$if admin {Cette section sera uniquement visible par Tom : www.supersaas.com/schedule/example-teacher-Jane/woodworking}
En fournissant un lien direct vers l’emploi du temps de Tom dans l’emploi du temps pour les cours de poterie en groupe, Tom peut facilement consulter son emploi du temps de menuiserie. Si vous fournissez le lien vers les cours en groupe dans cet emploi du temps, il peut facilement passer de l’un à l’autre. SuperSaaS est extrêmement personnalisable, vous donnant la possibilité de créer l’emploi du temps exact dont vous avez besoin. Si vous avez encore des doutes sur le type de planning à choisir, ou si vous avez besoin de plus d’informations sur la façon de le configurer, nous avons divers guides de configuration et tutoriels disponibles pour offrir des exemples et vous aider tout au long du processus de configuration. Êtes-vous bloqué et avez-vous besoin de conseils ? Notre équipe de support est là pour vous aider.