L’objectif principal d’un système de prise de rendez-vous est de s’assurer qu’un créneau est disponible avant d’autoriser une réservation, n’est-ce pas ? Bien que ce soit vrai, il existe quelques situations où vous souhaitez exactement le contraire.
Prenons par exemple un événement où des bénévoles aident d’autres personnes, par exemple avec leur déclaration de revenus. Vous devez mettre en relation les bénévoles avec les personnes ayant besoin d’aide. Dans ce cas, vous souhaitez uniquement permettre aux personnes de réserver un créneau déjà occupé par un bénévole. Consultez cet agenda de démonstration pour voir à quoi cela pourrait ressembler.
Un autre cas d’utilisation courant que nous avons observé est celui d’un salon professionnel où les clients doivent être mis en relation avec des commerciaux pour une démonstration. Le nombre de stands de démonstration est fixe, mais vous souhaitez uniquement permettre à un client d’en réserver un si un commercial peut également être présent. (Vous pourriez également inverser ce processus, en permettant aux clients de réserver n’importe quel créneau libre, ce qui déclenche alors un e-mail au personnel commercial avec une demande de remplir ce créneau avec le client.)
La mise en relation de deux joueurs pour une partie de tennis est un autre cas d’utilisation, mais vous pouvez également en mettre en relation plus de deux. Peut-être souhaitez-vous mettre en relation quatre joueurs pour une partie de bridge.
Exemple de configuration : mise en relation individuelle
Nous allons parcourir les étapes pour configurer un agenda où un groupe planifie ses disponibilités (les bénévoles, ou les commerciaux) et l’autre groupe prend rendez-vous avec eux. Dans l’agenda de démonstration mentionné précédemment, nous avons tout mis dans un seul agenda pour visualiser ce qui se passe. Mais pour les utilisateurs finaux, il peut être plus clair si chaque groupe a son propre agenda. Nous créons donc ici un agenda pour le groupe de bénévoles, et un autre pour le groupe souhaitant prendre rendez-vous avec eux.
Depuis votre tableau de bord, utilisez l’assistant Nouvel agenda pour créer un « agenda de ressources ». Dans cet exemple, nous choisissons « Aucune connexion nécessaire » et « Une » ressource (nous vous montrerons comment en faire plus d’une par la suite). Nommez votre agenda « Inscription bénévoles » et définissez ensuite les créneaux où ils peuvent s’inscrire. Après avoir cliqué sur Terminer, vous pouvez cliquer sur « Horaires d’ouverture » et renseigner « Fermé avant » et « Fermé après » pour spécifier quand l’activité se déroule.
Ensuite, parcourez à nouveau l’assistant Nouvel agenda et cette fois choisissez un « agenda de services ». Nous choisissons « Aucune connexion nécessaire » et nommons cet agenda « Aide recherchée ». Nous définissons un service, par exemple « Aide pour la déclaration de revenus » d’une durée de 60 minutes. Nous n’ajoutons pas encore de « Ressources requises », nous le ferons plus tard. Cliquez à nouveau sur Terminer, puis sur le lien Horaires d’ouverture pour spécifier quand il sera disponible, en correspondance avec les horaires de l’étape 1.
Nous connectons maintenant les deux agendas. Cliquez sur le bouton « Configurer » pour l’agenda « Aide recherchée » et allez dans l’onglet « Services ». Ensuite, cliquez sur l’icône Modifier (1), sélectionnez la ressource « Inscription bénévoles » (2), cliquez sur le bouton « ⊗ occupé » (3), puis sur le bouton « ⊗ » (4), et enfin sur « Mettre à jour le service ».
Testons. Lorsque vous cliquez sur « Utiliser » pour accéder à l’agenda, vous devriez voir « Aucun espace disponible trouvé », car personne ne s’est encore inscrit en tant que bénévole. Allez dans le tableau de bord, sélectionnez l’« Agenda des bénévoles » et inscrivez-vous là. Retournez maintenant à votre agenda « Aide recherchée », et vous devriez y voir un seul créneau disponible.
Une fois que tout fonctionne comme prévu, vous souhaiterez peut-être améliorer les agendas avec des éléments comme des e-mails de confirmation, ou ajuster le processus pour demander des informations plus détaillées. Et enfin, donnez le lien à chaque groupe pour qu’il puisse commencer à planifier.
Extension à plusieurs créneaux simultanés
Supposons que plusieurs bénévoles, ou commerciaux, soient disponibles simultanément. En partant de l’exemple précédent, nous allons ajouter un autre agenda de ressources pour suivre le nombre d’utilisateurs réservés.
Accédez à l’assistant Nouvel agenda et créez un nouvel « agenda de ressources », cliquez sur « Usage interne », et à la question du nombre d’éléments à planifier, cliquez sur « Plus d’un ». Ajoutez ensuite 2 éléments, « Créneau 1 » et « Créneau 2 » dans la liste des éléments à planifier. À l’étape suivante, nommez l’agenda « Créneaux disponibles ». Vous pouvez également le nommer « Salles », « Tables » ou « Stand de vente » selon votre situation. Il n’est pas nécessaire de définir des horaires d’ouverture, le système utilisera ceux des autres agendas.
Faites de la place pour un bénévole supplémentaire. Dans l’agenda « Inscription bénévoles », cliquez sur « Configurer », puis sur l’onglet « Ressources », puis sur le lien « saisir une liste », et ajoutez « Bénévole 1 » et « Bénévole 2 » (renommez la ressource déjà présente).
Maintenant, nous configurons la connexion. Dans l’agenda « Aide recherchée », cliquez sur « Configurer » et allez dans l’onglet « Services ». Sélectionnez l’option « Plusieurs réservations peuvent avoir lieu en même temps » et sous le titre « Sélection du service », choisissez « Choisir le premier », enregistrez la page et revenez au même onglet. Modifiez le service et cliquez sur le bouton « ou » pour obtenir un ensemble supplémentaire à associer. Configurez maintenant un créneau pour correspondre avec « Bénévole 1 » et l’autre avec « Bénévole 2 » comme dans la capture d’écran ci-dessous.
Scénarios plus complexes
En utilisant la technique décrite ci-dessus, il devrait être clair comment mettre en relation un plus grand nombre de bénévoles, mais il est également possible de construire des scénarios encore plus complexes. Vous pouvez afficher des disponibilités différentes à des groupes différents, par exemple en donnant aux personnes âgées la possibilité de réserver en premier avant d’autoriser les personnes plus jeunes. Nous avons décrit un certain nombre de scénarios complexes dans la documentation sur la combinaison d’agendas. De plus, chaque agenda peut lire les disponibilités depuis un calendrier Outlook ou Google, ou y publier des rendez-vous, ce qui offre encore plus de flexibilité en se connectant à des services web externes à SuperSaaS.
À notre connaissance, la capacité de combiner des calendriers de cette façon est unique à SuperSaaS. En termes mathématiques, cela s’appelle un « ET, OU et NON logique » sur l’espace disponible dans un agenda. Mais ne vous inquiétez pas si cela ne vous dit rien, le résultat final devrait être que vous pouvez adapter votre outil de prise de rendez-vous à votre activité, et non l’inverse. Si vous rencontrez des problèmes imprévus, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance.