Remarque : Nous proposons désormais une intégration Zoom qui offre un moyen encore plus fluide de connecter votre calendrier SuperSaaS à Zoom. Veuillez consulter notre documentation sur la vidéoconférence pour en savoir plus sur la configuration.
Dans le paysage numérique en pleine expansion, et plus particulièrement au cours des dix-huit derniers mois pendant la pandémie, on observe un glissement visible des réunions en présentiel, au bureau, vers le télétravail et l’utilisation d’applications numériques comme Zoom pour rester en contact. Il est donc naturel que nous ayons constaté une augmentation des questions sur la possibilité et la manière d’intégrer un logiciel de vidéoconférence dans votre calendrier SuperSaaS.
Dans ce blog, nous vous expliquerons les possibilités d’intégrer Zoom et vous fournirons un guide étape par étape pour configurer cette intégration. Nous vous présenterons également quelques applications alternatives de vidéoconférence pouvant être utilisées en combinaison avec SuperSaaS.
Il existe deux options pour intégrer Zoom avec SuperSaaS. Celle qui vous convient le mieux dépend de vos besoins et de vos préférences personnelles.
Option 1 : Utiliser votre identifiant de réunion personnel
La méthode la plus simple consiste à utiliser votre identifiant de réunion personnel, qui vous est attribué par Zoom et dirige toute personne l’utilisant vers votre salle de réunion personnelle. Cet identifiant est toujours le même et ne nécessite donc aucun ajustement avant de l’envoyer à un client pour un rendez-vous. Vous pouvez ainsi partager ces mêmes informations avec tout le monde.
Un moyen rapide et facile de s’assurer que tous vos clients reçoivent ces informations est de les ajouter à l’e-mail de confirmation et/ou à l’e-mail de rappel envoyé par SuperSaaS. Bien entendu, pour cela, il est important que vous ayez activé les confirmations par e-mail et que vous collectiez l’adresse e-mail des clients lors du processus de réservation.
Dans le menu Configurer, accédez à l’onglet Processus et assurez-vous que l’adresse e-mail est obligatoire pour chaque réservation.
Sur le même onglet, vous trouverez le paramètre pour envoyer des e-mails de confirmation. Sélectionnez la dernière option : « Toujours envoyer une confirmation, optionnelle pour les super-utilisateurs et l’administrateur ».
Si vous souhaitez également envoyer un e-mail de rappel à vos clients avant leur rendez-vous, vous trouverez ce paramètre un peu plus bas.
Maintenant que nous avons configuré l’envoi d’e-mails aux clients, passons à l’onglet Mise en page où nous pouvons créer des messages personnalisés. Vous souhaiterez probablement ajouter vos informations Zoom à la fois dans les e-mails de confirmation et de rappel, par précaution.
C’est assez simple. Dans Zoom, vous pouvez « copier l’invitation » pour avoir tous les détails à portée de main, et choisir vous-même quelles informations vous souhaitez partager dans les e-mails.
Toutes les informations saisies ici seront ajoutées à l’e-mail générique envoyé par le système, vous pouvez donc être certain que tous vos clients recevront ces informations. Si vous souhaitez personnaliser entièrement votre propre e-mail et rédiger votre propre message, consultez notre blog sur la personnalisation des e-mails.
Comme vous utilisez la même salle de réunion pour tout le monde, vous pourriez également vouloir prévoir un temps tampon entre les réunions. Ainsi, si un client se connecte un peu tôt, il n’interrompra pas votre réunion encore en cours avec un autre client. De plus, Zoom dispose d’une fonctionnalité de salle d’attente que vous pouvez activer.
Option 2 : Utiliser les webhooks pour une configuration plus avancée
Une configuration plus avancée, où Zoom peut automatiquement créer de nouvelles salles de réunion (uniques) pour chaque réunion, peut être réalisée en utilisant des webhooks. Les webhooks sont l’un des moyens par lesquels les applications web peuvent communiquer entre elles. Ils vous permettent d’envoyer des données en temps réel d’une application à une autre lorsqu’un événement donné se produit. Ils peuvent être configurés manuellement ou, si vous n’avez pas beaucoup de connaissances en programmation, en utilisant des workflows prédéfinis de Zapier.com ou Make. Pour ce blog, nous nous concentrerons sur cette dernière option et utiliserons les workflows prédéfinis de Zapier ; le processus avec Integromat sera très similaire.
Vous devrez créer un compte sur leur site avant de pouvoir configurer un webhook avec SuperSaaS. Zapier et Integromat proposent tous deux une version d’essai et un niveau gratuit pour les petits utilisateurs.
Sur votre tableau de bord, sélectionnez « Créer un Zap » pour commencer à créer un webhook.
Étape 1 : Définir un déclencheur
- Sélectionner l’application : Dans la fenêtre de recherche, tapez SuperSaaS.
- Événement déclencheur : Il s’agit de l’action qui démarre le webhook. Dans ce cas, il peut s’agir d’un « rappel ou suivi » ou d’un « nouveau rendez-vous », selon le moment où vous souhaitez que la réunion soit créée dans votre compte Zoom.
- Sélectionnez votre compte SuperSaaS (synchronisez SuperSaaS si vous ne l’avez pas encore fait).
- Sélectionnez pour quel agenda de votre compte vous souhaitez configurer le webhook.
- Si vous avez sélectionné « rappel ou suivi », il vous demandera laquelle de ces deux actions sera le déclencheur. Dans la plupart des cas, il s’agira du rappel (le suivi ne fonctionne que si vous l’avez configuré comme second rappel.)
- Tester et continuer.
Étape 2 : Définir une action
Sélectionner l’application : Dans la fenêtre de recherche, tapez Zoom.
Événement d’action : Il s’agit de l’action effectuée lorsque le webhook s’exécute. Dans ce cas, vous souhaitez créer une réunion dans votre compte Zoom.
- Sélectionnez votre compte Zoom (synchronisez Zoom si vous ne l’avez pas encore fait).
- Configurer l’action : Renseignez ici les détails de l’événement Zoom à créer, par exemple un sujet, un fuseau horaire et/ou une durée.
- Tester et continuer.
- Activer le zap.
Votre webhook est maintenant prêt et fonctionnel. Vous pouvez l’activer ou le désactiver à votre guise. Notez que lorsque vous activez ce webhook, le message de rappel de SuperSaaS ne sera plus envoyé. À la place, une réunion sera créée dans votre application Zoom.
Vous souhaiterez peut-être également envoyer un e-mail à vos utilisateurs avec les informations Zoom. Cela peut être réalisé en ajoutant une autre étape d’action au webhook. Cependant, pour créer un webhook avec plus d’une action, vous aurez besoin d’un abonnement payant.
Étape 3 : Définir une action
Sélectionner l’application : Dans la fenêtre de recherche, tapez Mail by Zapier.
Événement d’action : Vous souhaitez envoyer un e-mail sortant.
- Configurer l’action : Cette étape vous permet de créer l’e-mail qui sera envoyé à votre utilisateur. Le système peut extraire des données du rendez-vous pour générer l’e-mail, de manière similaire au texte automatique. Cela vous permet, par exemple, d’adresser les utilisateurs par leur nom ou de leur envoyer des détails spécifiques sur le rendez-vous.
Pour envoyer le lien Zoom, assurez-vous que l’« URL de participation » est ajoutée au corps du message.
- Tester et continuer.
- Activer le zap.
Dès lors, Zapier créera automatiquement une nouvelle réunion dans Zoom, puis enverra un e-mail à votre client avec les informations, garantissant ainsi qu’il dispose de tous les détails nécessaires.
Une alternative pour cette étape serait de configurer l’e-mail de suivi dans SuperSaaS comme second rappel, afin que vos clients reçoivent tout de même un e-mail avec toutes les informations.
Existe-t-il des alternatives ?
Bien sûr. Pour n’en citer que quelques-unes : MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. Tout logiciel de vidéoconférence vous fournissant un identifiant/URL de réunion personnel peut être utilisé avec SuperSaaS, en suivant les étapes de l’identifiant de réunion personnel décrites dans ce blog.
Grâce à ces étapes, vous pourrez configurer avec succès vos réunions de vidéoconférence ! N’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance si vous avez des questions supplémentaires concernant les instructions ci-dessus.
En savoir plus sur comment animer des réunions à distance réussies.