SuperSaaS est infiniment personnalisable, mais il peut être difficile de découvrir toutes les fonctionnalités utiles. Dans cet article, nous mettons en avant quelques conseils et astuces pour tirer le meilleur parti de SuperSaaS pour les équipes commerciales et de gestion de comptes.
- Choisir un type d’agenda adapté à vos besoins
- Exercer un plus grand contrôle sur votre agenda
- Éviter les réunions de dernière minute
- Prendre une pause en ajoutant un temps tampon entre les réunions
- Empêcher les réunions de monopoliser votre temps
- Définir des heures de début contraintes
- Arrondi de l’heure de fin des rendez-vous
- Approuver vos réservations
- Recevoir une notification par e-mail/SMS à chaque nouvelle réservation
- Recevoir des notifications sur votre téléphone mobile
- Rationaliser votre communication
- Améliorer l’apparence visuelle de votre agenda
- Gérer les informations clients en toute sécurité
- Améliorer la convivialité de votre agenda
- Connecter SuperSaaS à d’autres logiciels
Choisir un type d’agenda adapté à vos besoins
1. Coordonner plusieurs agendas automatiquement
Lorsque plusieurs membres de l’équipe doivent être disponibles pour la même réunion, vous pouvez utiliser l’agenda de services.
Définissez un nouveau service qui dépend de la disponibilité de tous ces membres de l’équipe et le système trouvera automatiquement des créneaux horaires mutuellement disponibles dans tous les agendas.
De plus, lorsqu’une réunion est réservée dans l’agenda de services, elle est également automatiquement ajoutée à chaque agenda individuel.
2. Laisser les clients choisir leur membre d’équipe préféré
Si les clients souhaitent planifier du temps avec un membre spécifique de votre équipe, utilisez un seul agenda de services. Vous pouvez y parvenir en créant des services au nom des membres de l’équipe. Chaque service dans l’agenda dépend ensuite de l’agenda de ressources individuel de ce membre spécifique.
L’agenda ressemblera à quelque chose comme cela :
Ajoutez des spécialisations du personnel, des photos ou simplement plus d’informations sur les documents, les étapes suivantes, etc. avec les clients dans la description du service.
3. Attribuer n’importe quel membre d’équipe à une tâche
Lorsque vous souhaitez associer des prospects à n’importe quel représentant commercial disponible, utilisez l’agenda de ressources avec plusieurs ressources. Les réunions continueront à être planifiées pendant n’importe quel créneau horaire jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de représentants disponibles pour ce créneau.
Vous pouvez le faire en cliquant sur l’assistant de nouvel agenda et en créant un agenda de ressources avec plusieurs ressources.
Ajoutez tous vos représentants commerciaux dans l’agenda comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également définir la disponibilité individuelle de chaque représentant via Nom de l’agenda > Superviser > onglet Heures d’ouverture comme indiqué ci-dessous :
4. Durées de réunion prédéfinies
Choisissez une durée de réunion distincte pour chaque groupe de prospects.
Permettez-leur de choisir parmi différentes durées de rendez-vous sur votre agenda de 3 façons différentes
a) Un seul agenda
Permettez aux clients d’utiliser un seul agenda avec un menu déroulant pour sélectionner la durée du rendez-vous.
Vous pouvez configurer différentes durées de rendez-vous via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Ressources/Services comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous ajoutez cette option, elles sont affichées dans l’agenda comme ci-dessous :
b) Afficher chaque type de réunion comme événements séparés
Si vous souhaitez les afficher comme des sections séparées dans l’agenda lui-même, vous pouvez également utiliser l’agenda de services en combinaison avec l’agenda de ressources. Créez un seul agenda de ressources pour un individu et créez un agenda de services avec différents services.
Chaque service dans cet agenda est défini par la durée sous Nom de l’agenda > Configurer > onglet Services comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous utilisez un agenda de services, voici comment votre agenda apparaît à vos clients :
Ces deux agendas peuvent atteindre la même fonctionnalité. La différence réside dans la mise en page pour vos clients.
c) Créer des groupes d’utilisateurs
Créez un agenda séparé pour chaque étape du processus d’intégration du client, par exemple, « Appel de bienvenue », « Configuration du compte », « Point trimestriel » et ainsi de suite. Guidez-les tout au long du processus en partageant les liens pertinents pour cette étape du processus d’intégration. Ajoutez-les à différents groupes d’utilisateurs et limitez leur accès à des agendas spécifiques uniquement.
Vous pouvez le faire via l’onglet « Gestion des utilisateurs » sur votre tableau de bord en cliquant sur l’option « Groupes d’utilisateurs » comme indiqué ci-dessous :
Vous atteindrez un écran où vous pourrez créer des groupes d’utilisateurs en fonction de vos besoins comme indiqué ci-dessous :
Une fois que vous créez les groupes appropriés, vous pouvez simplement ajouter chaque client à un groupe spécifique en cliquant sur l’icône de modification pour chaque client et en sélectionnant son groupe d’utilisateurs comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez mettre à jour/modifier les groupes et changer l’accès des clients en fonction de l’étape du tunnel de vente dans laquelle ils se trouvent.
5. Utiliser l’agenda de capacité pour les événements de groupe
Utilisez l’agenda de type capacité pour les événements de groupe comme les webinaires, les sessions de formation ou les appels d’intégration de groupe pour des clients ayant des besoins similaires.
Exercer un plus grand contrôle sur votre agenda
6. Éviter les réunions de dernière minute
Donnez-vous suffisamment de temps pour vous préparer à la réunion en définissant un délai minimum de planification.
Vous pouvez le configurer via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Processus comme indiqué ci-dessous :
7. Prendre une pause en ajoutant un temps tampon entre les réunions
Prévoyez du temps pour les déplacements et la préparation des réunions. Ajoutez un temps tampon automatique entre les réunions pour vous détendre et vous préparer sereinement pour la prochaine réunion.
Vous pouvez le faire via Nom de l’agenda > Configurer > Ressources/Capacité comme indiqué ci-dessous :
8. Empêcher les réunions de monopoliser votre temps
Réservez des jours ou des heures spécifiques chaque jour pour les réunions. Permettez aux gens de réserver une réunion dans votre agenda uniquement pendant ces créneaux disponibles spécifiques et gardez vos « jours libres » productifs.
Vous pouvez ajouter votre disponibilité via Nom de l’agenda > Superviser > onglet Heures d’ouverture comme indiqué ci-dessous :
Il est également possible de diviser les heures disponibles d’un jour spécifique en deux créneaux horaires différents.
9. Définir des heures de début contraintes
Vos rendez-vous peuvent commencer à n’importe quel moment de la journée lorsque vous êtes disponible. Cependant, c’est plus pratique lorsque vos rendez-vous commencent au début de chaque heure ou chaque demi-heure et ainsi de suite.
Limitez les rendez-vous pour qu’ils commencent au début de chaque heure via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Ressources/Services comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous ajoutez * :00, vous autorisez essentiellement les rendez-vous à commencer à 9h00, 10h00, 11h00 et ainsi de suite en supposant que votre journée commence à 9h00. D’autres heures de début contraintes couramment utilisées incluent * :30, * :15, * :10, * :45, etc.
10. Arrondir l’heure de fin des rendez-vous
Lorsque les rendez-vous peuvent commencer à n’importe quel moment, ils peuvent également se terminer à des heures aléatoires comme 16h37, 14h11, 9h58 et ainsi de suite, ce qui rend les prochaines heures de réunion planifiées bizarres.
Arrondissez les heures au multiple de 5 ou 10 minutes ou au quart d’heure le plus proche pour plus de commodité.
Vous pouvez le faire via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Ressources/Services comme indiqué ci-dessous :
11. Approuver vos réservations
Ayez un plus grand contrôle sur les réservations confirmées dans votre agenda. Configurez le système pour obtenir votre approbation avant d’envoyer l’e-mail/SMS de confirmation.
Vous pouvez le faire via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Processus comme indiqué ci-dessous :
12. Recevoir une notification par e-mail/SMS à chaque nouvelle réservation
Assurez-vous d’être informé de toutes les réservations dans votre agenda sans avoir à vérifier votre agenda constamment. Configurez le système pour vous envoyer une notification par SMS ou e-mail chaque fois qu’une réservation est créée dans votre agenda. Vous pouvez le faire via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Processus comme indiqué ci-dessous :
Une excellente façon de rester informé est de configurer le système pour vous envoyer un récapitulatif des rendez-vous chaque jour en fin de journée.
13. Recevoir des notifications sur votre téléphone mobile
Une autre excellente façon de rester informé des rendez-vous dans votre agenda est de recevoir des notifications automatiques sur votre téléphone Android ou iPhone.
Téléchargez l’application Make et connectez votre compte SuperSaaS avec le modèle Make pour le configurer.
Rationaliser votre communication
14. Réduire les échanges d’e-mails
Ne perdez pas votre temps à envoyer des e-mails dans les deux sens comme « Où devrions-nous nous retrouver ? », « Comment puis-je vous joindre ? », « Quand êtes-vous disponible ? » « Ce créneau ne me convient pas. Pouvons-nous reporter ? » et ainsi de suite.
Créez un agenda séparé pour chaque type de réunion. Personnalisez les rappels par e-mail/SMS et les messages de confirmation pour inclure tous les détails pertinents sur le lieu, les instructions, les coordonnées et ainsi de suite.
Vous pouvez le faire via Nom de l’agenda > Configurer > Mise en page comme indiqué ci-dessous :
Activez les rappels et les messages de confirmation via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Processus comme indiqué ci-dessous :
Cela réduit le temps perdu dans les échanges d’e-mails et les clients peuvent trouver toutes les informations pertinentes en un seul endroit.
15. Personnaliser vos e-mails
Les messages automatiques peuvent paraître impersonnels et froids. Personnalisez votre e-mail avec les détails du client comme le nom, les détails du rendez-vous, l’identifiant de réservation, etc. avec des mots magiques.
Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation des mots magiques sur notre page d’assistance.
16. Envoyer des e-mails de suivi
L’envoi d’e-mails de suivi peut augmenter votre taux de conversion de prospect en client. Laissez le système envoyer automatiquement un e-mail de suivi avec les informations sur votre produit et d’autres informations sur votre entreprise.
Vous pouvez envoyer des e-mails de suivi en configurant ces paramètres via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Processus comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez personnaliser les e-mails de suivi via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Mise en page comme indiqué ci-dessous :
17. Partager rapidement le lien de votre agenda
Ajoutez le lien de votre agenda ou un bouton d’appel à l’action à votre signature d’e-mail et redirigez les personnes directement vers votre agenda de réservation en ligne.
Vous pouvez également personnaliser le modèle ci-dessous pour encourager les personnes à réserver une réunion.
Bonjour,
Je suis libre à [ajoutez l’heure à laquelle vous êtes disponible], mais si vous n’êtes pas disponible à ce moment-là, veuillez planifier un moment pratique pour organiser la réunion dans mon agenda ici [insérez le lien de votre agenda ici].
J’ai hâte de vous retrouver.
Cordialement
[Votre Nom & Fonction]
Améliorer l’apparence visuelle de votre agenda
18. Utiliser des éléments de marque sur votre agenda
La marque de votre entreprise est importante pour vous et vos clients. Vous devez refléter votre marque dans toutes vos communications, y compris votre agenda de rendez-vous en ligne. Vous pouvez facilement personnaliser les éléments de marque suivants dans SuperSaaS :
a) Ajouter des couleurs de mise en page
Vous pouvez contrôler les couleurs de mise en page de votre agenda et de votre tableau de bord.
Visitez l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord pour contrôler les couleurs internes du système.
Vous pouvez contrôler les détails de couleur de votre tableau de bord comme la couleur du texte, la couleur des titres, la couleur d’arrière-plan et ainsi de suite.
Vous pouvez également modifier les couleurs utilisées dans votre agenda en visitant Nom de l’agenda > Configurer > onglet Mise en page comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous affichez les options de couleurs de mise en page, vous pouvez personnaliser les détails de votre agenda comme les couleurs des rendez-vous réservés, la couleur des cellules vides et les couleurs d’indicateur de propriété.
b) Ajouter une URL de redirection
Partagez plus d’informations avec vos clients ou informez-les de vos dernières réalisations. Utilisez l’option URL de redirection pour rediriger vos clients vers une page web spécifique après avoir complété la réservation dans votre agenda.
Vous pouvez rediriger automatiquement les utilisateurs en ajoutant l’URL de redirection via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Processus comme indiqué ci-dessous :
c) Ajouter votre logo d’entreprise
Le logo de votre entreprise est une partie importante de la marque de votre entreprise.
Ajoutez le logo de votre entreprise à votre tableau de bord et à votre agenda via l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord.
Vous pouvez également permettre aux clients de visiter le site web de votre entreprise ou votre page d’informations sur le produit lorsqu’ils cliquent sur votre logo.
d) Utiliser votre propre nom de domaine personnalisé
Vous pouvez créer un domaine personnalisé pour le lien de votre agenda, par exemple agenda.nomdevotreentreprise.com. De cette façon, vos clients sauront clairement que l’agenda vous appartient.
Vous pouvez suivre le tutoriel de domaine personnalisé étape par étape pour configurer votre propre domaine.
19. Ajouter une touche humaine à la mise en page de votre agenda
Personne n’aime explorer un espace qui est mécanique et impersonnel. Ajoutez une touche humaine à votre agenda en ajoutant votre image, ou l’image de votre équipe, dans l’espace blanc au-dessus de l’agenda.
Pour ce faire, vous devez d’abord télécharger votre photo sur le web.
Ensuite, utilisez l’URL pour ajouter le lien de l’image dans l’espace blanc au-dessus de l’agenda avec votre message personnel via Nom de l’agenda > Configurer > onglet Mise en page comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez également personnaliser vos messages au-dessus de l’agenda, et vous pouvez trouver quelques conseils pour personnaliser vos messages sur notre page d’assistance.
Gérer les informations clients en toute sécurité
20. Importer/Exporter les données clients
Évitez la duplication du travail et ajoutez vos données clients existantes dans le système. Vous pouvez le faire via l’onglet « Importer » sur votre tableau de bord SuperSaaS.
21. Ajouter des formulaires personnalisés pour obtenir plus d’informations clients
Obtenez plus d’informations sur vos clients en concevant votre questionnaire personnalisé. Utilisez l’option de formulaire personnalisé pour concevoir votre propre questionnaire.
Vous pouvez le faire en créant un nouveau formulaire depuis votre tableau de bord :
Personnalisez les champs du formulaire pour recueillir plus d’informations clients comme les besoins, le nom de l’entreprise et ainsi de suite. Pour attacher le formulaire à votre agenda, vous pouvez visiter Nom de l’agenda > Configurer > Processus et attacher le formulaire comme indiqué ci-dessous :
Permettez aux clients de remplir le formulaire avant de créer la réservation afin d’avoir suffisamment d’informations clients avant l’interaction.
22. Ajouter un champ superviseur pour stocker des informations spécifiques au client
Certains clients ont des exigences ou des demandes spéciales. Stockez-les dans le champ superviseur qui est visible par les utilisateurs internes mais pas par les clients. Suivez le tutoriel vidéo pour configurer le champ superviseur.
Améliorer la convivialité de votre agenda
23. Définir des rendez-vous récurrents en un seul clic
Permettez aux clients de réserver une réunion récurrente en un seul clic. Vous pouvez suivre notre tutoriel vidéo ou lire les instructions dans notre documentation d’assistance pour utiliser cette fonctionnalité.
24. Permettre aux clients de voir l’heure dans leur fuseau horaire
Permettez aux clients de voir l’heure de réunion dans leur fuseau horaire lorsqu’ils fixent des réunions avec des clients à travers le monde.
Vous pouvez le faire via l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord comme indiqué ci-dessous :
25. Rester accessible en plusieurs langues
Les clients préfèrent interagir avec le système qui parle leur langue. SuperSaaS est disponible en plus de 35 langues et permet aux clients de sélectionner leur propre langue pour consulter l’agenda.
Vous pouvez le faire via l’onglet « Paramètres de mise en page » sur votre tableau de bord comme indiqué ci-dessous :
Connecter SuperSaaS à d’autres logiciels
26. Synchroniser plusieurs agendas avec votre planning
Parfois, les engagements professionnels peuvent interférer avec vos plans personnels. Évitez les doubles réservations en synchronisant votre agenda personnel et professionnel. Vous pouvez connecter votre agenda Google avec votre agenda SuperSaaS.
Si vous souhaitez ajouter des rendez-vous de Google Agenda à votre agenda SuperSaaS, vous pouvez le faire via Nom de l’agenda > Superviser > Synchroniser comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez suivre les instructions étape par étape listées sur notre site web pour configurer la synchronisation. Si vous souhaitez ajouter/mettre à jour de nouveaux événements de votre agenda SuperSaaS vers votre Google Agenda, vous pouvez utiliser le modèle d’intégration Zapier pour connecter les deux plateformes.
27. Créer automatiquement un lien de réunion Zoom
Connectez-vous avec vos coéquipiers via Zoom. Connectez simplement vos comptes Zoom et SuperSaaS au modèle prédéfini et chaque fois qu’un rendez-vous est sur le point de commencer, cette intégration créera un lien de réunion Zoom.
28. Ajouter de nouveaux prospects à Salesforce
Vous souhaitez suivre vos réunions avec des prospects, mais ne voulez pas saisir manuellement les informations des prospects dans votre système Salesforce. Vous n’avez pas à vous en préoccuper avec SuperSaaS. Utilisez le modèle prédéfini pour les intégrations Salesforce et les nouveaux prospects seront automatiquement ajoutés à Salesforce à chaque nouveau rendez-vous dans votre agenda en ligne.
29. Générer automatiquement un lien join.me pour la réunion
Oubliez la crainte de rater une réunion en connectant vos comptes SuperSaaS et Join.me. Le créateur du rendez-vous dans SuperSaaS recevra automatiquement un e-mail de join.me avec un lien direct vers la salle de réunion en ligne. De cette façon, vous pouvez rejoindre la réunion sans vous soucier de créer une nouvelle session dans join.me.
Et enfin, si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de feedback.