Avec plus d’1,08 million de personnes de divers secteurs et industries travaillant dans des espaces de coworking aux États-Unis seulement, ces espaces sont devenus des lieux de création, d’innovation et d’opportunités passionnantes. Ils offrent des avantages tels qu’une communauté de travailleurs dynamique, une solution économique pour les petites entreprises et les entrepreneurs, ainsi que des équipements de bureau sans les engagements et frais traditionnels qui y sont associés.
D’autres statistiques convaincantes méritent d’être mentionnées :
- Les États-Unis détiennent 18,3 % des espaces de coworking dans le monde.
- Le marché du coworking aux États-Unis devrait enregistrer un TCAC de plus de 11 % entre 2022 et 2027.
- Près des trois quarts des espaces de coworking dans le monde deviennent rentables en moins de deux ans après leur lancement.
- Statista estime qu’à fin 2024, il existera 41 975 espaces de coworking dans le monde.
- Selon l’enquête mondiale 2023 sur l’état du travail à distance, 22 % des entreprises financent des abonnements à des espaces de coworking et 38 % des répondants souhaiteraient que leur entreprise le fasse ou leur en propose l’option.
- À l’échelle mondiale, le marché des espaces de coworking devrait augmenter de 13,35 milliards de dollars, soit 11 % par an, de 2021 à 2025.
Pour les entrepreneurs aux États-Unis, il est clair qu’un espace de coworking bien géré peut être une activité prospère.
Si vous souhaitez créer et gérer ce type d’entreprise, ce guide explique comment le faire de la manière la plus rentable et la plus durable possible.
4 ÉTAPES POUR GÉRER UN ESPACE DE COWORKING AVEC SUCCÈS
Utilisez ces conseils pour tracer la voie à suivre et lancer votre activité :
Étape 1. Commencez par un modèle commercial pour votre espace de coworking
La première étape consiste à créer un modèle commercial solide. Les trois aspects les plus importants sont votre proposition de valeur unique (PVU), vos sources de revenus et vos coûts.
Développez votre proposition de valeur unique
Le nombre d’espaces de coworking est en croissance, vous devez donc démarquer le vôtre des autres. Concentrez-vous sur les points suivants pour commencer à développer la PVU de votre espace de coworking :
Identifiez votre public cible : Réfléchissez aux secteurs spécifiques que vous souhaitez attirer, comme les startups, les freelances, les nomades numériques ou les propriétaires de petites entreprises. Vous pouvez également définir votre public cible en termes d’âge, de profession et d’autres facteurs. Vous pourriez vouloir attirer des consultants expérimentés, des rédacteurs et journalistes freelances de tous âges, ou des designers et programmeurs.
Définissez votre modèle commercial : Proposerez-vous des postes de travail en accès libre (hot desking) disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi, ou adopterez-vous une approche de hoteling où les personnes réservent des postes à l’avance ? Vous n’êtes pas limité à une seule de ces approches et pourriez préférer proposer les deux pour accueillir aussi bien les visiteurs de passage que vos membres réguliers.
Proposez des solutions économiques : Offrez des solutions adaptées aux budgets de votre marché cible. Les entreprises qui utilisent votre espace de coworking disposent de budgets plus importants et ont potentiellement plus d’exigences que les freelances individuels ou les personnes en déplacement professionnel.
Proposez diverses formules, comme des forfaits incluant le hot desking, le Wi-Fi gratuit, le café à volonté et l’accès à la cuisine et aux espaces communs pour les petits budgets. Pour les startups ou les petites entreprises, vous pouvez créer un forfait comprenant des espaces de travail, l’utilisation d’un bureau, un accès bihebdomadaire à une salle de réunion, l’accès à la cuisine et aux espaces communs, diverses commodités et le café à volonté.
Créez un espace de travail fonctionnel : Planifiez et créez des espaces de travail et des salles de conférence et de réunion faciles à réserver entièrement équipés en mobilier, équipements, cuisine et autres commodités qui plairont à votre public cible, ainsi qu’une connexion internet fiable et des services partagés.
Si votre public cible est principalement composé de freelances seuls ou en petits groupes, ils apprécieront peut-être un mélange d’espaces communautaires et de zones calmes, des opportunités de réseautage et un accès 24h/24 à votre espace de coworking. Pour les travailleurs à distance, assurez-vous de fournir une connexion internet stable, un espace de coworking confortable et du café à volonté. Si vous vous concentrez sur les petites entreprises, proposez une technologie évolutive, des coûts opérationnels rationalisés et une gestion immobilière sans contraintes.
Créez une communauté : Encouragez les professionnels ayant des parcours similaires à interagir, partager leurs connaissances et collaborer. Il existe diverses façons de le faire, comme organiser des rassemblements sociaux réguliers, des événements de réseautage et des programmes de mentorat.
Évaluez vos sources de revenus
La principale source de revenus des espaces de coworking est constituée des abonnements vendus aux particuliers et aux entreprises. En plus des abonnements à plus long terme, certains espaces vendent également des laissez-passer journaliers, proposent des services supplémentaires et/ou nouent des partenariats potentiellement lucratifs.
Réfléchissez à des sources de revenus telles que :
Frais d’abonnement : Proposez une variété d’options d’abonnement, comme des forfaits journaliers, mensuels et annuels.
Vous pouvez également créer des formules d’abonnement, par exemple :
- Des abonnements de base à 30 $ par mois incluant un jour de passage par mois et un accès complet à toutes les commodités.
- Des abonnements temps plein à 300 $ par mois incluant le bureau attitré du membre où il peut laisser ses affaires sous clé, ainsi qu’un accès complet à toutes les commodités.
- Une formule week-end à 150 $ par mois comprenant un accès illimité aux postes de hot desking les week-ends, l’accès complet à toutes les commodités, des réductions sur les billets d’événements et des remises sur les salles de réunion ou la location de postes de travail en semaine.
Services supplémentaires : Réfléchissez aux services complémentaires que vous pouvez proposer et à leur tarification, comme les salles de conférence et de réunion. Ces add-ons peuvent démarquer votre espace de coworking de la concurrence. Vous pouvez aller plus loin en proposant des services tels que des transferts aéroport, des assistants personnels, un homme à tout faire et des services de nettoyage, l’impression offset, des boissons alcoolisées et de la restauration.
Opportunités de partenariat : Cherchez des opportunités de partenariat avec des fournisseurs d’équipements techniques, des traiteurs, des marques de café et de snacks, et même de petites salles de sport. Si vous trouvez une salle de sport partenaire à proximité, elle pourrait soit installer un espace de fitness dans votre espace de coworking, soit permettre à vos membres de s’y entraîner une heure par jour ou de bénéficier d’un abonnement à tarif réduit.
Soyez réaliste sur les coûts
Bien que ces activités puissent avoir des coûts de démarrage relativement faibles, il est important d’être réaliste quant au coût de création d’un espace de coworking. Obtenez des devis pour des coûts tels que la construction, l’équipement, le mobilier de bureau, l’infrastructure informatique et les logiciels, les licences et permis, les services publics, les salaires du personnel, le marketing et la publicité, l’installation de la connectivité, les assurances et les honoraires juridiques.
Cette liste donne une idée des coûts potentiels pour créer ce type d’activité aux États-Unis :
Loyer
2 163 $ à 7 000 $ par mois, pouvant inclure :
- Loyer de base
- Dépôt de garantie initial
- Services publics
- Charges de copropriété ou frais d’entretien
Rénovations structurelles
465 $ à 518 $ par pied carré pour des travaux tels que :
- Réparations des fondations
- Extensions d’espace
- Restructuration des murs
Ces coûts peuvent être encore plus élevés si vous faites appel à un ingénieur en structures, ce qui peut coûter jusqu’à 15 000 $ en sus de frais horaires pouvant atteindre 250 $ et d’honoraires de chantier entre 5 % et 10 %.
Mobilier et aménagement de bureau
1 000 $ à 1 500 $ par mètre carré pour un forfait d’aménagement comprenant :
- Nouveaux parquets et bureaux
- Canapés et chaises de bureau renouvelés
- Éclairage et lampes modernes
Infrastructure et technologie
2 $ à 4 $ par pied carré pour un réseau informatique plus les coûts d’équipement pour :
- Ordinateurs de bureau et moniteurs
- Équipements de vidéoconférence
- Scanners et imprimantes
Assurance
340,75 $ par mois pour une couverture de base comprenant :
- Assurance des biens
- Responsabilité civile et assurance des actifs
- Sécurité incendie et physique
- Sécurité des données et protection de la vie privée
Mise en place juridique et administrative
200 $ à 1 000 $ de l’heure pour les honoraires d’avocat concernant :
- Immatriculation de l’entreprise
- Permis d’urbanisme
- Conformité fiscale
- Rédaction des contrats d’abonnement/bail
Marketing et image de marque
22 260 $ (ou 5 % de votre chiffre d’affaires) pour couvrir des dépenses telles que :
- E-mail marketing
- Newsletters
- Publicité sur les réseaux sociaux
- Référencement naturel (SEO)
Commodités, fournitures de bureau et entretien
Les coûts varient selon vos choix pour des options telles que :
- Services de nettoyage
- Fontaines à eau
- Distributeurs automatiques
- Places de parking
- Café et snacks offerts
Étape 2. Soignez l’emplacement et l’aménagement de votre espace de coworking
Réfléchissez soigneusement à l’emplacement et à l’aménagement de votre espace de coworking, car ces éléments peuvent influencer la décision des futurs membres de rejoindre votre communauté. L’emplacement et l’aménagement ont également un impact sur l’expérience globale des personnes qui utilisent votre espace.
Si votre public cible est principalement composé de freelances, ils préféreront peut-être travailler dans un espace calme, chaleureux et en périphérie, tandis que les startups technologiques en pleine croissance qui envisagent de trouver un bureau à long terme préféreront peut-être un espace de coworking facilement accessible dans une zone urbaine animée offrant de nombreuses opportunités de réseautage.
L’emplacement que vous choisissez doit être accessible et proche de commodités telles que des restaurants, commerces et salles de sport. Il doit également être sécurisé et situé dans un quartier avec une communauté d’entreprises, startups et entrepreneurs dynamiques. Vous pouvez étudier les zones en regardant où se trouvent les autres espaces de coworking et en observant qui les fréquente et quelles commodités sont à proximité. Prenez le temps de parcourir ces quartiers à pied ou en voiture et effectuez des recherches complémentaires sur Google Maps.
Votre espace de coworking doit disposer d’une disposition ouverte et flexible avec des espaces de détente, des zones communes et des salles de réunion, ainsi qu’un mélange de postes de travail pour le hot desking, des bureaux dédiés, des bureaux privés et des espaces lounge/sociaux. Intégrez des commodités telles qu’une cuisine commune, des équipements d’impression et de scan, des cabines téléphoniques privées et des salles de réunion avec du matériel audiovisuel de qualité. Assurez-vous que votre espace bénéficie de lumière naturelle, d’espaces verts et d’une identité visuelle cohérente exprimée à travers les éléments de marque et la décoration intérieure.
Étape 3. Tenez compte des aspects juridiques et réglementaires
Comprendre les exigences légales pour assurer la conformité est un aspect essentiel pour savoir comment gérer un espace de coworking avec succès. Cela comprend :
- Les règles et politiques internes sur la responsabilité, les retards de paiement, le bruit et un code de conduite pour les employés et les membres.
- Une structure juridique pour votre entreprise, comme une entreprise individuelle ou une société à responsabilité limitée.
- Toutes les licences ou permis locaux nécessaires pour exploiter un espace de coworking.
- L’enregistrement exact de votre activité commerciale.
- L’assurance entreprise.
- Des contrats d’abonnement complets.
Étape 4. Mettez en œuvre des stratégies clés pour une gestion efficace
Maintenant que vous avez posé les bases, il est temps de s’intéresser à la gestion quotidienne réussie de votre espace de coworking.
Laissez-vous guider par votre vision et votre mission : Laissez la mission et la vision de votre espace de coworking orienter vos décisions et façonner la culture et l’atmosphère de l’espace pour mieux servir votre marché cible.
Par exemple, la mission de Regus est d’aider des millions de personnes à passer une excellente journée de travail — chaque jour. Le prestataire d’espaces de travail flexibles croit en la liberté de choix, la flexibilité et l’accès à une communauté dynamique. La mission de Hub Coworking Hawaii est de créer des espaces différents où des personnes différentes peuvent se sentir en sécurité, être productives, et sont accueillies et inspirées à bien faire et à agir pour le bien d’Hawaï.
Recrutez les bonnes personnes : Constituez une équipe de personnes dotées d’excellentes compétences en communication, orientées vers la communauté et le service client. Assurez-vous qu’elles sont formées à leurs tâches respectives, qu’elles comprennent la vision et la mission de votre espace, et qu’elles sont attentives, serviables et réactives.
Avant de commencer le processus de recrutement, réfléchissez à votre espace de coworking, à vos besoins et à ceux de vos membres pour identifier les rôles clés à pourvoir. Parmi les rôles clés, on peut citer un coordinateur de communauté, un responsable informatique, un chargé de communication ou responsable marketing, un assistant opérationnel et un assistant développement des abonnements.
Une fois les rôles clés identifiés, élaborez des profils de poste complets décrivant les missions et incluant des attentes claires et mesurables. Lorsque les profils sont prêts, publiez des annonces sur diverses plateformes telles que Indeed ou LinkedIn, sur la section Carrières ou Rejoignez-nous de votre site web, vos réseaux sociaux, des forums de coworking et des canaux communautaires.
Utilisez les conseils suivants pour intégrer vos nouvelles recrues :
- Prévoyez une surprise pour leur premier jour, comme les emmener déjeuner.
- Personnalisez leur accueil, par exemple en leur faisant visiter l’espace et en les présentant à leurs collègues.
- Augmentez leurs interactions avec leur manager direct.
- Organisez un exercice de team building avec des brise-glaces.
- Remettez à vos nouvelles recrues des copies et des explications de leurs fiches de poste.
- Soyez accessible et faites régulièrement le point avec elles pendant le processus d’intégration.
Tirez parti de la technologie : Utilisez la technologie pour simplifier la gestion et l’administration et offrir aux membres tout ce qu’ils sont en droit d’attendre d’un espace de coworking réputé. Automatisez les tâches administratives telles que les réservations de salles, la facturation et l’inscription des membres avec un logiciel de gestion de coworking.
SuperSaaS est l’une de ces technologies. Vous pouvez utiliser cette solution pour planifier les équipements tels que le matériel et les salles de réunion, définir des règles de réservation et des politiques d’annulation, créer et utiliser des listes d’attente, définir des événements, personnaliser les confirmations et rappels par e-mail ou SMS, intégrer des options de paiement et limiter les réservations aux membres. Vous pouvez également ajuster l’apparence pour correspondre à votre image de marque et intégrer un bouton ou un planning SuperSaaS sur votre site web.
Offrez aux membres des solutions de hot desking polyvalentes et modernes ainsi que des plateformes en ligne robustes pour les réunions, la communication et le partage de ressources. Équipez les espaces partagés d’outils avancés facilitant la conférence et la collaboration sans friction.
Par exemple, pensez à intégrer des technologies comme le Neat Frame et le Neat Bar, qui offrent des fonctionnalités de vidéoconférence de haute qualité et d’affichage interactif conçues pour améliorer les réunions virtuelles et en présentiel.
Ces outils peuvent rationaliser la planification des événements, assurer une communication efficace et offrir une expérience globalement supérieure à vos membres.
Évaluez et adaptez-vous régulièrement : Communiquez avec les membres via une plateforme CRM et collectez des données sur les performances financières et les taux d’occupation pour recueillir régulièrement des retours. Vous pouvez également suivre les interactions et communications CRM pour identifier les axes d’amélioration de votre offre.
De plus, les enquêtes et questionnaires sont d’excellents outils pour mieux connaître votre public, recueillir des retours et les opinions des membres, et renforcer les relations. Ils sont faciles à mettre en œuvre et vous pouvez créer des questions ciblées pour obtenir les réponses dont vous avez besoin. Utilisez les suggestions des membres et les données collectées pour identifier les axes d’amélioration et apporter les modifications qui répondent aux besoins évolutifs de votre marché cible.
Créez un espace de coworking qui favorise un succès durable
Savoir comment gérer un espace de coworking avec succès demande de la préparation, un apprentissage continu et de l’adaptation. S’organiser ne se fait pas du jour au lendemain, mais avec les bons outils, plateformes et systèmes, vous pouvez lancer votre espace et vous assurer qu’il offre aux membres tout ce dont ils ont besoin pour une expérience de travail optimale.
Utilisez les informations de ce guide pour créer un espace de coworking unique où individus et entreprises peuvent s’épanouir.
