Proposer différents types de cours

Vous vous demandez comment proposer différents types de rendez-vous ou de cours dans SuperSaaS ? Vous donnez des cours collectifs et des cours privés et vous souhaitez pouvoir planifier les deux ? Discutons de quelques méthodes pour résoudre ce problème.

Découvrez comment choisir le bon type de planning dans cette courte vidéo :

Combiner différents types de rendez-vous dans un seul compte

Si vous n’avez qu’un seul type de rendez-vous ou si vous n’enseignez qu’un seul cours, alors créer un compte et la configuration d’un planning sont simples. Mais que faire si vous proposez plusieurs services, types de rendez-vous ou cours différents ? Il s’avère qu’il existe plusieurs manières différentes d’aborder cela dans SuperSaaS. Nous allons vous montrer les trois options les plus couramment utilisées.

La première option est la mieux adaptée lorsque vous proposez des cours et des rendez-vous avec plusieurs ressources et que vous souhaitez les combiner en une seule vue. Les options 2 et 3 sont plus adaptées si vous souhaitez garder vos horaires séparés, mais diffèrent dans l’approche. L’option 2 propose une liste de tous vos horaires disponibles, tandis que l’option 3 établit des liens croisés entre vos horaires. En fonction de vos besoins et de vos souhaits, vous préférerez peut-être l’un des deux.

Découvrez comment configurer un système de réservation pour des cours ou des événements dans cette courte vidéo :

1. Configurer un planning pour répondre à tous les besoins

Bien que cette configuration puisse sembler la plus simple, configurer un seul horaire pour plusieurs types de cours peut sembler un peu délicat. Cela ne veut pas dire que cela ne peut pas être fait ! Avant de commencer, nous vous recommandons de prendre un moment pour décider quelles ressources et/ou services vous proposez et de réfléchir à la façon de présenter ces options à vos utilisateurs dans le cadre de votre planning.

À partir de ce moment, vous créerez un ou plusieurs calendriers de ressources pour toutes les ressources que vous proposez. Déterminez si vous devez ajouter un planning distinct pour les enseignants, l’équipement, les emplacements, les sièges ou les places disponibles. En fonction de vos besoins, créez un planning de ressources par ressource individuelle ou créez un planning par type : un pour tous les équipements, un pour tous les emplacements, etc. Avec des plannings séparés, vous avez plus de contrôle sur les heures de début ou les différents jours fériés. Si cela ne vous concerne pas, il peut être plus facile de s’en tenir à un seul planning de ressources par type de ressource.

Pour illustrer : vous dirigez une organisation qui propose des cours particuliers et des ateliers avec un maximum de 15 places. Vos étudiants peuvent réserver plusieurs places. Ici, vous aurez peut-être besoin d’un planning pour les enseignants, les emplacements et les places disponibles. Dans ce cas, il peut être préférable de créer un planning distinct pour chaque enseignant. Ceci est pratique si ces enseignants partent en vacances à différents moments de l’année et si vous souhaitez donner à vos enseignants le droit de modifier leur disponibilité. Pour les emplacements disponibles et les places disponibles, vous ne créerez qu’un seul planning chacun. Vous pouvez toujours attribuer à chaque ressource ses propres heures d’ouverture, au cas où la disponibilité de vos emplacements varierait.

Une fois que vous êtes satisfait des plannings de ressources que vous avez configurés, créez un calendrier des services vers combiner les ressources disponibles. Vous devrez créer des services et, dans chacun d’eux, regrouper toutes les ressources dont vous aurez besoin pour chaque rendez-vous.

En revenant à l’exemple de l’atelier de poterie que nous avons utilisé plus tôt, vous avez maintenant créé tous les plannings nécessaires. Pour donner aux étudiants un aperçu clair, vous devez combiner toutes les ressources dans les services proposés dans votre calendrier de services. Pour offrir aux étudiants la possibilité de réserver plusieurs places en même temps, vous créez un service pour chaque nombre de places. Pour un atelier de poterie, vos services et ressources connectées ressembleraient à ceci :

Imaginez que Jane propose également des cours privés de poterie : vous pouvez simplement les ajouter à la liste des services en tant que ** « Cours privé de poterie » ** avec les ressources « Jane » et « Salle de poterie ». Comme Jane ne sera désormais pas disponible, tous les ateliers de poterie ne pourront plus être réservés pendant la durée du cours particulier.

Il s’agit d’une base pour un besoin de planification plus complexe, et il existe de nombreuses façons de personnaliser cette configuration. Ne vous découragez pas si ce qui précède ne répond pas tout à fait à vos besoins ! Il faut souvent quelques essais pour réussir. C’est pourquoi nous vous conseillons de respecter le cycle de création et de test : après le processus de configuration initial, vous testez votre planning, apportez des modifications et répétez jusqu’à ce que votre configuration fonctionne exactement comme vous le souhaitez.

2. Utilisation de la page d’aperçu du planning

Si vous souhaitez conserver vos plannings séparés, mais que vous souhaitez que vos utilisateurs voient d’abord tous vos plannings disponibles dans une liste, vous pouvez les envoyer vers une liste de vos plannings. Une grande différence avec la combinaison de plannings est que cette option nécessite que vous gériez vos multiples plannings séparément. De cette façon, vous pouvez configurer chaque planning pour qu’il fonctionne pour le type de rendez-vous qu’il contient. Vous pouvez ensuite choisir d’envoyer aux utilisateurs une URL vers une page de liste de programmes, qui permet à l’utilisateur de choisir le programme dont il a besoin avant de passer à celui choisi. Ou vous pouvez envoyer aux utilisateurs un lien direct vers l’un de vos horaires si vous savez déjà duquel ils ont besoin. La liste des plannings est désactivée par défaut, vous pouvez l’activer avec le bouton radio “Afficher une liste de plannings” sur la page Contrôle d’accès de votre compte. Cela vous montrera également le lien à utiliser.

Prenez l’exemple de l’option 1, mais ici vous êtes Jane, l’enseignante, et vous êtes propriétaire du bâtiment dans lequel vous proposez des cours de poterie. Vous proposez des cours collectifs qui nécessitent un planning de capacité, mais vous louez également les pièces de votre immeuble lorsqu’elles ne sont pas utilisées, ce qui nécessite un planning de ressources. Pour permettre à vos utilisateurs d’accéder au bon horaire sans lier manuellement chaque utilisateur au bon ou sans fournir différents liens sur votre site Web, vous pouvez les lier à votre liste d’horaires. Bien entendu, vous pouvez également personnaliser l’apparence de cette page.

Une liste d’horaires peut également être utile lorsque vous proposez des services internes à différents endroits (par exemple, des massages sur chaise dans différents bureaux) et que vous souhaitez que les utilisateurs choisissent leur emplacement avant d’accéder à un horaire. Vous pouvez empêcher les utilisateurs qui travaillent dans l’entreprise A d’accéder au planning de l’entreprise B. Cette liste de plannings leur donne l’assurance qu’ils ont atteint le bon compte SuperSaaS, tandis qu’une page de planning bloquée peut semer la confusion ou la méfiance.

3. Lien croisé vers des horaires séparés dans votre compte

Si vous ne souhaitez pas que vos utilisateurs voient une liste de tous les horaires disponibles dans votre compte, il serait peut-être préférable de fournir aux utilisateurs des liens vers des horaires pertinents, mais pas vers ceux qui ne les intéressent pas. Vous pouvez ajouter le lien vers l’horaire B dans l’espace blanc au-dessus de l’horaire A. Dans l’espace blanc au-dessus de l’horaire B, vous pouvez ensuite ajouter un lien vers l’horaire A.

En prenant l’exemple des cours collectifs de poterie de Jane et de la location de salle. L’espace au-dessus de votre horaire de cours collectifs peut contenir un texte comme : « Bienvenue dans l’horaire des cours collectifs de poterie de Jane ! Pour la location de salles, veuillez visiter www.supersaas.tld/schedule/example-teacher-Jane/room-rentals »

Bien entendu, vous pouvez également personnaliser cette configuration. Une façon de le faire serait d’utiliser texte automatique pour personnaliser le message ou pour afficher un lien uniquement aux superutilisateurs.

Vous avez embauché un autre membre du personnel, Tom, qui donne des cours collectifs de poterie. Il propose également des cours particuliers de menuiserie. Il les planifie lui-même pour le moment et les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder au planning. Vous pouvez lier Tom à son emploi du temps avec le texte automatique $if {message}, où vous remplacez « message » par le lien supplémentaire, spécifiquement pour Tom. Le texte intégral à inscrire au-dessus du planning serait alors :
Bienvenue dans le programme de cours collectifs de poterie de l'enseignante Jane ! Pour la location de salles, veuillez visiter : www.supersaas.tld/schedule/example-teacher-Jane/room-rentals
$if admin {Cette section ne sera visible que par Tom : www.supersaas.tld/schedule/example-teacher-Jane/woodworking}

En fournissant un lien direct vers l’emploi du temps de Tom dans l’agenda des cours collectifs de poterie, Tom peut facilement consulter son emploi du temps de menuiserie. Si vous fournissez le lien vers les cours collectifs dans cet horaire, il peut rapidement basculer entre les cours.

SuperSaaS est extrêmement personnalisable, ce qui vous permet de créer le calendrier exact dont vous avez besoin. Si vous avez encore des doutes sur le type d’horaire avec lequel commencer, ou si vous avez besoin d’un peu plus d’informations sur la façon de le configurer, nous avons différents guides de configuration et tutoriels disponibles pour vous proposer des exemples et vous aider tout au long du processus de configuration. Vous êtes bloqué et avez besoin de conseils ? Notre équipe d’assistance est là pour vous aider.