Il est important que les clients et les collègues puissent vous joindre facilement, mais le simple fait de mettre votre numéro de téléphone dans votre signature e-mail peut mener à un cycle sans fin d’appels manqués. La solution consiste à utiliser un outil de prise de rendez-vous en ligne et à l’intégrer dans votre signature e-mail. Nous allons vous montrer comment y parvenir avec SuperSaaS.
Nous devons essentiellement faire deux choses : 1. Configurer un agenda en ligne adapté 2. Ajouter un lien ou un bouton vers cet agenda dans votre signature e-mail
Nous aborderons également l’ajout de fonctionnalités plus avancées, comme l’intégration sur Instagram ou Facebook et la synchronisation automatique avec Google Agenda, Zoom ou Outlook.
Configurer un agenda adapté pour gérer vos réunions
Pour des réunions personnelles en tête-à-tête, vous souhaitez probablement un processus simple et « sans friction » : il suffit que les personnes indiquent leur date préférée et laissent leurs coordonnées. Consultez cet agenda de démonstration que nous avons créé :
- Il ne demande pas de connexion ni d’inscription, juste des coordonnées
- Nous l’avons enrichi en permettant à l’utilisateur de choisir la durée de la réunion
- Il utilise la vue « widget » qui s’adapte automatiquement aux utilisateurs mobiles ou de bureau
Si vous configurez cet agenda pour vous-même, vous souhaiterez probablement d’abord créer un compte. Vous pourrez ensuite :
- Récupérer les disponibilités depuis votre Google Agenda ou Outlook personnel, afin de ne pas avoir à les synchroniser manuellement
- Ajouter du texte ou une photo de vous au-dessus du widget
- Envoyer un e-mail de confirmation
Utiliser l’assistant pour créer un agenda
Nous commençons par créer un Nouvel agenda depuis le tableau de bord. L’agenda que nous avons choisi ici est de type « Service », mais vous pourriez également choisir un type « Ressource ». Nous choisissons « Aucune connexion nécessaire » et donnons un nom à l’agenda. Ensuite, nous définissons différentes durées de réunion au choix. Si chaque rendez-vous a la même durée, ou si vous souhaitez laisser l’utilisateur choisir la durée de la réunion, le type d’agenda « Ressource » serait plus adapté. La réalisation de cette étape vous donne déjà un agenda de base que vous pouvez essayer.
Personnaliser votre agenda
Sur la page de supervision, onglet « Synchroniser », vous pouvez connecter votre agenda à un calendrier personnel dans Google ou Outlook, pour éviter que des personnes réservent aux moments où vous avez déjà quelque chose de prévu. Par ailleurs, sur la page de configuration, onglet « Processus », vous souhaiterez peut-être ajouter l’envoi d’un e-mail de confirmation. Vous pouvez modifier le contenu de cet e-mail dans l’onglet « Mise en page ». Il serait judicieux d’ajouter en bas du message :
$nourl $modurl $ical
Cette formule indique au système de remplacer le lien vers le calendrier dans l’e-mail par un lien permettant aux utilisateurs de modifier leur rendez-vous. Elle ajoute également ce qu’on appelle une pièce jointe iCalendar, qui peut être lue automatiquement par leur programme de calendrier s’ils en utilisent un.
Ajouter des options avancées
Il existe un certain nombre d’autres options que vous pourriez envisager d’ajouter, par exemple :
- Envoyer un e-mail de rappel peu avant la réunion
- Faire créer automatiquement une réunion Zoom pour chaque rendez-vous et ajouter un lien vers celle-ci dans l’e-mail
- Recevoir une notification dans Slack lorsqu’une réunion est modifiée ou est sur le point de commencer
Nous n’allons pas passer en revue tous ces paramètres ici. La plupart des paramètres devraient être suffisamment faciles à découvrir ; sinon, la barre de recherche sur la page de documentation est le bon endroit pour commencer.
Ajouter un lien ou un bouton à votre signature e-mail
Maintenant que nous avons un endroit où envoyer vos clients, nous voulons les en informer. Bien sûr, vous pouvez mettre le lien vers votre agenda sur votre site web ou vos réseaux sociaux. Mais souvent, vos clients lisent un de vos e-mails lorsqu’ils décident de vouloir vous contacter, donc mettre un lien dans votre signature e-mail est logique.
Tous les programmes e-mail vous permettent d’ajouter une signature, mais ils diffèrent dans les détails, comme la possibilité de stocker plusieurs signatures différentes pour différentes occasions. La plupart du temps, leurs fonctionnalités devraient être faciles à comprendre, et sinon une recherche rapide sur Google devrait vous aider à découvrir les fonctionnalités avancées.
Le plus simple est de copier-coller le lien vers votre agenda dans la signature, puis de le rendre cliquable, et enfin de styliser votre lien sous forme de bouton indiquant « Prenez rendez-vous avec moi ». Mais je pense que la plupart des gens voudront utiliser le bouton, alors commençons par cela.
Créer un bouton stylisé
Nous avons ajouté une page interactive sur notre site qui fera la majeure partie du travail pour vous, consultez ce générateur de bouton. Assurez-vous d’être connecté au site ; de cette façon, le générateur de bouton affichera un bouton qui renvoie à votre agenda plutôt qu’à un agenda de démonstration.
D’abord, jouez avec les options de cette page pour donner au bouton le texte, la couleur et la taille que vous souhaitez.
Ensuite, copiez le bouton en cliquant sur l’icône du presse-papiers 
dans le coin supérieur droit.
Ne copiez pas le texte depuis le presse-papiers en bas de cet écran, car cela vous donnerait le bouton sous forme de code HTML plutôt que de bouton stylisé.
Enfin, collez le bouton dans votre signature e-mail et enregistrez la signature.
Créer un lien plutôt qu’un bouton
Vous pensez peut-être qu’un lien discret est plus professionnel qu’un bouton coloré ? Pas de problème, vous pouvez trouver le lien vers votre agenda sur la page de configuration, ou simplement en copiant la barre du navigateur lorsque vous consultez l’agenda. Vous pouvez ensuite coller ce lien dans l’e-mail, mais vous souhaitez probablement que le lien affiche « Prendre rendez-vous » plutôt que l’URL brute. Pour créer un lien cliquable :
- Tapez d’abord le texte du lien, par exemple « Planifier une réunion avec moi »
- Sélectionnez ces mots avec votre souris
- Tapez Ctrl-K (Windows) ou ⌘-K (Mac) pour transformer le texte en lien
- Collez l’URL dans la fenêtre contextuelle qui devrait s’être ouverte
- Puis enregistrez la signature
Testez !
Et voilà, mais vous devriez vraiment vous envoyer un e-mail et tester l’ensemble du processus du début à la fin, pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Ce serait gênant si vos clients se retrouvaient bloqués quelque part, mieux vaut que vous le constatiez d’abord vous-même.
Modifier l’apparence avec des paramètres de requête
Vous pouvez modifier l’apparence d’un agenda en ajoutant ce qu’on appelle des paramètres de requête à votre lien.
Par exemple, dans la démonstration ci-dessus, nous avons sélectionné la vue « widget » en ajoutant ?view=widget à la fin du lien.
Cette page de démonstration montre plusieurs autres façons de formater un agenda.
Vous pouvez également ajouter un paramètre pour que le calendrier s’ouvre par défaut sur une date spécifique, utile si vous souhaitez que quelqu’un planifie pour un événement particulier.
Par exemple, ?month=12&day=25 ouvrira le calendrier le jour de Noël.
Alors, comment ajouter ces paramètres au lien dans votre signature e-mail ? Placez simplement votre curseur sur le bouton ou le lien et tapez Ctrl-K (Windows) ou ⌘-K (Mac). Cela devrait ouvrir une fenêtre contextuelle avec le lien que vous pouvez ensuite modifier. Et après avoir effectué la modification, vous souhaiterez peut-être vous envoyer à nouveau un e-mail pour tester si tout fonctionne comme prévu.
Si vous rencontrez des difficultés ou souhaitez nous poser une autre question, vous pouvez le faire ici.