La fonctionnalité « Agir au nom de » vous permet de réserver des rendez-vous pour vos utilisateurs sous leurs propres identifiants, tout en conservant une vue d’ensemble complète de toutes les réservations et de leur attribution. Cette fonctionnalité est conçue pour faciliter la planification aussi bien pour vous que pour vos clients, en maintenant la fluidité de votre flux de travail sans perdre de vue aucun rendez-vous.
Dans ce guide, vous découvrirez :
- Comment la fonctionnalité « Agir au nom de » peut bénéficier à votre entreprise
- Pourquoi agir au nom d’un utilisateur peut être avantageux pour votre flux de travail
- Comment activer la fonctionnalité « Agir au nom de » lors de la réservation pour vos clients
Comment la fonctionnalité « Agir au nom de » peut bénéficier à votre entreprise
À l’ère de la digitalisation et de l’automatisation, il peut sembler superflu de proposer des options de réservation hors ligne. Pourtant, même si 50 % des personnes dans le monde préfèrent réserver en ligne, il existe toujours une raison de considérer cette option. Une étude d’Amra & Elma montre que 32 % des personnes aux États-Unis préfèrent encore prendre rendez-vous par des moyens hors ligne, comme le téléphone ou en personne. Ce pourcentage varie cependant selon les secteurs.
Il existe également un troisième groupe que les entreprises négligent souvent : les réserveurs hybrides. Ces clients naviguent facilement entre les canaux en ligne et hors ligne. Par exemple :
- Ils prennent leur premier rendez-vous chez le coiffeur en ligne, mais planifient leur prochaine visite en personne.
- Ils réservent via votre site web, mais appellent pour modifier l’horaire.
- Ils réservent en ligne, mais prennent leur rendez-vous suivant par SMS ou d’autres plateformes de messagerie (WhatsApp, Telegram, etc.).
En permettant à votre personnel d’agir au nom des clients, vous ouvrez d’autres voies pour que les clients vous trouvent, éliminant tout obstacle qui pourrait les empêcher de réserver. Dans un monde hybride, le succès n’appartient pas aux entreprises ayant les flux de travail les plus avancés ou entièrement numériques, mais à celles qui s’adaptent aux besoins et préférences variés de leurs clients.
La digitalisation peut ouvrir la voie, mais elle ne doit pas définir les limites de votre service. En permettant à votre équipe d’agir au nom des clients, vous reliez la réservation en ligne et hors ligne au sein d’un même système, maintenant l’efficacité opérationnelle tout en offrant la flexibilité attendue par les clients.
Pourquoi agir au nom d’un utilisateur peut être avantageux pour votre flux de travail
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la fonctionnalité « Agir au nom de » peut améliorer votre flux de travail.
Premièrement, elle simplifie l’administration. Vous économisez des heures passées à déterminer quelle réservation appartient à quel client. Inutile de parcourir toutes les réservations : recherchez simplement l’utilisateur dans la page de gestion des utilisateurs et cliquez sur l’icône loupe pour voir ses rendez-vous à venir et passés. C’est bien organisé et offre une vue claire de tous les rendez-vous de l’utilisateur. Cela peut être pratique si un client souhaite soudainement annuler ou modifier un rendez-vous et ne peut pas le faire lui-même, ou vous a envoyé un e-mail à la dernière minute. Du côté de l’utilisateur, il peut également se connecter à son compte pour consulter un récapitulatif de ses réservations, afin de ne pas perdre de vue ses prochains rendez-vous.
Une autre raison d’utiliser cette fonctionnalité est de gérer les réservations par téléphone ou en personne et de les associer au bon utilisateur — une solution adaptée si certains de vos utilisateurs ne peuvent pas réserver en ligne. Comme mentionné précédemment, de nombreuses personnes préfèrent encore pouvoir réserver autrement qu’en ligne. Pensez à ceux qui ne sont pas à l’aise avec le numérique, ou aux réserveurs hybrides qui apprécient la flexibilité de choisir entre prendre leur prochain rendez-vous en personne ou en ligne.
En acceptant les réservations par téléphone ou en personne, vous ne pourrez pas toujours les enregistrer vous-même. C’est particulièrement vrai si vous travaillez, par exemple, dans une clinique ou un salon avec plusieurs personnes pouvant effectuer le même service. Ou si vous avez un accueil où des assistants sont responsables des réservations et de l’enregistrement des clients. Dans ce cas, vous pouvez attribuer au personnel le rôle de super-utilisateur dans SuperSaaS pour qu’il puisse agir au nom de vos clients, facilitant ainsi grandement la planification et la gestion des rendez-vous en personne. Cela vous laisse, en tant qu’administrateur, plus de temps et d’espace pour vous consacrer à d’autres tâches nécessitant votre attention.
Comment activer la fonctionnalité « Agir au nom de » lors de la réservation pour vos clients
Pour utiliser la fonctionnalité « Agir au nom de », vos clients auront besoin d’un compte utilisateur avec identifiants. Sans compte utilisateur, le rendez-vous ne peut pas être lié à des utilisateurs individuels et la fonctionnalité n’apparaîtra pas sur les pages de planning.
Étape 1 : Exiger une connexion pour la réservation
Assurez-vous que votre planning exige que les utilisateurs se connectent avant de réserver. Ce paramètre peut être activé sur la page Configurer > Accès de votre planning.
Étape 2 : Créer ou importer des utilisateurs
L’option « Agir au nom de » n’est disponible que si des utilisateurs sont présents dans votre compte. Lors d’une réservation en ligne avec connexion requise, vos clients sont redirigés vers une page de connexion où ils peuvent créer un compte s’il s’agit de leur première réservation. Si un client ne peut pas créer son propre compte, vous pouvez :
- créer manuellement un profil utilisateur
- Importer des utilisateurs en lot
Les deux opérations sont possibles dans la section Gestion des utilisateurs. Nous en expliquons davantage dans notre documentation.
Étape 3 : Utiliser l’icône « Agir en tant que »
Après avoir configuré le planning de façon à ce que vos clients doivent se connecter lors d’une réservation, et une fois que vos utilisateurs ont créé leur identifiant, vous verrez apparaître une petite icône sur vos pages de planning. Il s’agit de l’icône « Agir en tant que », qui n’apparaît que si vous avez au moins un utilisateur enregistré dans votre compte et que les paramètres sont correctement configurés.
Pour agir en tant qu’utilisateur :
- Cliquez sur l’icône et saisissez l’identifiant de connexion du client
- Cliquez sur le nom d’utilisateur, puis sur l’icône de validation verte
- Après avoir cliqué sur le nom d’utilisateur, celui-ci s’affiche dans le coin droit du planning
- Vous pouvez maintenant réserver au nom de l’utilisateur
Lors de la prise d’un rendez-vous, toutes les informations du client seront automatiquement renseignées dans les champs de détail de la réservation. De plus, si les notifications par e-mail sont activées, le client recevra une confirmation du rendez-vous dans sa boîte de réception.
Après avoir créé un rendez-vous avec succès, survolez simplement le nom d’utilisateur ou l’icône « Agir en tant que ». Vous verrez que le nom d’utilisateur sera barré et que l’icône devient rouge. Cliquez simplement sur le nom d’utilisateur barré et vous ne serez plus en train d’agir au nom de l’utilisateur. Une notification à l’écran apparaîtra également, confirmant que vous n’agissez plus au nom de l’utilisateur.
En résumé : agir au nom de vos utilisateurs est un excellent moyen d’optimiser votre flux de travail, en maintenant une administration fluide tout en conservant une vue claire des réservations à venir et passées. Vous souhaitez l’essayer ? Créez dès aujourd’hui votre compte SuperSaaS gratuit. Si vous avez besoin d’aide, notre équipe de support est prête à vous assister. Contactez-nous simplement via notre formulaire de feedback.