Qui est Mosaic Erie, et pourquoi lire cette étude de cas ?
Mosaic Erie a été créée en octobre 2017 par Chris et Christine. Mosaic Erie (MoE) a été lancée comme un studio de photographie collectif pour résoudre le problème de la location d’espace pour de courtes durées et pour permettre aux particuliers ou aux petites entreprises d’utiliser un espace partagé pour organiser des cours/ateliers. Voici l’histoire de la façon dont MoE a utilisé la prise de rendez-vous en ligne pour automatiser ses procédures de réservation et améliorer l’efficacité de son activité.
Si vous souhaitez comprendre comment développer votre propre agenda de réservation en ligne pour vos cours, ateliers, événements ou locations d’espace, vous trouverez ci-dessous toutes les étapes nécessaires expliquant comment vous pouvez adopter le système de prise de rendez-vous en ligne SuperSaaS pour automatiser votre activité.
Pourquoi Mosaic Erie cherchait-elle un système de planification en ligne ?
Quelques semaines après son lancement, MoE a commencé à recevoir un flot de demandes concernant la disponibilité des salles, les tarifs de location, la procédure de réservation, les horaires des cours et la disponibilité des places. À mesure que le nombre de réservations augmentait, la gestion manuelle des plannings de cours par téléphone et e-mail devenait fastidieuse et chronophage. Cette charge croissante a conduit MoE à envisager d’automatiser son processus de planification complet. Après avoir étudié ses options, MoE a adopté SuperSaaS comme logiciel de prise de rendez-vous en ligne afin de gérer ses réservations de cours et sa solution de location d’espace. L’objectif final : rendre son système de réservation flexible, facile à utiliser et plus transparent.
La solution : Un agenda de location d’espace et de réservation de cours en ligne
Étape 1 : Comprendre les besoins
La première étape pour résoudre tout problème est de comprendre le problème exact et d’identifier les solutions possibles. MoE a déterminé que la meilleure solution pour son problème était de créer deux systèmes de planification distincts. D’abord, un agenda pour gérer les réservations individuelles d’espace partagé. Et ensuite, un agenda pour les étudiants où ils pourraient consulter et réserver les cours et ateliers disponibles.
Étape 2 : Choisir un type d’agenda pour chaque besoin
SuperSaaS propose trois types d’agendas pour répondre à différents usages, situations et entreprises. Choisir l’agenda le plus adapté à vos besoins est l’une des étapes les plus importantes lors de la configuration du système SuperSaaS.
Agenda de location d’espace. Un agenda de ressources est un agenda organisé autour de personnes ou d’événements individuels. Comme l’espace disponible pour les réservations est une ressource limitée et disponible uniquement pendant des périodes spécifiques, MoE a créé un agenda de ressources comme solution de location d’espace.
Agenda de cours/ateliers. Un agenda de capacité est un agenda qui convient le mieux aux événements de groupe tels que les cours et les ateliers. Chacun des cours/ateliers de MoE a un prix différent avec une capacité d’inscription différente, MoE a donc créé un agenda de capacité pour la gestion des cours et ateliers.
Étape 3 : Configurer le processus de réservation pour les utilisateurs finaux
Une fois les types d’agendas sélectionnés et configurés, la mise en place était terminée. MoE devait ensuite personnaliser le processus de réservation réel que les utilisateurs allaient suivre, comme illustré dans la figure ci-dessous :
Figure 1 : Processus d’agenda pour la réservation de location d’espace MoE
Les utilisateurs doivent-ils être autorisés à effectuer des réservations répétées ou non ? Les utilisateurs peuvent-ils rejoindre une liste d’attente en cas d’annulation d’une réservation ? Quelles sont les heures d’ouverture ? Les réservations nécessitent-elles un paiement ou une approbation ? L’utilisateur peut-il appliquer un code de réduction pour obtenir des offres ? Les nouveaux rendez-vous doivent-ils être confirmés ? À qui ? À quelle fréquence MoE doit-elle envoyer des e-mails de rappel et de suivi ? Où l’utilisateur est-il redirigé une fois la réservation terminée ? SuperSaaS offre un contrôle précis sur chacun de ces aspects du processus de réservation, et MoE a répondu à toutes ces questions pour créer un flux de processus bien défini pour son calendrier SuperSaaS.
Une fois les personnalisations de l’agenda de location d’espace terminées, MoE a procédé à la création du deuxième calendrier pour la planification des cours et ateliers pour les étudiants.
Le deuxième agenda de réservation devait permettre aux étudiants de réserver les cours et ateliers proposés par Mosaic Erie. Les cours doivent-ils se répéter quotidiennement, hebdomadairement, bimensuellement, mensuellement par date ou par jour, le tout jusqu’à une date de fin particulière ? Quelle est la limite maximale pour chaque cours/atelier ? MoE a répondu à ces questions clés afin de fournir un agenda plus puissant et hautement personnalisé avec un processus de réservation tel qu’illustré ci-dessous :
Figure 2 : Processus de réservation pour la planification des cours/ateliers MoE
Étape 4 : Configurer le paiement
Pour accepter les paiements des utilisateurs pour les cours et ateliers, MoE a configuré sa solution de paiement en mode de collecte de paiement en ligne. En expérimentant les méthodes de paiement flexibles de SuperSaaS, MoE a personnalisé sa section de paiement pour proposer des forfaits pour des articles spécifiques et des remises et offres promotionnelles exclusives pour attirer de nouveaux utilisateurs.
Étape 5 : Tester l’agenda en tant qu’utilisateur final
Une fois la configuration de l’agenda terminée, MoE a testé la vue externe de l’agenda qui apparaît comme indiqué ci-dessous :
Figure 3 : Vue externe de l’agenda MoE montrant les détails que MoE demande à ses utilisateurs
Étape 6 : Partager l’agenda pour commencer à réserver
Pour faciliter l’accès aux réservations, MoE partage son calendrier de planification en ligne dans son contenu promotionnel sur son site web et ses plateformes de médias sociaux. Voici un exemple de la façon dont MoE partage un lien d’agenda avec ses utilisateurs et ses abonnés sur les réseaux sociaux :
Figure 4 : MoE partage un lien vers son système de prise de rendez-vous en ligne sur sa page Facebook
Le passage à la planification en ligne a apporté plusieurs avantages à MoE
En quelques heures, MoE a transformé l’intégralité de son processus de réservation en un système de réservation en ligne entièrement automatisé, professionnel et facile à utiliser. Le processus de planification est désormais plus clair et direct pour l’équipe MoE, les particuliers/entreprises et les étudiants. Le passage à un système de réservation en ligne permet désormais à MoE d’offrir une plus grande flexibilité à ses utilisateurs et une disponibilité 24h/24, 7j/7. MoE a également constaté des économies allant jusqu’à 80 % grâce à un meilleur partage d’informations aux bons endroits, une augmentation de l’efficacité temporelle allant jusqu’à 20 %, et une croissance globale de l’activité grâce à des outils de conversion et de sensibilisation comme les rappels par e-mail réduisant les absences.
Qu’est-ce que SuperSaaS ?
SuperSaaS est une application de prise de rendez-vous en ligne flexible, accessible et hautement personnalisable. Parmi les fonctionnalités les plus importantes, on compte les réservations rapides et sans tracas, la personnalisation conviviale, la compatibilité mobile, les intégrations avec Google Agenda et Outlook, et le traitement des paiements.
SuperSaaS peut être utilisé par les écoles, les universités, les photographes, les thérapeutes, les institutions médicales, les promeneurs de chiens et autres services animaliers, les coachs et autres entreprises basées sur l’instruction, les professeurs de yoga, les entraîneurs personnels, les écoles de cuisine, les agences de voyage et de tourisme, la maintenance automobile, les studios de fitness, les entreprises de loisirs, les hôtels/maisons d’hôtes, les salons de beauté, les professionnels de la réparation, les services financiers, les commerces et bien plus encore. Le système convient à de nombreuses applications telles que les réservations de salles de réunion, la planification d’entretiens, les réunions commerciales, les réservations de terrains de sport, les vaccinations contre la Covid et bien plus encore.
Vous pouvez télécharger l’étude de cas complète pour voir la procédure détaillée étape par étape de la façon dont MoE a utilisé SuperSaaS pour mettre en place son système de réservation.
Inscrivez-vous pour votre essai gratuit aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont SuperSaaS peut bénéficier à votre activité. Si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter.